۱- هدف، از دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک يكسان سازي روش بايگاني مدارك و مستندات شامل مكاتبات، صورتجلسات، گزارشها، فرمها، قراردادها، مجوزها، حواله‌ها، دستورالعملها و بخشنامه‌ها و مانند اينها در تمام واحدهاي دفتر مركزي و دفاتر پروژه ها و كارگاهها و شركتهاي همكار (پيمانكار ) به دو منظور زير:
- تسهيل در دستيابي به مدارك
- ايجاد بستر لازم براي كاربران سيستم مديريت مكاتبات در بايگاني مدارك با استفاده از كد پرونده‌ها.
اين مدرك، براي تمام تمام معاونان و مديران واحدهاي ستادي شركتهاي کارفرما و شركتهاي وابسته و همكار و تمام مديران پروژه ارسال مي‌شود.
تمام سوابق اطلاعات اين مدرك به طور دائمي در مديريت برنامه‌ريزي نگهداري مي‌شود.
۲- مسئوليتها در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
۱- دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک توسط واحد برنامه‌ريزي دفتر مركزي تهيه و پس از تاييد معاون برنامه‌ريزي و اقتصادي، با تصويب مدير عامل شركت به شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار و مديران پروژه ابلاغ مي‌شود. تمام سوابق اين گزارش بايستي تا خاتمه پروژه نگهداري شود.
۲- هر يك از گیرندگان نسخ این مدرک، تغييرات( افزودن، حذف و اصلاح) مورد نظر در اين مدرك را به صورت مكتوب به اطلاع مدير برنامه‌ريزي مي‌رساند. مدير برنامه‌ريزي، اقدامات لازم را انجام و نتيجه كار را بر اساس مفاد اين مدرك تعيين و به بخشهاي مربوطه در شركت اعلام مي‌نمايد. مديران عامل شركتها و مديران پروژه، بايستي اقدام لازم جهت جمع‌آوري نسخ منسوخ و غيرمعتبر را انجام دهند.
۳- مركز اسناد و مدارك شركت، معاونان، مديران ستادي و مديران پروژه، بايستي ضمن آگاه نمودن كارشناسان ذيربط از مفاد اين دستورالعمل، اقداملات لازم جهت حصول اطمينان از بايگاني مدارك بر اساس اين دستورالعمل را انجام دهند. همچنين آنها وظيفه دارند كه موارد نقض اين موضوع را از طريق تهيه و ارائه گزارشهاي مستمر و فوري به مدير برنامه‌ريزي اعلام نمايند تا اقدامات اصلاحي لازم انجام شود.
۳- تعاريف در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
۳-۱- مدرك در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
منظور از مدرك، تمام مكتوبات يا نوشته هاي مستقيم و غيرمستقيمي است كه بخشهاي مختلف يك شركت با يكديگر و با موسسات، نهادها، شركتها و سازمانهاي طرف معامله مبادله مي‌نمايند.
منظور از مكتوبات و نوشته‌هاي مستقيم، تمام كاغذهايي است (كه به صورت منفصل و يا مجتمع) مبادله مي شود. منظور از مكتوبات غير مستقيم، فايلهاي كامپيوتري است كه مي توان محتواي آنها را چاپ كرد.
مدارك و مستندات پروژه، به طور كلي، به دو دسته كلي مدارك مهندسي و غير مهندسي گروهبندي مي‌شود. اين مدارك، در دستوراعمل شماره گذاير مدارك توضيح داده شده است.
۳-۲- پرونده در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
پرونده، مكان و محلي است كه مدرك در آن به طور فيزيكي (در قفسه‌ها، كشوها و مكانهايي مانند اينها) و يا مجازي(در پرونده‌هاي كامپيوتري) بايگاني مي شود.
۳-۳- مكاتبات در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
منظور از مكاتبات، نامه ها و فاكسهاي دريافتي و ارسالي واحد/دپارتمان مي‌اشد. نام و عنوان گيرنده، دريافتي و ارسالي بودن و همچنين وابستگي مكاتبات به هر يك از واحدها ( يا ساختمانها ) و ساير موضوعاتي كه مسئول بايگاني مناسب بداند در قسمتهاي مختلف برگه شناسه پرونده منعكس مي‌شود.
براي هر يك از طرفهاي مكاتبه (ارسالي و دريافتي) با شركت کارفرما و براي هر يك از عناصر ساختار اجزاي پروژه مي توان يك پرونده مستقل مكاتباتي تشكيل داد. براي آگاهي بيشتر از ساختار اجزاي پروژه به دستورالعمل تهيه گزارش ساختار اجزای پروژه مراجعه شود.
۳-۴- واحد/دپارتمان در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
منظور از واحد يا دپارتمان، بخشهاي تشكيلاتي و واحدهايي از شركت کارفرما و شركتهاي همكار و وابسته است كه بنا بر شرح وظايف و ماموريت محوله، ناگزير از توليد مدارك و ارسال آنها به ساير واحدها/دپارتمانها و طرفهاي پروژه و يا دريافت مدارك از آنها و پاسخگويي به كارفرما و ساير طرفهاي پروژه و واحدهاي شركت مي‌باشند.
۳-۵- رشته و تخصص (Discipline)
منظور از بخش تخصصي يا رشته، بخشهاي مهندسي فرايند، مكانيكي، برق و ابزار دقيق، لوله كشي، سيويل، معماري، سازه و مانند اينها مي باشد. در دستورالعمل شماره گذاري مدراك مهندسي، كد و شرح تخصصهاي مهندسي ارائه شده است.
۴- روش كار در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
۴-۱- كليات در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
برخي از صاحبنظران علم مديريت، كار اصلي مديران را تصميمگيري مي دانند. مديران، براي اتخاذ تصميمات مناسب و مقتضي، به اطلاعات نياز دارند.
اطلاعات، مانند پول، نيروي انساني، مواد و مصالح و ماشين آلات و تجهيزات، يكي از منابع مورد نياز فعاليتهاي پروژه و عامل مهم و ارزشمندي در مديريت ثمر بخش زمان، پيشرفت و بودجه آن مي باشد.
شركت کارفرما و شركتهاي همكار، كارفرما و عوامل اجرايي (مشاوران، پيمانكاران، سازندگان و فروشندگان ) پروژه، براي هدايت كارها و اطمينان از انجام فعاليتها در چارچوب برنامه زماني، بودجه پيش بيني شده، مشخصات فني تعيين شده و اعلام موانع و مشكلات، نيازها و توقعات خود به ساير طرفهاي پروژه، و يا پاسخگويي به آنها، مدارك و مستندات مختلفي را تهيه و براي سايرين ارسال مي‌كنند. كنترل اين مدارك، سهمي قابل توجه در مديريت ثمر بخش زمان و بودجه پروژه دارد.
مهمترين مزيت استفاده از روش يكسان بايگاني فيزيكي مدارك، ايجاد زمينه لازم، از طريق تعريف كد پرونده‌ها، براي بايگاني مكانيزه مدارك در سيستم مديريت مكاتبات مي‌باشد.
دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
۴-۲- برگه شناسه پرونده هاي مدارك غير مهندسي
برگه شناسه پرونده، كاغذي است كه مشخصات پرونده و محتواي آن را نشان مي‌دهد. هر برگه شناسه پرونده، صرفنظر از نوع مدرك، داراي هشت قسمت مي‌باشد. محل و محتواي پنج قسمت از اجزاي برگه، درتمام پروند‌ها ثابت و محتواي سه قسمت ديگر، به نوع واحد، نوع مدرك و موضوع پرونده بستگي دارد. اجزاي مشترك و ثابت برگه مشخصات براي پروندهاي مدارك غير مهندسي، بشرح زير مي‌باشد :
| ۱- آرم و نشان شركت. |
| ۲- عنوان و كد واحد /دپارتمان. |
| ۳- موضوع پرونده ( بر اساس مندرجات پيوستهاي شماره ۱و۲) . |
| ۴- شرح و كد پروژه. |
| ۵- موضوع و متغيري كه مسئول بايگاني مدارك براي تفكيك و گروهبندي مدارك استفاده از آن را لازم مي داند. |
| ۶- موضوع و متغيري كه مسئول بايگاني مدارك براي تفكيك و گروهبندي مدارك استفاده از آن را لازم مي داند.
۷- موضوع و متغيري كه مسئول بايگاني مدارك براي تفكيك و گروهبندي مدارك استفاده از آن را لازم مي داند. |
| ۸- شماره پرونده ( بر اساس مندرجات پيوست شماره ۱) و شماره ترتيب پرونده. |
۴-۲-۱- قسمت اول- آرم و نشان شركت
در اين قسمت آرم يا نشان شركت (لوگو) قرار مي‌گيرد.
۴-۲-۲- قسمت دوم- عنوان و كد واحد /دپارتمان
در بخش بالاي اين قسمت نام واحد يا دپارتمان مانند هيات مديره، مديريت عامل، مديريت پروژه، برنامه‌ريزي، معاونت پشتيباني، امور تداركات، معاونت طراحي و مهندسي، امور مالي، امور مناقصات، دفتر فني، واحد اجرايي، واحد مديريت كيفيت و در بخش پايين آن كد واحد درج شود. كد و شرح واحدها، در دستورالعمل شماره‌گذاري مدارك توضيح داده شده است.
۴-۲-۳- قسمت سوم- موضوع پرونده ( بر اساس مندرجات پيوست شماره ۱)
در اين قسمت، عنوان موضوع بايگاني بر اساس موضوعات تعيين شده در جداول پيوست شماره ۱ درج شود. موضوعات هر واحد/دپارتمان، در سه سطح زير مشخص شده است:
۱- موضوعات اصلي مانند A، B، C ، D و R – هر موضوع اصلي شامل چند موضوع فرعي مي‌باشد.
۲- موضوعات فرعي مانند A1 ، A2 و B1 – هر موضوع فرعي شامل چند موضوع پرونده مي‌باشد.
۳- موضوع پرونده مانند A110 و B120.
منظور از موضوع پرونده در قسمت سوم برگه شناسه پرونده، موضوعي است كه در سطح سوم پيوست شماره ۱ تعريف شده است.
اگر حجم مدارك موضوعات مربوط به يك موضوع فرعي براي نگهداري آنها در يك پرونده مجزا كم و ناكافي باشد، مي توانيد مدارك چند موضوع پرونده مربوط به يك موضوع فرعي را در يك پرونده قرار دهيد. در اين حال، شرح و كد موضوع فرعي در اين قسمت نوشته شود.
۴-۲-۴- قسمت چهارم- شرح و كد پروژه
در اين قسمت، عنوان و كد پروژه درج مي‌شود. در اين مدرك، كد پروژهZZ01 منظور شده است. واحدهاي ستادي شركت غالباٌ از عنوان پروژه عمومي (GENS) در اين قسمت استفاده مي‌كنند.
اگر حجم مدارك موضوعي معين براي نگهداري آنها در يك پرونده مجزا، كم و يا ناكافي باشد، مي توانيد مدارك مربوط به يك موضوع را براي چند پروژه در يك پرونده قرار دهيد. در اين حال ، شرح و كد آن پروژه ها به طور خلاصه و يا عنوان تمام پروژه ها را در اين قسمت درج نماييد.
منشي‌هاي مديران پروژه، مي‌توانند از عبارات مستقيم و غيرمستقيم در مورد مكاتبات و صورتجلسات و مداركي مانند آنها براي جدا سازي مكاتبات مديران پروژه با كارگاه و ارسال رونوشت مكاتبات سايرين براي كارگاه استفاده كنند. عبارات مستقيم و غيرمستقيم، در زير عنوان مكاتبات درج شود.
۴-۲-۵- قسمتهاي پنجم تا هفتم
براي درج شرح موضوعات و متغيرهايي هستند كه مسئول بايگاني مدارك براي تفكيك و گروهبندي مدارك يك موضوع يا يك پرونده، استفاده از آنها را لازم مي‌داند.
قسمتهاي پنجم، ششم و هفتم برگه شناسه پرونده، به عنوان موضوعات و متغيرهايي اختصاص دارد كه مسئول بايگاني واحد/دپارتمان براي تفكيك مدارك مربوط به موضوع مورد نظر به آنها نياز دارد.
بنابراين، تعيين محتواي اين سه قسمت بر عهده مسئول بايگاني واحد/دپارتمان است. براي مثال، نوع وارده يا صادره بودن مكاتبات، نام كارفرما و يا ساير طرفهاي پروژه، تاريخ و يا موضوعات معين ديگر از متغيرهاي قابل استفاده در اين قسمتها است.
نام واحد، نوع سيستم و مشخصات تجهيزات وابسته به هر سيستم، از متغيرهاي مربوط به مدارك مهندسي مي‌باشد كه در اين قسمتها قابل استفاده هستند. اگر موضوع خاصي براي طبقه‌بندي موضوع موردنظر در اين قسمتها نداريد،اين قسمتها خالي مي‌ماند. اما، توصيه مي‌شود كه عبارت عمومي در اين قسمتها درج شود.
با توجه به اينكه، بايستي مشخصات يا شماره پرونده‌ها در سيستم مديريت مكاتبات تعريف شود، توصيه مي‌شود كه در زير متغيرهاي استفاده شده در اين سه قسمت، كد آنها نيز تعريف شود. در مورد كدگذاري نام موسسات و سازمانهاي طرف قرارداد و متغيرهاي ديگر با مديريت برنامه‌ريزي شركت کارفرما تماس بگيريد.
۴-۲-۶ – قسمت هشتم- شماره پرونده ( بر اساس مندرجات پيوست شماره ۱) و شماره ترتيب پرونده
كد موضوع پرونده، بر اساس مندرجات پيوست شماره ۱ و شماره ترتيب پرونده با يك خط فاصله، پس از شماره پرونده درج مي‌شود. شماره ترتيب پرونده، براي هر يك از واحدها/دپارتمانها با تغيير كد موضوع پرونده تغيير كرده و از ۱ شروع مي‌شود و با اعداد ترتيبي ۲، ۳، ۴، ۵ و … ادامه مي يابد. توجه داشته باشيد كه نبايستي به شماره هاي ترتيبي انديس بدهيد.
در واحدهايي (نظير امور مالي و ادراي) كه پرونده‌هاي مختلفي از تمام پروژه‌هاي شركت نگهداري مي‌شود، مواردي پيش مي‌آيد كه پرونده هاي متعددي در مورد يك موضوع يكسان ايجاد مي شود. شما مي توانيد، از يكي از دو حالت زير براي چيدن و نگهداري پرونده‌ها استفاده نماييد:
روش اول: چيدين پرونده‌ها بر حسب شماره ترتيب آنها
در شكل زير، شماره پرونده پروژه هاي مختلف مربوط به يك موضوع مشابه (مثلاٌ مكاتبات) نشان داده شده است.
شايد عيب روش بالا اين باشد كه پرونده يك موضوع معين از پروژه‌ها كنار هم نيستند.
روش دوم: چيدين پرونده‌هاي هر پروژه در كنار يكديگر
در اين روش، كنترل شماره ترتيب پرونده‌ها ضعيف مي شود. بنابريان، بايستس به طور مستمر آخرين شماره ترتيب را پيدا كنيد.
در هر حال، در هنگامي كه تعداد پرونده هاي هم موضوع زياد مي شود، براي كنترل فيزيكي آنها، به هر روش كه چيده باشيد، لازم است كه برگه ثبت مشخصات پرونده هاي هم موضوع را براي اين موضوع تكميل كنيد. شكل اين برگه، در پيوست شماره ۳ نشان داده شده است.
تذكر : همان طور كه اشاره شد، درج موضوعات و متغيرها در قسمتهاي پنجم ، ششم و هفتم برگه شناسه پرونده به نيازها و مهارت فرد مسئول امور بايگاني مدارك واحد /دپارتمان بستگي دارد. در تعيين اين موارد مي توانيد با مديريت برنامه يزي تماس بگيريد.
مسئول بايگاني مدارك هر يك از واحدها، وظيفه دارد برگه شناسه پرونده ها را به صورت يكسان تهيه و در محل مربوطه آنها در زونكنها الصاق نمايد. در پيوست شماره ۲ ، نمونه برگه مشخصات مدارك پرونده نشان داده شده است.
۴-۳- نكات مهم در بايگاني مدارك فني-غيرمهندسي و مدارك مهندسي
مسئول بايگاني مدارك واحد/دپارتمان، بايستي براي بايگاني فيزيكي تمام انواع مدارك، كه در پرونده هاي ويژه آنها نگهداري مي‌شود، كارهاي زير را انجام دهد:
۱- زدن مهر مشخصات مدرك روي مدرك: اين مهر، روي تمام مدارك توليد شده داخلي و مدارك دريافتي خارجي كه بايگاني مي شوند، بايستي حك شود. نام پروژه و نام واحد خود را در قسمتهاتي مربوطه در اين مهر درج نماييد. اين مهر، در شكل شماره ۱ نشان داده شده است.
| نام واحد: | |
| نام پروژه: | |
| شماره پرونده: | |
| شماره مرجع: | |
شكل شماره ۱
۲- تعيين شماره مدرك براي مدارك داخلي: همان طور كه در دستورالعمل شماره‌گذاري مدارك شركت توضيح داده شده است، تمام مدارك مديريتي داخلي، بايستي شماره‌گذاري شوند. پس از تعيين شماره مدرك، مشخصات آن در برگه فهرست مدارك بايگاني شده پرونده درج شود. نمونه اين برگه، در پيوست شماره ۲ نشان داده شده است.
۳- درج شماره نامه روي مدرك : شماره نامه دريافتي يا شماره ترانسميتال، بايستي در قسمت شماره مرجع مهر مشخصات مدرك درج شود.
۴- شناخت محل بايگاني پرونده بر اساس شماره پرونده و شماره ترتيب آن: شناخت محل بايگاني پرونده، به منظور مشاهده و تعيين شماره پرونده مي‌باشد.
۵- درج شماره پرونده: پس از تعيين شماره پرونده و شماره ترتيب آن، الين اطلاعات را در قسمت مربوطه در مهر بنويسيد.
- براي تسريع دستيابي به مدارك پرونده هاي همنام كه تعداد آنها از يكي بيشتر است، بايستي برگه‌اي تهيه و در داخل تمام پرونده هاي آن موضوع الصاق شود. نمونه اين برگه در پيوست شماره ۳ نشان داده شده است.
۴-۴- برگه مشخصات پرونده هاي مدارك فني -مهندسي
هر يك از پروژه هاي شركت، مدارك مهندسي گوناگوني را دريافت و يا توليد نموده و براي ديگر طرفهاي پروژه ارسال مي‌كند. اين نوع از مدارك، براي بايگاني به فضاي فيزيكي مناسبي نياز دارند و بايستي به شيوه‌اي بايگاني شوند كه هم دستيابي و هم بازگرداني براي كاربران مختلف ساده و آسان باشد. قسمتهاي برگه شناسه پرونده‌هاي مهندسي با كمي تفاوت در قسمت هشتم شبيه برگه شناسه پرونده هاي مدارك غير مهندسي مي‌باشد.
- در قسمتهاي پنجم، ششم و هفتم، موضوعات و متغيرهاي مورد نياز مسئول بايگاني مدارك براي تفكيك و گروهبندي آنها، بر اساس ساختار اجزاي پروژه درج مي شو . براي مثال مي توان در قسمت پنجم نام واحدي كه مدارك به آن تعلق دارد و در قسمت ششم نام سيستم و در قسمت هفتم نام تجهيزات عمده سيستمي را كه مدرك به آن تعلق دارد درج نمود. اگر موضوعي براي تفكيك وجود ندارد، در اين قسمتها عنوان عمومي درج شود.
با توجه به اينكه، بايستي مشخصات يا شماره پرونده ها در سيستم مديريت مكاتبات تعريف شود، توصيه مي شود كه در زير متغيرهاي استفاده شده در اين سه قسمت، كد آنها نيز در صورت امكان تعريف شود.
- در قسمت هشتم، شماره پرونده و شماره ترتيب پرونده درج مي شود. شماره پرونده، چهار حرفي و شامل دو قسمت مي باشد. قسمت اول نوع مرحله مهندسي (BD ,DD ,CD, FD) و قسمت دوم آن كه دو حرفي است نشان دهنده نوع تخصص مي باشد.
| كد
تخصص |
كد مرحله مهندسي | ||
| T | S | D | D |
در قسمت كد مرحله مهندسي، يكي از عبارات دو حرفي CD ، BD ، DD و FD براي مراحل طراحي مفهومي، پايه، تفصيلي و روبجلو درج شود. در قسمت كد تخصص، يك عبارت دو حرفي كه نشان دهنده تخصص مربوطه مي باشد درج شود. براي مثال، پرونده طراحي تفصيلي تخصص سازه بصورت DDST درج مي‌شود.
شماره ترتيب پرونده با يك خط فاصله پس از شماره پرونده درج مي شود. شماره ترتيب پرونده، براي هر يك از واحدها/دپارتمانها با تغيير كد موضوع پرونده تغيير كرده و از ۱ شروع مي شود. براي توضيح بيشتر، به مطالب مربوط به قسمت هشتم مدارك غير مهندسي مراجعه شود.
مسئول بايگاني مدارك هر يك از واحدها، وظيفه دارد برگه شناسه پرونده ها را به صورت يكسان تهيه و در محل مربوطه آنها در زونكنها الصاق نمايد. در پيوست شماره ۵ ، نمونه برگه مشخصات مدارك پرونده نشان داده شده است.
براي تسريع دستيابي به مدارك پرونده هايي كه تعداد آنها از يكي بيشتر است، بايستي برگه‌اي تهيه و در داخل تمام پرونده هاي آن موضوع الصاق شود. نمونه اين برگه در پيوست شماره ۳ نشان داده شده است.
چنانچه موضوعات مورد نظر و مربوط به واحد/دپارتمان شما در پيوست شماره ۱ وجود ندارد با مديريت برنامه‌ريزي شركت کارفرما تماس بگيريد.
۴-۵- ساير نكات در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
- چنانچه دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک حجم مدارك غير مهندسي مربوط به موضوعات يك گروه فرعي مانند A1 ،A2 ، B1 و مانند اينها براي بايگاني آنها در يك پرونده كافي نباشد و يا فضاي كافي براي نگهداري پرونده هاي با حجم كم موجود نباشد، مي توانيد مدارك تمام پرونده هاي مربوط به آنها را در يك پرونده و با استفاده از جداكننده قرار دهيد. در اين حال، شماره پرونده بصورت A100 ، A200 و مانند اينها تبديل مي شود. همچنين در قسمت سوم برگه شناسايي بايستي عنوان گروه فرعي درج گردد.
- مكاتبات را، به ويژه در مورد دفتر مدير پروژه، مي توان به دو نوع مستقيم (مكاتبات ارسالي از سوي مدير پروژه) و غيرمستقيم (مكاتبات وارده به پروژه كه مدير پروژه نسخه اي از آنها را براي كارگاه ارسال مي‌نمايد) تفكيك كرد. اين عبارات، در زير عنوان مكاتبات در قسمت سوم برگه شناسه پرونده درج شود.
پيوست شماره ۱ – موضوعات عمومي و مشترك بايگاني
| A000– مكاتبات ، دستورالعملها ، بخشنامه ها ، آييننامه ها و تشكيلات | ||
| A100 – مكاتبات ، صورتجلسات و فرمها | ||
| A110- مكاتبات | ||
| A120- صورتجلسات | ||
| A130- فرمهاي خام و چاپ شده | ||
| A140- عمومي/ متفرقه | ||
| A150- فاكس | ||
| A160- مدارك تقاضاي تامين و درخواست خدمات و كالاهاي واحد | ||
| A170- مدارك تحويل خدمات وكالاهاي درخواستي واحد | ||
| A180- ترانسميتالها/.نامه هاي پوششي | ||
| A200– دستورالعملها ، بخشنامه ها و آييننامه ها | ||
| A210- دستورالعملها و روشها و استانداردها | ||
| A220- آئيننامه ها و بخشنامه ها ي داخلي شركت | ||
| A230- آئيننامه ها و بخشنامه هاي صادره از سازمانها و نهادهاي دولتي | ||
| A240- آئيننامه ها و بخشنامه ها ي صادره از طرف كارفرما | ||
| -A260آئيننامه ها و بخشنامه ها ي مهم و كليدي | ||
| A300 – تشكيلات و شرح وظايف و مسئوليتها | ||
| A310- پرونده شرح وظايف و نمودارهاي تشكيلات واحد | ||
| A320- پرونده شرح وظايف و نمودارهاي تشكيلات پروژه / كارگاهها | ||
| A330- پرونده شرح وظايف و نمودارهاي تشكيلات شركت و واحدهاي دفترمركزي | ||
| A340- برگه هاي ارزيابي كاركنان و پيشنهادهاي كاركنان | ||
| A350- مدارك پاداشها و تشويقهاي كاركنان | ||
| A400 – سوابق تضمين كيفيت | ||
| A410- سوابق فرمهاي محصول نامنطبق | ||
| A420- سوابق فرمهاي اقدامات پيشگيرانه و اصلاحي | ||
| A430- سوابق مميزي داخلي | ||
| A440- سوابق كنترل مدارك | ||
| A450- سوابق كنترل سوابق | ||
پيوست شماره ۲
موضوعات اختصاصي واحدها در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
۱- واحد مديريت كيفيت(QA/QC)
| B000– مدارك فني-تخصصي –اجرايي واحد | ||
| B100 – مجوزها و درخواستها | ||
| B110- مجوزها | ||
| B120- فرمهاي تاييد مواد و مصالح | ||
| B130- درخواستهاي آزمايش | ||
| B140- فرمهاي كنترل وروديها | ||
| B200 – مدارك ارزيابي | ||
| B210- مدارك تامين كنندگان | ||
| B220- مدارك ارزيابي كاركنان | ||
| B230- مدارك ارزيابي تجهيزات و ماشين آلات | ||
| B240- مدارك ارزيابي مواد و مصالح | ||
| B250- نتايج آزمايشها | ||
| B260- چك ليستهاي كنترل حين اجراي كارها | ||
| B270- گواهي هاي پايان كار | ||
| B300 – حواله ها | ||
| B310- حواله هاي مواد و مصالح | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد مديريت كيفيت (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R130- گزارشهاي بازرسي (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R140-گزارشهاي ويژه تشريح وضعيت مديريت كيفيت كارگاه (روزانه، هفتگي وماهانه) | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۲- واحد ايمني در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصي –اجرايي واحد | ||
| B100 – مجوزها ، درخواستها و چك ليستها | ||
| B110- مجوزها | ||
| B120- چك ليستهاي روزانه استفاده پرسنل از تجهيزات ايمني | ||
| B200 – مدارك ارزيابي | ||
| B210- مدارك بيمه نامه و معاينه ماشين آلات | ||
| B220- گواهينامه ويژه رانندگان | ||
| B230- چك ليستهاي كنترل حين اجراي كارها | ||
| B240- گواهي هاي پايان كار | ||
| B350- گزارش ارزيابي عملكرد كاركنان ايمني (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| B300 – فرمهاي ايمني | ||
| B310- فرم ويژه تردد بازديد كنندگان | ||
| B320- فرم تعهدات ايمني پيمانكاران و بهره برداران | ||
| B330- فرم گزارش روزانه موارد ناايمن | ||
| B340- جدول خلاصه موارد ناايمن | ||
| B350- گزارش پزشكي | ||
| B360- فرم اخطار عدم رعايت نكات ايمني | ||
| B370- فرم تحويل تجهيزات و لوازم ايمني كاركنان | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| B930- آموزش كاركنان | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد ايمني (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R120- گزارشهاي بازرسي (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R130- گزارشهاي داخلي ويژه تشريح وضعيت ايمني كارگاه(روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R140- گزارش تحليلي علل بروز حادثه | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۳- واحد دفتر فني /امور طراحي/معاونت مهندسي
۳-۱- بايگاني مدارك و مستندات غير مهندسي در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – دستور كارها و فرمهاي اجرايي | ||
| B110- دستوركارها و مجوزهاي شروع عمليات | ||
| B120- فرمهاي مشخصات مصالح(MTO) | ||
| B130- دستوركار هاي اجرايي (خم و برش آرماتور) | ||
| B140- آلبومها | ||
| B150- آناليز قيمتها و برآورد قيمت | ||
| B160- متره‌ها و ليستوفرها | ||
| B200 – مدارك مناقصه، قراردادها، فهرست مقادير و توافقنامه ها | ||
| B210- قراردادها | ||
| B220- فهرست مقادير و موافقتنامه ها | ||
| B230- مدارك مناقصات | ||
| B300 – مدارك ارزيابي | ||
| B310- فرمهاي كنترل اسناد | ||
| B320- مدارك تجهيز كارگاه | ||
| B330- چك ليستهاي تاييد شده | ||
| B430- استعلامها | ||
| B440- برگه پاسخگويي Reply Sheet | ||
| B450- برگه هاي تذكرات Comment Sheet | ||
| B460- فرمهاي تحويل‌گيري فني و كيفي وكنترل قطعات وارده به كارگاه | ||
| B800 – مدارك فني-مالي | ||
| B810- صورتوضعيتهاي ارسالي ماهانه | ||
| B820- صورتوضعيتهاي تعديل | ||
| B830- مابه التفاوت مصالح | ||
| B840- صورتوضعيتهاي تاييد عمليات | ||
| B850- صورتجلسات تعيين قيمت جديد | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي و كارگاهي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| B930- گزارشهاي پيشرفت و برنامه هاي زماني پروژه | ||
| B940- فهرست مدارك پروژه | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي داخلي عملكرد واحد دفتر فني (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R130- گزارشهاي تشريح علل تاخيرات(روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R140- گزارشهاي ويژه مسائل و مشكلات فني اجرايي و كارگاه | ||
| R150- گزارشهاي آمار روزانه نيروي انساني (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد(روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R210- گزارشهاي بازرسي كالا (OPI) | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۳-۲- بايگاني مدارك و مستندات مهندسي
روش شماره‌گذاري مدارك مهندسي با ساير مدارك تفاوت دارد. اين روش، در دستورالعمل شماره‌گذاري مدارك مهندسي توضيح داده شده است.
۴- واحد انبار كارگاه /تداركات/پشتيباني كارگاه/معاونت پشتيباني
| B000– مدارك فني-تخصصي-اجرايي واحد | ||
| B100– مدارك داراييها | ||
| B110- صورت ريز داراييهاي و اموال خريداري شده | ||
| B120- ليست كالاهاي خارج شده از كارگاه | ||
| B130- ليست اموال داغي | ||
| B200 – مدارك ورود و خروج كالا | ||
| B210- درخواستهاي كالا از انبار | ||
| B220- درخواستهاي خريد كالا | ||
| B230- قبض انبار | ||
| B240- مجوز خروج كالا | ||
| B250- حواله انبار | ||
| B260- انتقال كالا ميان كارگاهها | ||
| B270- قبض باسكول | ||
| B280- صورت هزينه هاي ماموران خريد | ||
| B290- مدارك سوخت مصرفي كارگاه (مكاتبات ، مجوزها ، معرفي نامه ها و … ) | ||
| B300 – بارنامه ها | ||
| B310- بارنامه حمل مصالح پيمانكاران | ||
| B320- بارنامه هاي خريد مصالح پيمانكاران | ||
| B330- بارنامه هاي سيمان | ||
| B340- بارنامه هاي ميلگرد | ||
| B350- بارنامه كالاهاي ارسالي از ساير كارگاهها | ||
| B360- بارنامه هاي متفرقه | ||
| B400 – مدارك مرتبط با خريد كالا | ||
| B410- استعلامهاي خريد | ||
| B420-فاكتورهاي خريد (قطعات يدكي، ملزومات اداري ، لوازم ايمني، مواد و مصالح ،
لوازم برقي ، تعميرات و ساخت ، روغنها و ضد يخها و مانند اينها ) |
||
| B430- خريد از دفتر مركزي | ||
| B440- قراردادهاي تامين كنندگان | ||
| B450- حواله ها | ||
| B260- ضمانتنامه هاي كالا | ||
| B500 – مدارك ارزيابي داراييها | ||
| B510- صورتمجلس انبارگرداني | ||
| B520- صورتمجلس اسقاط اموال | ||
| B530- صورتمجلس اسقاط كالا | ||
| B600 – مدارك فني خريد | ||
| B610- استعلام قيمت از دفتر فني و ساير واحدها | ||
| B620- قيمت آهن آلات بازار بورس آزاد و بورس فلزات | ||
| B630- اطلاعات قيمت مركز خدمات فولاد ايران | ||
| B700 – پرونده هاي خريد پروژه | ||
| B710- مواد افزودني بتن ( براي عمليات ) پروژه | ||
| B720- آهن آلات پروژه | ||
| B730- سيمان پروژه | ||
| B740- ساير مواد و مصالح پروژه | ||
| B750- تجهيزات پروژه ( براي نصب ) | ||
| B800 – پرونده هاي تجهيز و پشتيباني كارگاه | ||
| B810- خريد قطعات يدكي و لوازم مورد نياز ماشين آلات | ||
| B820- خريد سخت افزار و نرم افزار هاي كامپيوتري و تجهيزات جانبي | ||
| B830- خريد ملزومات اداري | ||
| B840- هزينه تعميرات تجهيزات كارگاه | ||
| B850- هزينه كالاهاي مصرفي و تجهيز و پشتيباني كارگاه | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- گزارش مشخصات فاكتورها | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| B930- گزارشهاي پيشرفت و برنامه هاي زماني پروژه | ||
| B940- مشخصات و شناسنامه ماشين آلات و تجهيزات كارگاه (شركت ) | ||
| B950- گزارش كاركرد ماشين آلات و تجهيزات | ||
| C000– خريد هاي غير پروژه اي | ||
| C100 –خريد هاي دفتر مركزي | ||
| C110- | ||
| C120- | ||
| C200 – ساير خريد | ||
| R00– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد انبار (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R120- گزارشهاي ورود و خروج كالا از انبار (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R130- گزارش مواد و مصالح و تجهيزات (روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R140- گزارش تغيير و تحول اموال | ||
| R150- گزارشهاي ويژه از مسائل و مشكلات تداركات كارگاه(روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد(روزانه ، هفتگي و ماهانه) | ||
| R200– گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۵- واحد اجرا در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصي-اجرايي واحد | ||
| B100– مدارك ارزيابي و قراردادها و گزارشهاي فني | ||
| B110- مدارك ارزيابي تامين كنندگان و پيمانكاران جزء | ||
| B120- قراردادهاي پيمانكاران جزء | ||
| B130- قراردادهاي تامين كنندگان (مواد و مصالح و ماشين آلات و تجهيزات ) | ||
| B140- نتايج آزمايش مواد و مصالح | ||
| B150- مشخصات فني مواد و مصالح و ماشين آلات | ||
| B160- گزارشهاي شرايط جوي (اينتر نتي ) | ||
| B170- گزارشهاي اجرايي ويژه (تلخيص شده از مدارك مربوط به موضوعات خاص) | ||
| B180- مدارك طبقه بندي نشده (در مورد موضوعات خاصي كه مشخص خواهد شد) | ||
| B200 – مجوزها ، درخواستها و دستور كارها | ||
| B210- مجوزها | ||
| B220- درخواستهاي ماشين آلات | ||
| B230- چك ليستهاي تاييد شده | ||
| B300 – مدارك ورود و خروج كالا | ||
| B310- برگه هاي درخواست كالا و خريد كالا | ||
| B320- برگه هاي صورتمجلس تحويل كالا | ||
| B330- برگه هاي ورود كالا | ||
| B340- برگه هاي موجودي كالا | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي كارگاهي(Shop drawing) | ||
| B920- نقشه هاي اجرايي كارگاهي | ||
| B930- نقشه هاي چونساخت (As built) | ||
| B940- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| B950- جدول برداشتهاي نقشه برداري | ||
| B960- مدارك ملزومات نصب سازه هاي فلزي (پيچ و مهره و … ) | ||
| B970- طرحهاي اوليه و نظرات و پيشنهادهاي اجرايي | ||
| B980- دفترچه هاي روشهاي اجرايي | ||
| B990- گزارشهاي پيشرفت و برنامه هاي زماني پروژه | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد اجرا (روزانه، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R120- گزارشهاي پيشرفت عمليات (روزانه، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R130- گزارشهاي ويژه مسائل و مشكلات اجرايي كارگاه | ||
| R140- گزارشهاي كاركرد و پرداخت حقوق پرسنل روزمزد | ||
| R150- آمار روزانه كاركنان | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۶– واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه/برنامه ريزي
| B000– مدارك فني-تخصصي-اجرايي واحد | ||
| B100 – مدارك پايه اي | ||
| B110- ساختار اجزاي پروژه | ||
| B120- ساختار عمليات پروژه | ||
| B130- ساختار كارهاي پروژه(WBS) | ||
| B140- ساختار هزينه اي پروژه(CBS) | ||
| B150- ارزش نسبي (روش محاسبه و گزارش ارزشهاي نسبي فعاليتهاي پروژه ) | ||
| B160- مباني ارزيابي و برآورد منابع اجرايي | ||
| B170- برنامه هاي زماني پروژه | ||
| B200 – مدارك اجرايي | ||
| B210- گزارشهاي تست مواد و مصالح | ||
| B220- چك ليستها | ||
| B230- گزارشهاي هزينه مصالح | ||
| B240- دستوركارهاي كارگاهي | ||
| B300 – اسناد مناقصه قراردادها | ||
| B310- مدارك و مستندات مناقصه و قرارداد با كارفرما | ||
| B320- قراردادهاي پيمانكاران | ||
| B330- گزارشهاي هزينه مصالح | ||
| B340- دستوركارهاي كارگاهي | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| B930- گزارشهاي اجرايي ويژه (تلخيص شده از مدارك مربوط به موضوعات خاص) | ||
| B940- مدارك طبقه بندي نشده (در مورد موضوعات خاصي كه مشخص خواهد شد) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي داخلي عملكرد واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه | ||
| R120- گزارشهاي ويژه مسائل و مشكلات كنترل پروژه در كارگاه | ||
| R130- گزارشهاي روزانه كارگاه | ||
| R170- گزارشهاي پيشرفت پروژه ( هفتگي ، دو هفتگي و ماهانه ) | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R210- گزارشهاي روزانه | ||
| R220- گزارشهاي هفتگي/دو هفتگي | ||
| R230- گزارشهاي ماهانه پروژه | ||
| R240- گزارش وضعيت پيمان | ||
| R250- گزارش ارزيابي اقتصادي پروژه | ||
| R260- گزارش برآورد درآمد و هزينه پروژه | ||
| R300 – گزارشهاي ارسالي به مديران ارشد شركت | ||
| R310- گزارشهاي ويژه از عملكرد ماهانه پروژه ها | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۷- امور اداري/معاونت مالي /اداري در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – پرونده هاي عمومي شركت | ||
| B110- پرونده تشخيص صلاحيت شركت | ||
| B120- پرونده مدارك قانوني- حقوقي شركت | ||
| B130- پرونده املاك | ||
| B200 – مدارك مشخصات ، سوابق و مدارك كاركنان | ||
| B210- خلاصه اطلاعات پرسشنامه هاي پرسنل شاغل و سوابق كاري (رزومي) | ||
| B220- پرونده كپي مدارك تحصيلي پرسنل | ||
| B230- پرونده آمار پرسنلي واحد | ||
| B240- پرونده احكام ابلاغ شده مشاغل | ||
| B250- پرونده هاي پرسنلي | ||
| B260- پرسشنامه هاي استخدامي تكميل شده | ||
| B270- پرونده آمار پرسنلي دفتر مركزي و كارگاهها | ||
| B280 – سوابق بيمه اي پرسنل | ||
| B300 – مدارك مربوط به عملكرد كاركنان | ||
| B310- پرونده گزارشات كاركرد ماهانه پرسنل | ||
| B320- برگه هاي اعلام هزينه ها و حكم انجام ماموريتهاي انجام شده | ||
| B330- پرونده فرمهاي تكميل شده ارزشيابي هاي پرسنل | ||
| B340- فرمهاي تكميل شده مجوزهاي ورود و خروج پرسنل در روزهاي تعطيل | ||
| B400 – مدارك حقوق و دستمزد | ||
| B410- پرونده حقوق و دستمزد و مزايا | ||
| B420- پرونده كپي قراردادهاي تنظيم شده اجاره خودرو و ماموريت | ||
| B430- پرونده ليست حقوق و مزاياي پرسنل كارگاهي | ||
| B500 – شناسنامه شغل | ||
| B510- شناسنامه مشاغل معاونت اداري- مالي | ||
| B511- شناسنامه مشاغل امور مالي دفتر مركزي | ||
| B512- شناسنامه مشاغل امور مالي كارگاه | ||
| B520- شناسنامه مشاغل معاونت پشتيباني | ||
| B521- شناسنامه مشاغل تداركات دفتر مركزي | ||
| B522- شناسنامه مشاغل امور مالي كارگاه | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| C000– تجهيزات ، خدمات اداري و بيمه و قراردادها | ||
| C100 – مدارك تجهيزات | ||
| C110- پرونده قراردادهاي تجهيزات( كارگاه/شركت) | ||
| C120- فرمهاي تكميل شده مجوزهاي خروج و ورود تجهيزات | ||
| C130- پرونده صورتحساب تعمير تجهيزات | ||
| C140 – پرونده مدارك ضمانتنامه هاي تجهيزات | ||
| C150 – پرونده كاردكس فرمهاي تكميل شده ورود و خروج كالا از انبار | ||
| C200 – مدارك خدمات | ||
| C210- پرونده فاكتورهاي تكثير و كپي | ||
| C220- پرونده صورتحساب هاي آژانسها | ||
| C230- ليست هاي درخواست ناهار | ||
| C240 – پرونده قبوض پرداختي آب ، برق و تلفن | ||
| C250 – پرونده رفاه(مهمانسراهاي مشهد،اصفهان و شيراز) | ||
| C300 – قراردادها | ||
| C310- قراردادهاي كاركنان | ||
| C320- قراردادهاي پيمانكاران جزء | ||
| C330- قراردادهاي تامين كتتدگان (تجهيزات و مواد و مصالح ) | ||
| C400 – بيمه | ||
| C410- ليست بيمه ها و مكاتبات ي بيمه اي | ||
| C420- پرونده قراردادهاي بيمه پايان كار كارگاهها | ||
| C430- مازاد درماني | ||
| C440- گزارش حوادث | ||
| C450- بيمه مسئوليتها و حوادث كارگاهها | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد امور اداري(روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R120- گزارشهاي مربوط به مديريت منابع انساني شركت(روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R130- گزارشهاي ويژه مسائل و مشكلات اموراداري شركت (روزانه، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۸- امور مالي/معاونت مالي-اداري
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – مدارك قانوني | ||
| B110- دفاتر روزنامه | ||
| B120- دفاتر كل | ||
| B130- دفاتر فرعي (روزنامه ، كل و معين ) | ||
| B200 – مدارك رسمي | ||
| B210- گزارشهاي صورتهاي مالي پايان سال شركت | ||
| B220- اسناد حسابداري شركت | ||
| B230- گزارش سالانه وضعيت ماليات عملكرد و تكليفي شركت | ||
| B240- گزارش سالانه وضعيت ماليات حقوق شركت | ||
| B250- مدارك رسمي شركت (روزنامه رسمي ، صورتجلسات مجمع و هيات مديره ، نقل و انتقال سهام و رتبه بندي ) | ||
| B260- گزارش هاي خريد فصلي | ||
| B270- عمليات بستن حسابها | ||
| B300 – قراردادها / وضعيت مالي | ||
| B310- قراردادهاي پرسنلي | ||
| B320- قرارداهاي با پيمانكاران دست دوم و وضعيت مالي آنها | ||
| B330- قراردادهاي با كارفرمايان ( قراردادهاي پروژه ها ) | ||
| B340- قراردادهاي اجاره و خريد ساختمانهاي شركت | ||
| B350- قراردادهاي خريد خارجي | ||
| B360- قراردادهاي مشاركت با ساير شركتها | ||
| B370- ساير قراردادها | ||
| B380- ساير خريدها | ||
| B400 – مدارك و اسناد مربوط به پرداختها و تضمينات | ||
| B410- نسخ دوم دستور پرداخت | ||
| B420- نسخ دوم دستور پرداخت صندوق | ||
| B430- تضمينات صادره شركت نزد ديگران | ||
| B440- تضمينات صادره ديگران نزد شركت | ||
| B450- آبونمان شركت | ||
| B500 – مدارك پرسنل | ||
| B510- شماره حسابهاي بانكي پرسنل | ||
| B520- احكام حقوقي پرسنل سالهاي قبل | ||
| B430- پرونده كارآموزان حسابداري | ||
| B6 – مدارك و گزارشها اموال و داراييها | ||
| B610-گزارش اموال پروژه (خريد ، صورت ريز ، انتقالي و اسقاطي و انبار گرداني و صورت برداري ) | ||
| B620- گزارش اموال مركز | ||
| B625- گزارشهاي ماشين آلات | ||
| B630- نسخ قبوض و حواله انبار | ||
| B635- گزارشهاي انبار گرداني | ||
| B700– مدارك عمومي | ||
| B710- نمونه مهر و امضاي كارگاهها | ||
| B720- گزارشهاي شركتهاي سرمايه گذاري | ||
| B730- مدارك ارسالي به بانكها بابت افزايش اعتبار و حد سالانه شركت | ||
| B740- فهرست كد اقتصادي شركتهاي طرف معامله به شركت | ||
| B750- پرونده هاي تنخواه داران | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي مالي داخلي شركت | ||
| R110- گزارشهاي دوره اي حسابرسي داخلي پروژه ها | ||
| R120- گزارشهاي ماهانه چك و سفته ها ، سپرده هاي نقدي و ضمانتنامه هاي شركت | ||
| R130- گزارشهاي مورد لزوم واحد مناقصات | ||
| R140- گزارشهاي وضعيت موجودي حسابهاي شركت و پروژه ها و دفتر مركزي | ||
| R150- گزارشهاي حسابرسي مستقل | ||
| R160- صورتخلاصه وضعيت ماليات مكسوره صورتوضعيتها | ||
| R170- صورتخلاصه وضعيت پرداخت ماليات شركت | ||
| R180- گزارشهاي بودجه | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي مالي مربوط به سازمان تامين اجتماعي پروژه | ||
| R210- صورتخلاصه بيمه هاي كسرشده و پرداختي كارفرمايان | ||
| R220- صورتخلاصه ليستهاي بيمه پرداختي | ||
| R230- صورتخلاصه ليستهاي بيمه پرداختي | ||
| R240- ليستهاي بيمه كاركنان شركت | ||
| R250- ليستهاي بيمه پيمانكاران | ||
| R300 – گزارشهاي مالي پروژه ها | ||
| R310- گزارشهاي ماهانه تراز آزمايشي پروژه | ||
| R320- گزارشهاي صورتحسابها و صورت مغايرت بانكي پروژه و دفتر مركزي | ||
| R330- گزارشهاي نقدينگي پروژه ها | ||
| R340- گزارشهاي سود و زيان و منابع و مصارف ماهانه پروژه | ||
| R350- گزارشهاي ماهانه ريز پرداختهاي انجام شده پروژه | ||
| R360- گزارشهاي ماهانه كاربرگهاي پروژه | ||
| R370- صورتجلسات تغييرات و تحولات امور مالي كارگاهها | ||
| R380- صورتوضعيتهاي تاييد شده و ارسالي | ||
| R390- صورتجلسات رفع مغايرت رابط بين كارگاهي | ||
| R395- رفع مغايرت كارگاه با كارفرمايان | ||
| R396- رفع مغايرت با كارفرمايان | ||
| R397- رفع مغايرت با ساير شركتها | ||
| R400 – گزارشهاي مديريتي داخلي | ||
| R410- گزارش عملكرد امور مالي دفتر مركزي | ||
| R420- گزارش عملكرد امور مالي پروژه ها | ||
| R430- گزارش ويژه از مسائل و مشكلات امور مالي | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۹- آموزش در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – برنامه ريزي آموزشي | ||
| B110- شناسنامه آموزشي كاركنان | ||
| B120- برگه هاي تعيين نيازهاي آموزشي | ||
| B130- برگه نيازهاي آموزشي سالانه | ||
| B140- برگه هاي تعيين نيازهاي آموزشي | ||
| B200 – اجراي دوره هاي آموزشي | ||
| B210- برگه هاي اطلاعيه آموزشي | ||
| B220- برگه ثبت نام دوره آموزشي | ||
| B230- برگه مشخصات تفصيلي دوره آموزش | ||
| B240- معرفي نامه جهت دوره هاي آموزشي | ||
| B250- تقويم آموزشي | ||
| B260- فيش هاي واريزي | ||
| B300 – ارزيابي دوره هاي آموزشي | ||
| B310- برگه ارزيابي دوره هاي آموزشي | ||
| B320- برگه ارزيابي اثربخشي دوره هاي آموزشي | ||
| B330- برگه حضور و غياب | ||
| B340- گواهينامه آموزشي | ||
| B400 – مدارك آموزشي | ||
| B410- مدارك تحويل رسانه هاي آموزشي و مكاتبات | ||
| B420- پرونده دوره هاي آموزشي | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R00– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد آموزش | ||
| R120- گزارشهاي بازرسي/بازديد | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۱۰- خدمات كامپيوتري/فناوري اطلاعات در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – مدارك انجام خدمات | ||
| B110- مدارك و صورتحسابهاي خريد كالا | ||
| B120- برگه هاي رسيد تحويل كالا و انجام خدمات | ||
| B130- فرمهاي انجام خدمات براي كاربران | ||
| B140- دستورالعملها و سوابق ويروسها و ويروس كشها | ||
| B150- شناسنامه ها و سوابق تعميرات تجهيزات كامپيوتري | ||
| B200 – قراردادها و ضمانتنامه ها | ||
| B210- قراردادهاي خريد لوازم و تجهيزات كامپيوتري و تجهيزات جانبي | ||
| B220- قراردادهاي خريد نرم افزار | ||
| B230- قراردادها و مدارك خريد قطعات يدكي | ||
| B240- ضمانتنامه ها | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي عملكرد واحد خدمات كامپيوتري | ||
| R120- گزارشهاي ويژه از وضعيت استفاده از تجهيزات كامپيوتري | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۱۱- امور مناقصات در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – مدارك فني مناقصات | ||
| B110- مشخصات كلي پروژه و شرايط مناقصه و گزارش بازديد | ||
| B120- مدارك فني مناقصه (نقشه ها ، و مدارك سيويل ، مكانيكي و برق و ابزاردقيق) | ||
| B130- پيشنهاد مناقصه و خلاصه مناقصه | ||
| B140- مدارك پيش ارزيابي و تشخيص صلاحيتها و رتبه بندي | ||
| B150- روش اجرايي پيشنهادي در مناقصات | ||
| B200 – مدارك محاسباتي مناقصات | ||
| B210- نرخ مصاالح و اجاره ماشين آلات و دستمزدهاي ساختماني | ||
| B220- نرخهاي مصالح تاسيساتي | ||
| B230- شاخصهاي تعديل و نرخنامه ها | ||
| B240- خلاصه قراردادها | ||
| B300 – مدارك عمومي | ||
| B310- مدارك و سوابق عملكرد شركت) اساسنامه ، آگهي تاسيس و مانند اينها ) | ||
| B320- مدارك و سوابق عملكرد شركت) اساسنامه ، آگهي تاسيس و مانند اينها ) | ||
| B330- مدارك استخدامي پرسنل شركت | ||
| B340- مشخصات و آمار ماشين آلات شركت | ||
| B350- سوابق ضمانتنامه ها | ||
| B360- سوابق بيمه | ||
| B370- كاتالوگها و سوابق ارسالي شركتها | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي داخلي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100– گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- آلبوم عكسهاي عمومي و نمايشگاهها | ||
| R120- آلبوم عكسهاي اجرايي پروژه | ||
| R130- گزارشهاي ماهانه عملكرد پرسنل واحد | ||
| R140- گزارشهاي ارسالي به معاونت و مديريت عامل (روزانه ، هفتگي و ماهانه ) | ||
| R150- گزارشهاي بازديد از كارگاههاي شركت | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۱۲- روابط عمومي
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – مدارك سمينارها و نمايشگاهها و نظر سنجي ها | ||
| B110- سوابق و مدارك نمايشگاهها | ||
| B120- سوابق و مدارك سمينارها | ||
| B130- سوابق نظر سنجي ها | ||
| B140- مدارك تبليغات و خدمات تبليغي | ||
| B200 – مدارك مالي | ||
| B210- مدارك تنخواه گردان و هزينه اي | ||
| B220- مدارك سفارش ها و خريد ها | ||
| B230- آگهي هاي تبليغاتي و اطلاع رساني | ||
| B900 – مدارك فني | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي | ||
| B920-رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100– گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- آلبوم عكسهاي عمومي و نمايشگاهها | ||
| R120- آلبوم عكسهاي اجرايي پروژه | ||
| R130- گزارشهاي عملكرد پرسنل واحد | ||
| R140- گزارشهاي ارسالي به مديريت عامل | ||
| R150- گزارشهاي بازديد از كارگاههاي شركت | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
۱۳- دفتر مدير پروژه/مديريت عامل/هيات مديره
| B000– مدارك فني-تخصصصي- اجرايي واحد | ||
| B100 – پرونده هاي فني-عمومي كارگاه | ||
| B110- چك ليستهاي اجرايي | ||
| B120- مدارك متره و برآورد | ||
| B130- روشهاي اجرايي | ||
| B140- استعلامها | ||
| B150- قراردادهاي پيمانكاران و تامين گنندگان | ||
| B160- حواله خريد و حمل مواد و مصالح پروژه | ||
| B200 – مدارك برنامه ريزي و كنترل پروژه | ||
| B210- برنامه هاي زماني | ||
| B220- مدارك ساختار كارهاي پروژه | ||
| B230- پرونده هاي خاص مربوط به ادعاهاي تاخيرات و افزايش هزينه | ||
| B240- آمار روزانه غذايي پرسنل | ||
| B250- آمار روزانه نيروي انساني | ||
| B260- گزارشهاي ورود و خروج مواد و مصالح و ماشين آلات | ||
| B270- صورتو.ضعيتها و مدارك مالي پروژه | ||
| B300 – مدارك اطلاع رساني و تبليغاتي | ||
| B310- فرمهاي يادبود نظرات بازديد كنندگان | ||
| B320- مقالات جرايد در مورد پروژه | ||
| B330- آرشيو فيلم | ||
| B340- آرشيو عكسهاي اجرايي پروژه | ||
| B350- شناسنامه هاي فيلمهاي تهيه شده | ||
| B400 – مدارك خاص فني-مديريتي | ||
| B410- گزارشهاي اجرايي ويژه (تلخيص شده از مدارك مربوط به موضوعات خاص) | ||
| B420- مدارك طبقه بندي نشده (در مورد موضوعات خاصي كه مشخص خواهد شد) | ||
| B430- مدارك و اسناد مناقصه | ||
| B440- گزارشهاي ماموريتها | ||
| B900 – مدارك فني در دستورالعمل بايگاني فيزيكي مدارک | ||
| B910- نقشه هاي اجرايي و كارگاهي | ||
| B920- رسانه هاي نرم افزاري ( ديسكتها و سي دي ها) | ||
| R000– گزارشها | ||
| R100 – گزارشهاي داخلي (شامل گزارشهاي كارگاه ، پروژه و شركت) | ||
| R110- گزارشهاي بازرسي و نظارت حين ساخت | ||
| R120- گزارشهاي مربوط به مديريت منابع انساني كارگاه | ||
| R130- گزارشهاي ويژه مسائل و مشكلات كارگاه | ||
| R140- گزارشهاي اجرايي روزانه | ||
| R150- گزارشهاي شبانه روزي | ||
| R190- گزارشهاي عملكرد كاركنان واحد | ||
| R200 – گزارشهاي ارسالي به كارفرما و ساير طرفهاي ذينفع پروژه | ||
| R210- گزارشهاي روزانه | ||
| R220- گزارشهاي هفتگي/دو هفتگي | ||
| R230- گزارشهاي ماهانه پروژه | ||
| R900 – كاتالوگها و مدارك سوابق و مشخصات شركتها و نشريات | ||
| R910- كاتالوگها | ||
| R920- سوابق و كارنامه و مشخصات شركتها | ||
| R930- نشريات و كتابهاي تخصصي واحد | ||
| R940- سوابق كاري و مشخصات پرسنل | ||
Reviews
There are no reviews yet.