دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

۱- هدف

هدف از تهيه دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه ، تعريف مشخصات گزارش بازديد( از كارگاهها، واحدهاي ستادي پروژه و شركت) و ثبت و پيگيري نقاط قوت و تواناييها، مسائل و مشكلات شناسايي شده توسط بازديد كننده و اقدامات انجام شده براي تشويق و قدرداني از واحدهاي مورد نظر و رفع نقاط ضعف و تنگناهاي آنها مي باشد.

اين دستورالعمل، با توجه به اهميت بازديد مديران ارشد شركت از كارگاهها، بيشتر با توجه موضوعات و نكات فابل بررسي و ارزيابي از كارگاهها تدوين شده است. اما، فرمهاي اين دستورالعمل براي انجام بازديد مديران ارشد از واحدهاي ستادي پروژه و شركت، نيز، قابل استفاده مي باشد.

۲- محدوده در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

اين دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه ، تمام مديران ارشد و كارشناسان شركت و تمام پروژه ها را شامل مي شود.

۳- مسئوليتها در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه 

۴- تعاريف در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه  

۴-۱- مديران ارشد

منظور از مديران ارشد، مدير عامل، اعضاي هيات مديره، قائم مقام مدير عامل، معاونين، مديران پروژه و مديران شركت مي باشد.

۴-۲- كارشناسان

منظور از كارشناسان، تمام افرادي (كاركنان و مديران) واحدهاي ستادي شركت و پروژه هستند كه انجام بخشي از فعاليتهاي پروژه در عمليات مختلف مهندسي، تداركات و اجرا و يا خدمات مديريت /نظارتي/پيگيري را در واحدهاي ستادي پروژه و شركت بر عهده دارند. هر كارشناس انجام كارهاي معين و مشخصي را بر طبق عنوان شغلي و يا مسئوليت محوله بر عهده دارد.

دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

۴-۳- بازديد در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

منظور از بازديد عبارت است از:

• بازديدهاي رسمي و يا اعلام نشده از واحدهاي ستادي پروژه و شركت و سازندگان و فروشندگانو ساير عوامل و طرفهاي ذينفع در پروژه. موضوعات و مواردي كه بايستي توسط مديران ارشد و كارشناسان در اين نوع بازديدها بررسي و ارزيابي شود، توسط بازديد كنندگان تعيين و تعريف مي شود.
• سفرهاي يك يا چند روزه مديران ارشد و كارشناسان از كارگاه مي باشد. اين سفرها ممكن است به طور موردي يا غيرمنظم، اضطراري و ادواري يا منظم و براي انجام مواردي به شرح زير انجام شود:

۱- بررسي يك يا چند موضوع خاص و موردي فيمابين شركت با كارفرما

۲- بررسي يك يا چند موضوع خاص و موردي در حوزه ماموريت و شرح وظايف بازديد كننده

۳- شركت در جلسات مستمر ادواري با كارفرما يا دستگاه نظارت

۴-  بررسيهاي منظم و مستمر از عملكرد كارگاه

بازديد كننده، با توجه به حوزه ماموريت و تخصص خود، اطلاعاتي گوناگوني از ابعاد مختلف پروژه مانند وضعيت هماهنگي واحدهاي كارگاه با يكديگر و با واحدهاي ستادي و تشكيلات كارفرما و دستگاه نظارت، مسائل و مشكلات و تنگناها، نقاط قوت و به طور كلي موارد و موضوعاتي كه به رضايت‌مندي كارفرما و دستگاه نظارت از شركت مي باشد، كسب مي كند.

۴-۳- گزارش بازديد مديران ارشد

مديران ارشد در پايان هر بازديد، نتايج مشاهدات و ارزيابيها، تجزيه و تحليل فردي خودشان و اظهار نظرهاي مسئولان كارفرما، دستگاه نظارت از عملكرد كارگاه را در فرم گزارش بازديد درج و اين گزارش را پس از تكميل به دبير مركز اطلاعات مديريت جهت پيگيري ارائه مي نمايند.

در گزارش بازديد مديران ارشد از كارگاه، علاوه بر توضيح و تشريح خلاصه مشاهدات و موارد مستند مربوط به اقلام كاري شرح خدمات پيمان و مندرج در برنامه زماني پروژه، لازم است مسائل و مشكلات و تنگناهاي شركت در اجراي پيمان و شرح وظايف تعيين شده و به طور كلي تمام عدم انطباقها و موارد نارضايتي ها مشخص و مستند شود. منظور از مسائل و مشكلات، موضوعات و مواردي هستند كه در زمينه‌هاي زير و مانند آنها تاثير مي گذارند:  ‌

دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

۴-۳-۱-كيفيت برنامه زماني مصوب پروژه (تاخير و يا تسريع)

برخي از مهمترين موارد مربوط به اين موضوع عبارتند از:

۱- به‌هنگام بودن برنامه زماني پروژه بر اساس واقعيات اجرايي

۲- تعيين و شناسايي علل و عوامل تاخير پروژه از برنامه زماني و تطويل مدت پيمان

۳- تهيه مستندات لازم در زمينه تعيين و تحليل علل تاخيرات و سهم هر يك از طرفهاي پروژه

۴- مستند سازي تعهدات كارفرما و پيمانكار در تسريع برنامه زماني

۴-۳-۲- هزينه‌هاي كارگاه (افزايش و يا صرفه جويي)

برخي از مهمترين موارد مربوط به هزينه هاي كارگاه عبارتند از:

۱- وضعيت روش تنظيم صورتوضعيت و انعكاس اطلاعات لازم از تمام مقادير كارهاي انجام شده به كارفرما

۲- وضعيت اطلاعات و گزارشهاي تشريحي لازم از وضعيت بودجه كارگاه و پروژه بر اساس    برنامه زماني مصوب

۳- وضعيت اطلاعات و گزارشهاي تشريحي لازم از ميزان هزينه واقعي كارگاه

۴- وضعيت تهيه گزارشهاي تحليلي از مغايرتهاي هزينه‌اي و علل بروز آنها

۵- وضعيت عملكرد ماشين‌آلات

۶- وضعيت نگهداري كالاها در انبار

۴-۳-۳- ميزان رضايت كارفرما و دستگاه نظارت در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

برخي از مهمترين موارد مربوط به رضايت كارفرما و دستگاه نظارت عبارتند از:

۱- وضعيت تهیه و ارائه برنامه زمانی مورد نظر کارفرما و دستگاه نظارت و کیفیت آنها

۲- وضعيت انجام کار بر اساس برنامه های زمانی مصوب

۳- کمیت و کیفیت ماشین آلات و تجهیزات اجرای کار

۴- وضعيت بررسی روشهای اجرایی جدید جهت کاهش هزینه و تسریع مدت اجرای پروژه

۵- ميزان همکاری و هماهنگی با دستگاه نظارت و كاركنان كارفرما

۶- وضعیت ایمنی و امور زیست محیطی کارگاه

۷- ميزان رعایت تعهدات قراردادی و یا تعهدات مندرج در صورتجلسات

۸- ميزان توانايي، چگونگي روابط اداري و روابط فردي مدیر پروژه و کارکنان کارگاه با يكديگر

۹- وضعيت ارتباطات فردی و سازمانی كاركنان و مديران کارگاه با افراد و سطوح سازمانی مقتضی کارفرما و دستگاه نظارت

۱۰- وضعيت ارتباطات فردی و سازمانی ستاد مرکزی شرکت با افراد و سطوح سازمانی مقتضی کارفرما

۱۱- کیفیت رفتارها و کردارها و منش های اجتماعی پیمانکاران جزء يا دست دوم

۱۲- همكاري با کارفرما و دستگاه نظارت در حل مشکلات پروژه و تسریع در مدت اجرای آن

۱۳- تهیه بموقع نقشه های کارگاهی و مدارک چونساخت

۱۴- پیش بینی وقوع حوادث احتمالی و رفع بموقع خطرات جانی و مالی

۱۵- تهیه و ارائه گزارشهای ادواری (روزانه، هفتگی، ماهانه و … ) برای کارفرما و دستگاه نظارت

۱۶- انجام کارهای جدید و اضافی

۱۷- توانايي انجام كار پیمانکاران دست دوم

۱۸- کیفیت مواد و مصالح در تعهد پیمانکار كه در كارگاه تحويل شده است

۱۹- نحوه طرح ادعاها و ميزان مرتبط بودن مکاتبات شركت

۲۰- وضعيت پرداخت دستمزد افراد شاغل پیمانکاران جزء و دست دوم و اشخاص ثالث مرتبط با پروژه

۲۱- وضعیت عمومی نظم و ترتیب ،آراستگی و نظافت کارگاه

۲۲- نگهداری کارهای انجام شده و رفع نواقص احتمالی

۲۳- نگهداری تأسیسات شهری و تأسیسات در اختیار پیمانکار

۲۴- نحوه مدیریت و نگهداری اسناد و مدارک کارگاه

۲۵- صرفه جویی در هزینه ها و قیمتهای تمام شده

۲۶- مستند سازي رويدادها و وقايع مهم مربوط به خدمات تعهد شده شركت و كارفرما

۲۷- انگیزه و علاقمندی به کار کارکنان کارگاه

۲۸- عملکرد پیمانکار در رفع مسائل و مشکلات ناشی از بروز حوادث غیر مترقبه

دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

۴-۳-۴- مديريت منابع انساني كارگاه

برخي از مهمترين اين موارد عبارتند از:

۱- استخدام كافي نيروي انساني (مستقيم) براي تشكيلات كارگاه و پروژه

۲- كفايت، تناسب و يا افزون بودن نيروي انساني مستقيم

۳- ميزان تغييرات (استعفاها و قطع همكاريها) كاركنان كارگاه و پروژه

۴- ميزان رضايت كاركنان از وضعيت غذا/بهداشت/ رفاه

۵- وضعيت بيمه و قراردادهاي كاركنان

۶- كفايت و مناسب بودن لوازم و تجهيزات اداري مورد نياز كاركنان

۷- وضعيت خوابگاههاي كاركنان و مهمانان

۸- وضعيت مديريت رفت و آمد كاركنان

۹- انتخاب و بكارگيري نيروي انساني مستعد، شايسته و كارآمد

۴-۳-۵- بهره‌وري كاركنان در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

برخي از مهمترين موضوعات مربوط به بهره‌وري كاركنان عبارتند از:

۱- وضعيت شرح وظايف و خدمات تعيين شده براي كاركنان

۲- ميزان توانايي مديريت كارگاه در نظارت بر نحوه اجراي كارهاي كاركنان

۳- ميزان توانايي مديريت كارگاه در نظارت بر نحوه اجراي كارهاي پيمانكاران جزء

۴- ميزان توانايي مديريت كارگاه در نظارت بر اجراي وظايف و شرح خدمات ابلاغ شده

۵- وضعيت برنامه ريزي و اجراي دوره هاي آموزشي مورد نياز كاركنان

۶- وضعيت اجراي مقررات و آييننامه هاي ابلاغي شركت

۷- هماهنگي واحدهاي كارگاه با يكديگر

۸- هماهنگي واحدهاي كارگاه با واحدهاي ستادي شركت

۹- كيفيت و ميزان نظارت واحدهاي ستادي شركت از واحدهاي مرتبط به آنها در كارگاه

۴-۳-۶- وضعيت دستيابي به اهداف تعيين شده كارگاه.

برخي از مهمترين موضوعات مربوط به اين امر عبارتند از:

۱- ميزان رضايت كارگاه از نظارت و كارفرما  در زمينه هاي مرتبط با فعال شدن جبهه هاي كاري و  بازدهي كارگاه

۲- انجام كار بر اساس و مطابق مشخصات قرارداد

۳- وضعيت انجام تعهدات كارفرما و تطابق آن با برنامه زماني مصوب

۴- وضعيت همكاري كارفرما و دستگاه نظارت در پرداخت صورتوضعيها و تامين نيازهاي كارگاه

۴-۳-۷-  موضوعات مربوط به تهيه پيشنهاد و اسناد مناقصه

۱- قيمت نيروي انساني، ماشين آلات و تجهيزات در منطقه

۲- وضعيت و موقعيت منابع تامين مواد و مصالح در منطقه

۳- شرايط زيستي و اقليمي منطقه

۴- وضعيت عرضه و تقاضاي نيروي انساني در منطقه

۵- وضعيت عرضه و تقاضاي پيمانكاران جزء در منطقه

۴-۳-۸-  ساير مسائل مرتبط با مقولات مفاد قرارداد، محدوده كار، زمان،  هزينه، پيشرفت و كيفيت پروژه

مديران ارشد در بازديد از واحدهاي ستادي پروژه و شركت، موضوعات مورد توجه را تعيين و تعريف خواهند كرد.

۴-۴- گزارش بازديد كارشناسان

كارشناسان شركت، وظيفه و ماموريت معين و مشخصي را بر طبق عنوان شغلي و مسئوليت تفويض شده بدانها را بر عهده دارند. اين افراد، بايستي گزارش بازديد را در مورد كارهاي مرتبط با خود تهيه نمايند. گزارش بازديد بايستي حاوي نكات مهم (نقاط قوت و نكات ضعف و تنگناها و مشكلات) بخش مرتبط با شغل و حرفه بازديد كننده باشد.

۵- مراجع

در این دستورالعمل، مرجع خاصی وجود ندارد.

۶- روش كار در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه 

۶-۱- كليات در دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

مديران ارشد و كارشناسان بايستي توجه داشته باشند كه منظور اصلي از  تهيه و ارائه گزارش بازديد، شناخت و مستند سازي  نقاط ضعف و قوت محل مورد بازديد و شناسايي و انجام اقدامات لازم جهت كاهش و رفع مسائل و مشكلات و تنگناها و توصيه و پيشنهاد تشويق و قدرداني از كاركنان محل بازديد مي باشد.

بدين منظور، واحدي تحت نام مركز اطلاعات مديريت (مام)، زير نظر قائم مقام مدير عامل تشكيل شده است. مسئوليت پيگيري دريافت گزارشها از مديران ارشد و معاونين و توزيع اقدامات تعين شده توسط قائم مقام   مدير عامل و تهيه گزارش از اقدامات انجام شده بر عهده دبير مركز اطلاعات مديريت (مام) مي باشد.

دبير مام، از نظر رعايت گردش كار اطلاعاتي گزارشهاي بازديد و ايجاد سيستم اطلاعاتي لازم زير نظر مدير   برنامه‌ريزي شركت فعاليت مي نمايد.

دبير اين مركز، از طرف قائم مقام مدير عامل تعيين و معرفي مي شود.

به منظور سهولت در امر تهيه گزارشهاي مديريتي از انواع مسائل و مشكلات و تنگناها و ساير موارد و نكات مطرح شده در گزارشهاي بازديد، در مرحله اول يك پايگاه اطلاعاتي تهيه خواهد شد. سپس، در مرحله بعدي اين پايگاه به يك سيستم اطلاعاتي تبديل خواهد شد.

• مديران ارشد، و تمام افرادي كه زير نظر معاونتهاي شركت قرار ندارند، گزارشهاي بازديد را به دبيرمام ارائه مي نمايند.
• كارشناسان واحدهاي ستادي،گزارشهاي بازديد از كارگاه را به معاون مربوطه ارائه مي كنند.
• معاونين شركت، گزارشي ماهانه از مجموعه نكات مهم گزارشهاي بازديد كارشناسان را تهيه و به دبير مام ارائه مي نمايند

۶-۲- آگاه نمودن دبير مام  از ماموريت  مديران ارشد و كارشناسان

۶-۲-۱- الصاق فرمهاي گزارش بازديد به بليط مديران ارشد و كارشناسان توسط امور اداري

مسئول امور سفر كاركنان شركت، فرمهاي گزارش بازديد را همراه با بليط براي مديران ارشد و كارشناسان ارسال مي نمايد.

۶-۲-۲- ارائه اطلاعات ماموريت مديران ارشد و كارشناسان توسط امور اداري

مدير امور اداري، در پايان هر روز، ساعت ۱۵، مشخصات افرادي  را كه به ماموريت رفته‌اند ( شامل نام و نام خانوادگي، محل كار، محل ماموريت، تاريخ شروع و پايان ماموريت) در برگه مشخصات ماموريت درج آن را به دبير مركز اطلاعاتي مديريت (مام) ارسال مي نمايد. برگه مشخصات ماموريت ، در پيوست شماره چهار ارائه شده است.

۶-۳- اعلام ضرورت تكميل گزارش بازديد  

۶-۳-۱- دبير ، با آگاهي از اسامي افرادي كه عازم ماموريت مي باشند و يا به ماموريت رفته اند، با آنها تماس گرفته و لزوم تكميل و ارائه گزارش بازديد را تذكر مي دهد. اين فعاليت، تا تثبيت و عادي شدن روال تهيه گزارش توسط مديران ارشد ادامه خواهد يافت.

۶-۳-۲- معاونين شركت نيز روالي را تعريف نمايند كه منشي هر معاونت فرمهاي گزارش بازديد را به كارشناسان و مديران معاونت تحويل و آنها را پس از انجام ماموريت دريافت نمايند.

دستورالعمل تهیه گزارش از پروژه

۶-۴- تكميل گزارش بازديد 

پيگيري و دريافت گزارشهاي بازديد از مديران ارشد و معاونين با دبير مام مي باشد. موضوعات و نكاتي كه در تكميل گزارش بازديد بايستي مورد توجه قرار گيرد عبارتند از:

• تايپ كردن گزارش الزامي نيست. خوانا بودن آن كافي است.
• در تهيه گزارش بازديد توجه نماييد كه هر موضوع، مسئله و مشكل به صورت جداگانه و مجزاي از هم درج شود. از نوشتن چند موضوع و مورد در يك رديف پرهيز گردد.
• برخي از موضوعات نياز دارند كه با مقدمه‌اي آغاز شوند كه در آن، شرايط و محيط و عوامل مرتبط به موضوع تشريح مي شود. در اين گونه از موارد، لطفاٌ سعي نماييد پس از تشريح مقدمه، اصل موضوع به طور شفاف بيان شود. به طوري كه بتوان متولي حل و رفع و رسيدگي به آن موضوع را تشخيص و كار را به ايشان ارجاع داد.
• در مقابل هر موضوع، اگر پيشنهاد و راه حلي براي گره گشايي و بهبود و اصلاح وضعيت داريد، آن را در قسمت پيشنهاد براي رفع موضوع تشريح فرماييد.
• مديران ارشد بهتراست در گزارش بازديد، گيرندگان گزارش را مشخص و پيشنهاد نمايند.
• شماره گزارش توسط دبير مام درج مي شود. اين شماره به صورت ترتيبي از ۱ شروع شود.

 هر يك از مديران ارشد شركت موظف مي باشد پس از خاتمه ماموريت و يا بازديد، گزارش مربوطه را تكميل ( به پيوست شماره یک مراجعه شود) و آن را حداكثر دو روز پس از خاتمه بازديد به دبير مام ارائه نمايند.

هر يك از مديران و كارشناسان شركت موظف مي باشد پس از خاتمه ماموريت، گزارش بازديد را تكميل ( به پيوست شماره یک مراجعه شود) و آن را حداكثر دو روز پس از خاتمه بازديد به معاون مربوطه ارائه نمايد.

۶-۵-  ارائه گزارش از مجموعه گزارشهاي بازديد كارشناسان معاونت  به قائم مقام مدير عامل   

هر يك از معاونين شركت، در پايان ماه، گزارشي از مجموعه نكات مهم گزارشهاي دريافتي كارشناسان معاونت را  تهيه و به قائم مقام محترم مديرعامل ارائه مي نمايد. اين گزارش بايستي حاوي موضوعات برجسته و قابل توجه در مورد ويژگيهاي قوت و ضعف كارها و فعاليتهاي مرتبط با حوزه ماموريت و وظايف معاونت مربوطه باشد. به طوري كه هم معاون مربوطه و هم قائم مقام مدير عامل بتوانند تصوير روشني از كاركنان مرتبط با آن معاونت در كارگاه يا پروژه داشته باشند.

۶-۶- پيگيري و  ارائه گزارش بازديد  به قائم مقام مدير عامل   

دبير مام، پيگيريهاي لازم براي اخذ گزارش از مديران ارشد و معاونين را در پايان هر ماه انجام مي دهد. پس از دريافت گزارش آنها را به قائم مقام مديرعامل جهت تعيين اقدامات لازم و صدور دستور لازم در اين مورد ارائه     مي كند.

به دبير مام توصيه مي شود كه اطلاعات گزارشهاي بازديد دريافتي مانند تاريخ و نام تهيه كننده و نام كارگاه را جهت كنترل سوابق و پيگيري در يك صفحه كاغذ ثبت و نگهداري نمايد.

دبير  بايستي اطلاعات مربوط به گزارش دريافتي را در برگه مشخصات ماموريت بازديد درج نمايد.

۶-۷- بررسي گزارش بازديد و تعيين اقدامات لازم  و تعيين گيرندگان نسخ گزارش  

قائم مقام مدير عامل، پس از بررسي گزارش بازديد، اقدامات لازم براي رسيدگي به موضوعات و يا پيشنهادهاي ارائه شده توسط مديران ارشد را تعيين و برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي موارد گزارش شده (به پيوست شماره دو مراجعه شود) را تكميل مي كند و برگه تكميل شده را همراه نسخه اصلي گزارش بازديد به دبير مام باز مي گرداند.

• مدير عامل، همچنين، اسامي افرادي را كه بايستي نسخه اي از گزارش را دريافت كنند (خواه كاري را به آنها ارجاع كرده باشد و خواه جزو اين افراد نباشند) در قسمت گيرندگان گزارش (بر روي گزارش بازديد مدير ارشد) مشخص مي كند.

روش تكميل برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي بدين شكل است كه قائم مقام مدير عامل، شماره رديف موضوع مورد نظر را از گزارش بازديد در ستون شماره رديف موضوع در گزارش درج و سپس اقدام لازم و تاريخ پيش بيني شده جهت اقدام را در ستون مربوطه درج مي نمايد.

براي هر يك از افرادي كه توسط مدير ارشد (تهيه كننده گزارش) تعيين شده است ( تنها با ذكر شماره موضوع يا مورد مربوطه در گزارش بازديد) را تكميل و آن را به دبير مام باز مي گرداند.

قائم مقام مدير عامل مي تواند گيرندگان گزارش را در صورت لزوم كم و زياد نمايد.

• قائم مقام مدير عامل بر اساس اهميت موضوعات مندرج در گزارش، مي تواند تمام صفحات گزارش و يا برخي از صفحات آن را براي افراد مورد نظر ارسال نمايد.
• درج تاريخ پيشنهادي براي انجام شدن هر اقدام توسط قائم مقام مدير عامل، پيگيري آنها را منظم و امكانپذير مي سازد.

قائم مقام مدير عامل، در صورت صلاحديد جهت ثبت و نگهداري موضوعات مهم گزارشهاي معاونين اين گزارشها را جهت ثبت در سيستم پيگيري و اطلاعات مديريت به دبير مام ارسال مي نمايد.

۶-۸- ثبت اطلاعات و توزيع برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي موارد گزارش شده

دبير مام، پس از دريافت نسخه گزارش بازديد برسي و اظهار نظر شده از قائم مقام مدير عامل و همچنين برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي موارد گزارش شده، كارهاي زير را انجام مي دهد:

۱- ثبت شماره رديف و شماره گزارش بازديد مربوط به موضوعاتي كه قائم مقام مدير عامل كاري را تعيين و يا اقدامي را ارجاع كرده است در كنار موضوع ياد شده در گزارش بازديد.

۲- تهيه نسخ كپي از گزارش بازديد و بايگاني نسخه اصلي.

۳- انتقال و تكميل اطلاعات برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي موارد گزارش شده بر روي  برگه پيگيري اقدامات تعيين شده (به پيوست شماره سه مراجعه شود). بدين ترتيب، تمام اقدامات تعيين شده توسط قائم مقام مدير عامل در يك مدرك جمع آوري مي شود.

۴- توزيع برگه هاي اقدامات لازم جهت ساماندهي  موارد گزارش شده به افراد مورد نظر. دريافت اين برگه ها در  دفتر پيگيري مكاتبات دفتر قائم مقام ثبت و امضا شود.

۶-۹- پيگيري اقدامات و تهيه و ارائه گزارش به قائم مقام مدير عامل

دبير مام، پس از توزيع برگه اقدامات لازم جهت ساماندهي موارد گزارش شده، پيگيريهاي لازم از اقدام كنندگان تعيين شده را انجام و در پايان هر هفته (روز پنجشنبه) گزارش اقدامات را براي قائم مقام مدير عامل و مدیر    برنامه‌ریزی ارسال مي نمايد. براي درج وضعيت پيشرفت، از علائم زير استفاده مي شود:

اقدامي انجام نشده                 در دست اقدام                    اقدام انجام شده است

۶-۱۰- تكثير و توزيع فرمهاي گزارش بازديد

دبير بايستي تعداد كافي از برگه هاي گزارش بازديد را تهيه و در اختيار مسئول سفرها و ماموريتها امور اداري قرار دهد. اين فرمها همراه بليط به كارشناسان و مديران ارشد شركت داده مي شود.

۷– دوره های بازنگری مدرک و نگهداری سوابق

هر يك از گیرندگان نسخ این مدرک، تغييرات (افزودن، حذف و اصلاح ) مورد نظر در اين مدرك را به صورت مكتوب به اطلاع مدير برنامه‌ريزي مي رساند. مدير برنامه‌ريزي، اقدامات لازم را انجام و نتيجه كار را بر اساس مفاد اين مدرك تعيين و در هر سال به بخشهاي مربوطه در شركت اعلام مي نمايد. تمام سوابق اين مدرك در مركز اطلاعات مديريت نگهداري مي شود.