برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

۱- هدف از ایجاد برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

منظور از تهيه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه، تعيین الزامات و ضوابط لازم در تهيه فهرست مدارك مهندسي/طراحي پروژه و تهيه برنامه زماني آن مي‌باشد.

اين مدرك دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی، به مشاور طرف قرارداد با شركت کارفرما ابلاغ مي‌شود. كلمات مهندسي و طراحي، معادل هم مي‌باشند.

۲- مسئولیتها و وظايف در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

۱- برنامه زمانبندی مهندسي پروژه و دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی توسط مدير برنامه‌ريزي تهيه و با تاييد معاون مهندسي و تصويب مدير عامل شركت به مشاور ابلاغ مي‌شود.

۲- معاون مهندسي، اين دستورالعمل را به شركتهاي مهندس مشاور طرف قرارداد با کارفرما ابلاغ نمايد.

۳- مشاور طرف قرارداد با کارفرما، وظيفه دارد فهرست مدارك مهندسي را با توجه به ساختار اجزاي پروژه و روش شماره‌گذاري مدارك شركت کارفرما و كارفرماي اصلي و نظارت تهيه و ارائه نمايند.

۴- هر يك از گیرندگان نسخ این مدرک، تغييرات( افزودن، حذف و اصلاح) مورد نظر در اين مدرك را به صورت مكتوب به اطلاع واحد برنامه‌ريزي مي‌رساند. اين واحد، اقدامات لازم را انجام و نتيجه كار را بر اساس مفاد اين مدرك تعيين و به گيرندگان آن ارسال مي‌نمايد.

۳- تعاريف در دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه :

۳-۱- مدارك مهندسي در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

مدارك مهندسي، مداركي هستند كه در گروه كاري طراحي پروژه (E ) ، شامل مطالعات شناخت، طراحي مفهومي، طراحي پايه (فاز۱) و طراحي تفصيلي (فاز۲) و طراحي حين اجرا (فاز۳) و  خدمات مهندسي خريد كالا، تهيه و توليد مي‌شود.

۳-۲- مراحل طراحي برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

مراحل تهیه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه و دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی (شامل مطالعات شناخت، طراحي مفهومي، طراحي پايه (فاز۱) و طراحي تفصيلي (فاز۲) و طراحي حين اجرا (فاز۳) و خدمات مهندسي خريد كالا) ، بر اساس چارچوب شرح خدمات مشاور تعيين مي‌شود.

۴- فهرست مدارك (DOCUMENT LIST) طراحي

۴-۱- چارچوب كلي فهرست مدارك مهندسي (طراحي)

در اين فهرست، مشخصات و وضعيت فعلي مدارك و دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی در تعهد مشاور، ثبت و بهنگام مي‌شود. مشاور، بايستي نسخه چاپي و فايل اولين تجديدنظر فهرست مدارك در تعهد خود را بر اساس رويه هماهنگي طراحي كه كارفرما به مشاور ابلاغ مي‌كند، تهيه و براي كارفرما ارسال نمايد.

• ساختار فهرست مدارك طراحي، بايستي نظير ساختار برنامه زماني باشد
  
• فهرست مدارك طراحي، در مقاطع زماني تعيين شده در روش هماهنگي طراحي و با هماهنگي كارفرما، بازنگري و اصلاح (حذف مدارك غيرضروري و افزودن مدارك جديد و اصلاح ارزشهاي نسبي مدارك) مي‌شود
  
• مشخصات مدارك حذف شده، از فهرست مدارك طراحي حذف نمي‌شود. بلكه وضعيت آنها در ستون وضعيت مدرك (Status) از حالت قديمي(old) و يا جديد(new) به حذف(delete) تغيير مي‌يابد. مداركي كه در اولين تجديدنظر ارسالي در فهرست منظور مي‌شوند، مدارك قديمي (old) هستند. در ستون وضعيت مدارك، مي‌توان براي اين نوع از مدارك چيزي ننوشت. در واقع، بلانك يا خالي بودن اين قسمت،‌به معناي old بودن مدرك است. در ستون وضعيت مدرك، براي مدارك جديد، كلمه new درج شود.
• مندرجات فهرست مدارك طراحي، به زبان انگليسي و تاريخها بر اساس مفاد روش هماهنگي طراحي باشد.
  

۴-۲ – اقلام اطلاعاتي فهرست مدارك طراحي در دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی

اطلاعات زير، بايستي براي هر مدرك در فهرست مدارك منعكس شود.

• شماره رديف
• شماره مدرك ( بر اساس روش شماره‌گذاري كارفرما)
• شرح مدرك
• كد رسته طراحي
• كد مرحله طراحي (C- مرحله مفهومي ، B- فاز ۱ و D- فاز ۲ و موارد پيش بيني نشده)
• نفر-ساعت پيش بيني شده برای تهيه و تكميل مدرك و رفع تمام نظرات كارفرماي اصلي و كارفرما
• ارزش نسبي(Weight Factor) مدرك (بر اساس ساعات كار پيش‌بيني شده براي هر مدرك نسبت به كل ساعات كار پيش بيني شده براي طراحي و با توجه به ارزش نسبي هر مرحله از كل طراحي در صورت تعيين چنين ارزشهايي).
• تاريخ پيش‌بيني و واقعي اولين ارسال .(First Issue Date)
• شماره ترانسميتال ارسال مدرك
• شماره و تاريخ نامه‌هاي ارسال نظرات كارفرما.
• شماره و تاريخ نامه‌هاي پاسخگويي مشاور.
• مرحله اجرايي مدرك (مطابق مفاد مندرج در روش هماهنگي طراحي).
• تاريخ واقعي تاييد مدرك توسط كارفرما.
• تاريخ واقعي تاييد نهايي مدرك (Final Approval)
• تعداد دفعاتي كه مدرك اصلاح و تجديدنظر شده و براي تاييد كارفرما ارسال شده و هنوز كارفرما به دليل عدم رفع اشكالات و ابهامات، آن را تاييد نكرده است.
• درصد پيشرفت مدرك تاکنون (بر اساس مرحله تكوين مدرك)
• وضعيت مدرك (قديمي، جديد و حذف شده).
• شماره بسته(Transmital No.) ، براي مداركي كه به صورت دسته‌اي ارسال مي‌شود.

۴-۳- موارد پيش بيني نشده (CONTEENGENCY) در تهیه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

به طور طبيعي، در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه تمام مدارك مورد نياز پروژه، ممكن است در اولين مرتبه ايجاد فهرست مدارك طراحي، قابل تعريف نباشد. در نتيجه، در طول اجراي پروژه، مدارك جديد به فهرست مدارك افزوده مي‌شوند.

براي حفظ ارزش نسبي مدارك موجود در فهرست مدارك و عدم تغيير آنها، به دليل افزوده شدن مدارك جديد در طول اجراي پروژه، كه مي‌تواند موجب كاهش درصد پيشرفت واقعي پروژه ‌شود، لازم است كه بخشي از ۱۰۰ درصد كار براي مرحله موارد پيش بيني نشده منظور شود..

• كارفرما، مقدار درصدي از ۱۰۰ مهندسي را كه بايستي به موارد پيش‌بيني نشده اختصاص يابد، به مشاور اعلام خواهد كرد.
• مرحله موارد پيش بيني نشده، نظير مرحله فاز ۲، به رسته هاي مختلف تفكيك مي‌شود.
• درصد ارزش نسبي بلوكه شده براي مرحله موارد پيش بيني نشده، بايستي ميان رسته هاي مختلف آن (بر اساس ارزش نسبي رسته هاي مشابه آنها در فاز ۲ ) توزيع شود. عناوين موارد پيش‌بيني نشده در فهرست مدارك طراحي، عينا در برنامه زماني تفصيلي منظور شود.
• مدارك جديد، در فهرست مدارك طراحي و برنامه زماني، در زير عنوان رسته مربوطه آنها منظور مي‌شود.
• در فهرست مدارك طراحي، و در زير هر يك از رسته هاي مرحله موارد پيش بيني نشده، بايستي يك عنوان به نام مدرك باقيمانده براي هر رسته منظور و تمام ارزش نسبي تعيين شده براي آن رسته، به اين عنوان اختصاص يابد. با افزوده شدن هر مدرك جديد، بخش كمي از ارزش نسبي منظور شده براي مدرك باقيمانده به مدرك جديد اختصاص مي‌يابد و عدد ارزش نسبي مدرك باقيمانده اصلاح مي‌شود.
• در برنامه زماني، بايستي نطير بند ۴-۳-۵ عمل شود و فعاليتي به نام فعاليت مدرك باقيمانده براي هر رسته موارد پيش‌بيني‌نشده منظور شود. مدارك جديد در برنامه زماني، نظير بند ۴-۳-۵ اعمال مي‌شود.
• در برنامه زماني، چنانچه مدارك هر رسته كامل شود و ديگر اطمينان حاصل شود كه مدركي در آن رسته ايجاد نخواهد شد، درصد پيشرفت مدرك باقيمانده برابر ۱۰۰ منظور مي‌شود. نظير همين كار، در فهرست مدارك، بايستي براي مدرك باقيمانده انجام شود.
• به منظور يكساني محاسبات پيشرفت واقعي طراحي، بايستي تمام مدارك و فعاليتهاي مندرج در فهرست مدارك طراحي، عينا، در برنامه زماني تفصيلي منعكس شود.
• تاريخ و مدت فعاليت موارد پيش بيني نشده، برابر تاريخ شروع و مدت رسته مربوطه خواهد يود.

۴-۴ – الزامات تهيه دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

مهمترين الزامات در تهيه فهرست مدارك طراحي عبارتند از:

• كارفرما، به محض تنفيذ و يا ابلاغ قرارداد به مشاور، دستورالعملها و رويه‌هاي مربوط به مهندسي پروژه مانند روش هاي زير را براي مشاور ارسال خواهد كرد:
• روش هماهنگي طراحي
• تهيه گزارش هفتگي
• تهيه گزارش ماهانه
• تعيين ساختار اجزاي پروژه با مشاركت كارفرما
• تعيين مراحل مختلف طراحي، بر اساس شرح خدمات قرارداد مشاور با كارفرما.
• تهيه فهرست اوليه مدارك جهت تهيه برنامه زماني تفصيلي پروژه
• تهيه برنامه زماني تفصيلي بر اساس اولين تجديدنظر فهرست مدارك طراحي و محاسبه تاريخهاي اولين ارسال مدارك.
• تاريخ اولين ارسال مدرك در فهرست مدارك بهنگام شده، بايستي بر اساس آخرين برنامه زماني مصوب مشاور باشد. بنابراين، اگر برنامه زماني جديدي مصوب نشده است، اين تاريخها نبايستي تغيير نمايد.
• مدارك، بر اساس عناصر سطوح مختلف ساختار اجزاي پروژه و در زير هر عنصر به تفكيك مراحل مختلف طراحي و در زير هر مرحله، به تفكيك رسته هاي مختلف ساماندهي شود.

۴-۵- ارزش نسبي(Weight Factor) در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

براي محاسبه پيشرفت مهندسي، در دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی لازم است كه مدارك مندرج در فهرست مدارك طراحي پروژه، داراي وزن يا ارزش نسبي باشند. براي تعيين ارزش نسبي مدارك، از ميزان نفر-ساعت پيش بيني شده براي تهيه و تكميل هر مدرك استفاده مي‌شود.

• بهنگام كردن ارزشهاي نسبي فهرست مدارك مهندسي، در مقاطع زماني تعيين شده در روش هماهنگي پروژه (از تاريخ ارسال اولين تجديد نظر براي كارفرما) و با موافقت كارفرما انجام مي‌شود.
• ارزش نسبي مداركي كه بايستي از فهرست حذف ‌شوند، به ارزش نسبي موارد پيش‌بيني نشده (Contingency) رسته مربوطه آنها افزوده خواهد شد.
• اگر ارزش نسبي مدارك حذف شده، بيشتر از ميزان تعيين شده براي موارد پيش‌بيني نشده آن رسته و يا به ميزاني باشد كه عدد ارزش نسبي موارد پيش‌بيني نشده را به ميزان قابل توجهي افزايش دهد، ارزشهاي نسبي مدارك فهرست، با موافقت كارفرما، در مقطع زماني تعيين شده براي اصلاح فهرست مدارك طراحي، مورد بازنگري و اصلاح قرار مي‌گيرند.
• مدارك جديد، ارزش نسبي خود را از ارزش نسبي مدرك باقيمانده براي رسته مربوطه مي‌گيرند. در مواردي كه ارزش نسبي مدارك اضافه شده، از ميزان تعيين شده براي موارد پيش بيني نشده بيشتر باشد و يا به ميزاني باشد كه عدد ارزش نسبي موارد پيش‌بيني نشده را به ميزان قابل توجهي كاهش دهد، ارزش نسبي مدارك اين رسته و موارد پيش بيني نشده آن، در مقطع زماني اصلاح و بازنگري فهرست مدارك طراحي، اصلاح مي‌شوند. تا قبل از اصلاح فهرست، ارزش نسبي براي اين مدارك منظور مي‌گردد.
• تغييرات ارزش نسبي مدارك و موارد پيش بيني نشده در فهرست مدارك طراحي، بايستي براي موارد مشابه آن در برنامه زماني نيز اعمال شود.

۴-۶ – بهنگام كردن اطلاعات مدارك موجود  فهرست مدارك طراحي

مسئول كنترل مدارك طراحي مشاور، وظيفه دارد تمام ستونهاي اقلام اطلاعاتي منظور شده در فهرست مدارك طراحي را كه قابليت اصلاح و تغيير دارند را به طور مستمر بهنگام نمايد.

• فايل بهنگام شده فهرست مدارك طراحي، بايستي در پايان هر ماه، همراه فايل گزارش پيشرفت ماهانه براي كارفرما ارسال گردد.
• حذف، افزودن و ادغام مدارك به فهرست، بر اساس مفاد روش هماهنگي طراحي (مقاطع زماني تعيين شده) و با موافقت كارفرما انجام مي‌شود.
• مداركي كه ادغام مي‌شوند، از فهرست حذف و مدارك جديد بدان افزوده مي‌گردد.
• ليست مدارك طراحي، در جريان انجام كار بهنگام مي‌شود. مسئوليت افزودن، حذف و ادغام مدارك اين فهرست با مشاور است. اين تغييرات، بايستي به طور مكتوب در همان زمان به كارفرما اطلاع داده شود.

۴-۷- گامهاي  لازم براي تهيه فهرست مدارك مهندسي

مهمترين اقدامات لازم براي تهيه دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی و فهرست مدارك مهندسي در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه عبارتند از:

۱- ابلاغ ساختار اجزاي پروژه:

ساختار اجزاي پروژه، توسط مدير پروژه كارفرماو با مشاركت مدير طرح و يا كارشناسان برنامه‌ريزي و كنترل پروژه تهيه مي‌شود. در اين ساختار، شماره و شرح سطوح مختلف ساختار اجزاي پروژه مشخص مي‌گردد. از آنجا كه محل اجراي مدارك بايستي مشخص باشد، شماره عناصر سطوح مختلف اين ساختار، بخشي از شماره مدرك را تشكيل مي‌‌دهد.‌

۲- تعيين  رسته هاي مهندسي:

رسته هاي مهندسي مورد نياز براي اجراي طراحي پروژه توسط مشاور مهندسي و با تاييد كارفرما  مشخص مي‌شود. جدول رسته هاي مهندسي پروژه، در روش هماهنگي طراحي ارائه شده است.

۳- تعيين  فعاليتهاي هر رسته:

هر فعاليت، شامل تهيه چند نوع مدارك مي‌باشد. فعاليتهاي مهندسي هر رسته در هر مرحله، توسط كارشناس ارشد رسته مربوطه در سازمان مشاور تعريف و معين مي‌شود.

۴- تعيين شرح مدارك هر  فعاليت:

مسئول و يا كارشناس ارشد هر رسته در سازمان مشاور، با مشاركت كارشناسان آن رسته، مدارك مربوط به هر فعاليت مربوط به رسته خود را تعيين و تعريف مي‌نمايد.

از آنجا كه بخشهاي مهندسي، از اولين كاربران فهرست مدارك پروژه مي باشند، توصيه  مي‌شود كه شرح مدرك، براي سهولت دستيابي ساير كاربران، به طور كامل و جامع درج شود. در شرح مدرك، بهتر است موارد زير منظور شود:

• شرح نوع مدرك (DOCUMENT TYPE)
• شرح عناصر ساختار اجزاي پروژه كه مدرك براي آن محل تهيه مي‌شود.

۵- تعيين شماره مدرك:

مسئول كنترل مدارك طراحي در مشاور، وظيفه دارد كه شماره مدرك را، بر اساس دستورالعمل شماره گذاري و ساختار اجزاي ابلاغ شده توسط كارفرما  و با مشاركت كارشناس مسئول هر رسته مهندسي تعيين نمايد. كنترل تكراري نبودن شماره‌ها بايستي توسط هر رسته انجام شود.

۶- تعيين ساعات كار مورد نياز براي تهيه و نهايي شدن هر مدرك:

ميزان ساعت كار مورد نياز براي تهيه و نهايي شدن هر مدرك، اهميت بسيار زيادي در برنامه‌ريزي نيروي انساني مورد نياز مهندسي و ارزيابي سازمان اجرايي مشاور دارد. مسئول و كارشناس ارشد هر يك از بخشهاي مهندسي، بايستي ميزان نفر/ساعت لازم براي تهيه و نهايي شدن هر مدرك را برآورد نمايد و در فهرست درج نمايد.  ارزش نسبي هر مدرك نيز بايستي بر اساس ساعت كار مورد نياز آن محاسبه شود.

۷- تعيين تاريخ اولين ارسال مدرك

تاريخ اولين ارسال مدرك، پس از تهيه و نهايي شدن برنامه زماني، بر اساس روابط تعريف شده ميان هر مدرك با مدارك رسته خود و با ساير رسته‌ها مشخص مي‌شود. براي آگاهي بيشتر در اين زمينه، به قسمت پنجم اين دستورالعمل مراجعه شود.

۵- مستندسازي و تهيه برنامه زماني

برنامه زماني تفصيلي مهندسي پروژه، و دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی بايستي مدرك محور باشد. در اين برنامه زماني، بايستي تمام مدارك مندرج در فهرست مدارك، با همان عناوين و ساختاري كه در اين فهرست دارند، منعكس شوند. ارزش نسبي مدارك در برنامه زماني، همان ارزش نسبي مدارك در فهرست مدارك مي‌باشد.

پس از نهايي شدن برنامه زماني مهندسي و زمانبندي آن، اطلاعات تاريخ برنامه‌اي اولين ارسال مدارك به كارفرما در فهرست مدارك درج مي‌گردد.

كارفرما، استفاده از نرم افزارهاي خانواده پريماورا را بر ساير نرم افزارها مانند مايكروسافت پروجكت ترجيح مي‌دهد. نرم افزار كنترل پروژه، در روش هماهنگي طراحي تعيين شده است.

۵-۱- نحوه ساماندهي فعاليتها در برنامه زماني تفصيلي:

ساختار برنامه زماني تفصيلي مهندسي و دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی، بايستي نظير ساختار مدارك در فهرست مدارك  برنامه زماني مهندسي، ابتدا بر حسب عناصرسطوح مختلف ساختار اجزاي پروژه و سپس بر اساس مراحل طراحي ساماندهي شود. ساختار  عمليات پروژه در بخش مهندسي بايستي در زير آخرين سطح از ساختار اجزاي پروژه منعكس شود.

منظور از عناصر ساختار اجزاي پروژه، پايين‌ترين زيرسطح در سطح اول ساختار اجزاي پروژه مي‌باشد.

۵-۲- تعيين نوع برگه جهت مستند سازي مدارك:

مدير پروژه مشاور، قبل از شروع كار تهيه برنامه زماني، بايستي روش تكميل روابط ميان مدارك را با انتخاب يكي از برگه‌هاي نوع اول يا دوم تعيين ‌نمايد.

برگه نوع ۱- در اين برگه، اطلاعات مدارك پروژه، به تفكيك عناصر سطوح مختلف ساختار اجزاي پروژه ثبت و نگهداري مي‌شود.  نمونه اين برگه، در پيوست شماره ۱ ارائه شده است.

در اين حالت، كنترل پروژه مشاور مي‌تواند بخشهايي از شماره مدرك را در ستون مربوطه تكميل و سپس آنها را به هر يك از بخشهاي مختلف مهندسي پروژه ارسال نمايد.

برگه نوع ۲- در اين برگه، مدارك پروژه، به تفكيك رسته‌هاي مهندسي ثبت و نگهداري مي‌شود. در نتيجه،  هر يك از رسته‌هاي مهندسي مي‌تواند اين برگه ها را به طور مستقل تكميل نمايد. تكميل تمام قسمتهاي شماره مدرك بايستي توسط رسته مربوطه انجام شود.

۵-۳- نكات اصلي در تعيين و تعريف روابط ميان مدارك

پس از انتخاب روش ثبت روابط ميان مدارك، مرحله دوم يعني تكميل برگه‌ها، جهت تهيه برنامه زماني انجام مي‌شود. در اين مرحله،‌ لازم است گروه برنامه‌ريزي مشاور ( با مشاركت كارشناسان مختلف رسته‌هاي مهندسي، كنترل پروژه و مدير پروژه) طي برگزاري جلسات كارشناسي، روابط ميان مدارك را تعيين و برنامه زماني مهندسي پروژه را ارائه ‌نمايند. در تعريف روابط ميان مدارك، بايستي به تعريف دو نوع روابط به شرح زير توجه داشت:

۱- روابط داخلي ميان مدارك هر رسته:

اين نوع روابط، بستگي و ارتباط مدارك هر بخش را با هم نشان مي‌دهد.

۲- روابط ميان بخشي مدارك:

اين نوع از روابط، بستگي و ارتباط مدارك هر بخش را با ساير بخشهاي مهندسي نشان مي‌دهد.

براي تعيين روابط ميان مدارك لازم است به دو پرسش زير براي هر مدرك پاسخ داده شود:

• چه مداركي بايستي خاتمه يابند و يا نهايي و كامل شوند كه تا آنها تهيه نشوند نمي‌توان مدرك مورد نظر را نهايي‌شده يا خاتمه يافته و كامل دانست. اين مدارك را مدارك قبلي (Predecessor Documents) ناميده مي‌شوند. شماره رديف اين مدارك بايستي در ستون مدارك قبلي درج شود. مي توان از عوامل درنگ       (Lag Factors) نيز در تعريف اين نوع روابط استفاده كرد.

• چه مداركي از پروژه هستند كه تا مدرك مورد نظر خاتمه نيابد و يا نهايي و كامل نشود نمي‌توان آنها را نهايي و خاتمه يافته و كامل دانست. اين مدارك را مدارك بعدي (Successor Documents) مي نامند. شماره رديف اين مدارك بايستي در ستون مدارك بعدي درج شود. مي‌توان از عوامل درنگ (Lag Factors) نيز در تعريف روابط استفاده كرد.

۵-۴- نحوه نمايش مدرك در برنامه زماني مصوب

برنامه زماني تفصيلي مشاور، بايستي مدرك محور باشد. يعني به ازاي هر مدرك تعريف شده در فهرست مدارك، حداقل يك فعاليت در برنامه زماني نشان داده شود. مدت اجراي فعاليت در برنامه زماني، بر حسب روز باشد. در تقويم برنامه زماني، تعطيلات مستمر و منظم هفتگي مشاور و همچنين تعطيلات نامنظم سالانه منظور شده باشد. مشاور، مي‌تواند يكي دو حالت زير را براي هر مدرك در نظر بگيرد

حالت اول: منظور كردن تنها يك فعاليت براي هر مدرك

در اين حالت، مدت اجراي اين فعاليت، برابر مدت زمان لازم براي تهيه و اولين ارسال مدرك و همچنين مدت يكبار بررسي و اظهار نظر كارفرما و مدت تهيه تجديدنظر جديد مدرك و ارسال مجدد آن توسط مشاور باشد. اين مدت براي  هر مدرك با توجه به ميزان ساعات كار پيش بيني شده براي آن متغير است. در اين حالات، ارزش نسبي فعاليت، از فرمول زير محاسبه شود:

۱۰۰ /( ارزش نسبي مدرك x درصد پيشرفت اولين مرحله اجرايي مدرك)= ارزش نسبي فعاليت اول

در اين فرمول، فرض بر اين است كه مجموع درصد پيشرفت مراحل اجرايي برابر ۱۰۰ است. اگر جمع درصد پيشرفت مراحل اجرايي برابر ۱ باشد، اين حاصلضرب نبايستي  بر ۱۰۰ تقسيم شود.

در اين حالت، بايستي تاريخ برنامه‌اي و تاريخ واقعي اولين ارسال مدرك را در دو ستون اطلاعاتي براي كارفرما مشخص نمود. زيرا، اين تاريخها، به صورت صريح در محاسبات برنامه زماني مشخص نمي‌شوند.

بديهي است كه تاريخ برنامه‌اي اولين ارسال مدرك، بايستي توسط مسئول كنترل پروژه پس از نهايي شدن برنامه زماني و زمانبندي آن، و با توجه به مدت زمان منظور شده براي تهيه مدرك، محاسبه  و در ستون مربوطه درج شود.

حالت دوم: منظور كردن دو فعاليت براي هر مدرك

در اين حالت، مدت اجراي فعاليت اول، برابر مدت زمان لازم براي تهيه مدرك و ارسال اولين بار آن براي كارفرما است. در اين حالت، ارزش نسبي مدرك كه برابر درصد پيشرفت مرحله اولين ارسال در روش هماهنگي طراحي است، به دو بخش تقسيم مي‌شود. بخش اول ارزش نسبي مدرك، براي اين فعاليت منظور مي‌شود.

تاريخ برنامه‌اي خاتمه اين فعاليت، كه توسط نرم افزار محاسبه مي‌شود، تاريخ برنامه‌اي اولين ارسال مدرك را نشان مي‌دهد و برخلاف حالت اول، نيازي به درج آن در يك ستون جداگانه نيست. همچنين، تاريخ خاتمه واقعي اين فعاليت، نشان دهنده تاريخ خاتمه واقعي اولين ارسال است.

مدت اجراي فعاليت دوم، مي‌تواند برابر مدت يكبار بررسي و اظهار نظر كارفرما (تاييد يا غير آن) و مدت تهيه تجديدنظر جديد مدرك توسط مشاور باشد. فعاليت دوم، بلافاصله، پس از فعاليت اول شروع مي‌شود. بخش دوم ارزش نسبي مدرك، براي اين فعاليت با توجه به فرمول زير منظور مي‌شود.

ارزش نسبي فعاليت اول- ارزش نسبي مدرك = ارزش نسبي فعاليت دوم

تاريخ خاتمه اين فعاليت، برابر تاريخ خاتمه واقعي آخرين مرحله اجرايي مدرك (تاييد نهايي آن) مي‌باشد.

۵-۵- نحوه نمايش مدرك در برنامه زماني بهنگام شده

برنامه‌زماني يا نمودار ميله‌اي، سندي است كه در آن، مدت اجراي فعاليتها، تاريخهاي برنامه‌اي شروع و خاتمه و همچنين روابط ميان كارهاي مندرج در آن نشان داده مي‌شود. علاوه بر اين اطلاعات، بايستي اقلام اطلاعاتي ديگري هم مانند ارزش نسبي(WEIGHT FACTOR)، تاريخهاي واقعي شروع و خاتمه، درصد پيشرفت برنامه‌اي و واقعي تاكنون، نيز، ارائه گردد.

برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

۵-۶- الزاماتي كه در تهيه برنامه زماني اوليه و بهنگام كردن بايستي رعايت شود

مهمترين الزاماتي كه در تهيه برنامه زماني و بهنگام كردن آن بايستي رعايت شود،‌ عبارتند از:

۱- تعريف كدهاي عناصر ساختار اجزا و ساختار عمليات پروژه  فعاليت

يكي از امكانات استثنايي نرم افزار پريماورا، امكان تعريف كدهاي عناصر ساختار اجزا و ساختار عمليات پروژه، به صورت كد فعاليت(Activity Code) براي هر يك از فعاليتهاي پروژه مي‌باشد. با استفاده از اين كدها، مي‌توان گزارشهاي متنوعي را بر حسب گروهبنديهاي مختلف اطلاعاتي تهيه و ارائه نمود. لازم است كه عناصر اين ساختارها، به صورت كد فعاليت براي فعاليتها تعريف شود.

در صورت استفاده از نرم افزار مايكروسافت پروجكت،کدهای عناصر ساختار اجزا و عملیات پروژه، به نحو مقتضی و برای تمام فعاليتهای پروژه در فایل برنامه زمانی منظور شده باشد.

۲- رها نبودن فعاليتها در برنامه زماني

روابط میان فعاليتها به طور کامل، درست و دقیق (بر اساس روابط فیزیکی یا اجباری میان آنها) تعیین و منظور شده باشد

هر پروژه بايستي تنها يك رويداد يا فعاليت ابتدايي و تنها يك رويداد يا فعاليت انتهايي داشته باشد. بنابراين، بجز فعاليتهاي ابتدايي كه فاقد فعاليت قبلي (Predecessor) هستند ، ساير فعاليتهاي پروژه بايستي حداقل يك فعاليت قبلي داشته باشند. اين فعاليتها به رويداد يا فعاليت شروع پروژه متصل هستند.

بجز فعاليتهاي انتهايي كه فاقد فعاليت بعدي(Successor) هستند، ساير فعاليتها بايستي حداقل يك فعاليت بعدي داشته باشند.

۳- كنترل آزادي عمل جمعي فعاليتها Total Float

لازم است براي هر يك از  مراحل طراحي مفهومي، پايه و تفصيلي براي هر يك از اجزاي پروژه از رويداد خاتمه استفاده شود، تا رسته‌هاي مختلف مهندسي، محدوديت زماني كار خود را متوجه شوند.

۴- تعريف ارزش نسبي در برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

ارزش نسبي، ابزاري براي تهيه نمودارهاي درصد پيشرفت برنامه‌اي و همچنين محاسبه درصد پيشرفت واقعي مي‌باشد. با توجه به اهميت موضوع درصد پيشرفت كه مبناي پرداخت كارفرما در اين پروژه‌ها مي‌باشد، لازم است كه ارزش نسبي هر يك از فعاليتها در برنامه زماني تعيين شده باشد. ارزش نسبي در فيلدهايي مانند فياد هزينه تعريف شود كه بتوان با استفاده از امكانات نرم افزار، نمودار هاي انباشته  درصد پيشرفت برنامه‌اي را ترسيم كرد.

جمع ارزش نسبی بایستی برابر۱۰۰ و يا مضارب ۱۰ اين عدد باشد.

برنامه زمانبندی مهندسي پروژه

۵- تناسب مدت اجراي فعاليت موارد پيش بيني نشده (Contingency)

فعاليتهايي كه نشاندهنده موارد پيش‌بيني نشده در برنامه زماني هستند، بايستي برابر مدت اجراي مرحله مربوطه خود باشند.

۶- عدم استفاده از عوامل درنگ در تعيين تاريخ شروع فعاليتها

از عوامل درنگ در تعریف روابط میان فعاليتها، به ویژه عامل درنگ FS، با مدتهاي درنگ قابل توجه، به منظور عقب و جلو اجرا کردن فعاليتها پرهیز شود. همچنین كوشش شود كه از مدت درنگ به صورت منفی استفاده نشود.

۷- منظور كردن تاريخهاي تعهد شده قراردادي

تاريخهای تعهد شده در قرارداد با کارفرما با تاريخهای شروع و خاتمه فعاليتها کنترل شده باشد و این تاريخها به صورت رویدادهای مهم (که قیود زمانی برای آنها تعریف می گردد) در شبکه منظور شده باشد.

۸- منظور كردن فعاليتهاي در تعهد كارفرما

اقدامات در تعهد کارفرما مانند تحویل، ارائه اطلاعات مورد نياز به مشاور( که مشاور بدون داشتن آنها قادر به انجام بخشي و يا تمام فعاليتهای خود نمی­باشد)، تایید مراحل طراحي و تاييد مدارک، به صورت رویدادهای مهم منظور و به فعاليتها مرتبط شده باشد.

۹- عدم استفاده از قيود زماني بجاي تعريف روابط فعاليتها

از قيود زماني(Constraint Date)، بجاي رابطه ميان فعاليتها، براي تعيين تاريخهاي شروع و خاتمه و به طور نابجا استفاده نشود.

۱۰- عدم استفاده از عناوين مورد استفاده براي  گروهبندي و دسته بندي فعاليتها در تعريف روابط

در بسته نرم افزاری مايکروسافت پروجکت، از تعریف روابط میان فعاليتها با عناوین کارها، که جهت تفکیک یک کار به فعاليتها و یا اجزای آن در سطوح مختلف ایجاد می­شود، پرهیز گردد.

۱۱- الزامات بهنگام كردن فعاليتها در نرم افزار مايكروسافت پروجكت

مسئول كنترل پروژه، در صورت استفاده از نرم افزار مايكروسافت پروجكت، بايستي موارد زير را در كار بهنگام كردن برنامه زماني رعايت نمايد:

۱۱-۱- میزان درصد پیشرفت واقعی در ستون مربوطهComplet % physica)l ) درج گردد.

۱۱-۲- تاريخهای شروع و خاتمه واقعی فعاليتها در ستونهای مربوطه (Actal Start & Actual Finish) آنها درج گردد.

۱۱-۳- در پايان بهنگام كردن برنامه زماني، موازین مربوط به زمانبندی مجدد پروزه بر مبنای تاریخ اطلاعات انجام شود.

۱۱-۴- مدت اجراي فعاليتها در برنامه زماني جاري پروژه، به صورت تكه تكه (Split) نشان دادن نشود.