۱-هدف
از تهيه روش هماهنگي پروژه Coordination Procedure، تعريف ارتباطات و روابط متقابل عملياتي، قراردادي و سازماني ميان كارفرما و مشاور در اجراي موضوع قرارداد ميباشد. اين مدرك، در صورت لزوم، در طول اجراي قرارداد بهنگام و اصلاح خواهد شد. همچنین هدف از تولید این مدرک :
الف- گردش صحیح اطلاعات بین طرفین تضمین گردد.
ب- هر یک از طرفین را در انجام فعالیت ها و وظایفی که در قرارداد پیش بینی شده است را یاری رساند.
در روش هماهنگي پروژه هيچ قسمتي از مطالب اين مدرك نميتواند ناقض يا جايگزين متن و مواد قرارداد و پيوستهاي آن و همچنين توافقات كتبي تاييد شده طرفين گردد. در صورت وجود هر گونه تناقض ميان اين مدرك و قرارداد، متن و مواد قرارداد و پيوستهاي آن حاكم ميباشد.
۲- تعاريف
۲-۱- كارفرماي پروژه
۲-۲- شرح پروژه كارفرما
۲-۳- محل اجراي پروژه
۲-۴- مشاور طراحي پروژه
۲-۵- قرارداد:
در روش هماهنگي پروژه منظور از قرارداد، قرارداد طراحي پروژه است كه ميان كارفرما و مشاور طراحي منعقد گرديده است. اين قرارداد، در تاريخ به امضاي طرفين رسيده و طي نامه شماره به مشاور ابلاغ شده است.
۲-۶- محدوده كار قرارداد
۲-۷- كارفرماي اصلي پروژه
۲-۸- مشاور كارفرماي اصلي
۲-۹- قرارداد و قرارداد اصلي
اصطلاح قرارداد در هر كجا استفاده شود به منزلة قرارداد منعقد شده بين كارفرما و مشاور ميباشد.
اصطلاح قرارداداصلي در هر كجا استفاده شود به منزلة قرارداد منعقد شده بين كارفرماي اصلي و كارفرما ميباشد.
۲-۱۰- مدارك طراحي
در روش هماهنگي پروژه منظور از مدارك طراحي، مداركي هستند كه در گروه كاري طراحي پروژه (E ) ، شامل مطالعات شناخت، طراحي مفهومي، طراحي پايه (فاز۱) و طراحي تفصيلي (فاز۲) و طراحي حين اجرا (فاز۳) و خدمات مهندسي خريد كالا، تهيه و توليد ميشود. اين مدارك، شامل دياگرامها، ليستها، نمودارها، نقشه ها (Drawings) ، مشخصات فني و مانند اينها ميباشد.
۳- مكاتبات
۳-۱- كليات
در روش هماهنگي پروژه منظور از ارتباطات ميان مشاور و كارفرما، به طور عمده توسط نامه، ترانسميتال، صورتجلسه، گزارشهاي پيشرفت، برنامههاي زماني، فهرست مدارك طراحي و صورتوضعيت انجام ميشود.
منظور از مكاتبات، نامهها(Letters)) ميباشد. مكاتبات تا حد امكان با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري كارفرما ارسال شود. براي تسريع در ارسال مكاتبات، ميتوان از روشهاي ارتباطي ديگر ( از جمله ارسال دستي، فاكس، پست الكترونيكي و ساير روشهاي انتقال اطلاعات از راه دور) استفاده نمود. اما، اصل نسخ نامه بايستي براي طرف ديگر ارسال گردد..
- مشاور و كارفرما موظف هستند تاييد مكاتبات دريافت شده توسط پست الكترونيكي و يا فاكس را، در همان زمان دريافت آن، به فرستنده آن ايميل نمايند.
- در يك نامه، موضوعات متنوع و مختلف مطرح نشود. رعايت اين امر و طرح تنها يك موضوع در هر نامه، موجب تسهيل پيگيري مكاتبات ميشود.
- تمام دستورها و يا درخواستهاي تلفني، بايستي در اسرع وقت بصورت كتبي و توسط طرف صادركننده آن، ارسال گردد. دستورها و درخواست هايي كه توسط پست الكترونيكي و يا فاكس صادر ميشود بايستي توسط نامه امضا شده توسط صادر كننده آن تاييد و ابلاغ شود.
- مشاور، موظف است گزارش مكاتبات دريافتي از كارفرما و گزارش مكاتبات ارسالي به كارفرما را (شامل اقلام اطلاعاتي: ترتيب، موضوع مكاتبه، تاريخ ارسال، شماره نامه، و شرح پيوستها) را در ابتداي روز اول هر هفته/ماه تهيه و برای كارفرما ارسال نمايند.
- تمامي مكاتبات، بر حسب مورد، بايستي توسط مدير عامل مشاور و كارفرما ( و يا نمايندگان آنها ) امضاء شود. نمايندگان، بايستي به طور كتبي به طرف ديگر معرفي شده باشند.
۳-۲- الزامات مكاتبات
در روش هماهنگي پروژه در تمام مكاتبات، بايستي نام شركت كارفرما، نام مخاطب و عنوان شغلي او و همچنين نام پروژه و( شماره قرارداد در صورت تعدد آنها در يك پروژه) و همچنين موضوع نامه در قسمت بالاي نامه منظور شود. مشاور، در مكاتبات خود با كارفرما، از روش شمارهگذاري خود استفاده مينمايد.چنانچه نامه، در پاسخ به نامه دريافتي از مخاطب ارسال ميشود، بايستي شماره و تاريخ اين نامه مخاطب، در متن جوابيه آن منعكس شود.
۳-۳- زبان مكاتبات
تمامي مكاتبات (نامه و صورتجلسات) ميان كارفرما و مشاور بايستي به زبان فارسي تهيه گردد.
۳-۴- سربرگ مكاتبات:
مشاور، در مكاتبه با كارفرما، از سربرگ خود استفاده مينمايد.Coordination Procedure
۴- جلسات بازنگري پروژه
روش هماهنگي پروژه جلسات بازنگري پروژه، هر دو هفته يكبار تشكيل خواهد شد. روز و ساعات محل تشكيل اين جلسات،توسط كارفرما به مشاور اعلام ميشود. كارفرما، در صورت نياز به تشكيل جلسات فوق العاده يا موردي، مراتب را حداقل ۲ روز قبل به اطلاع مشاور ميرساند. هرگونه تغييرات در جلسات، توسط كارفرما و پس از هماهنگي با مشاور ابلاغ خواهد شد.
- كارفرما در صورت نياز به جلسات منظم در سطح كارشناسي يا مديريتي، محل و زمان تشكيل اين جلسات را اعلام مينمايد.
- كارفرما، مسئول تهیه دستورجلسات و برنامهریزی و تشکیل جلسات منظم ادواري با مشاور و همچنین جلسات فوقالعاده و موردی میباشد.
- رياست جلسات و دبيري آن بر عهده كارفرما (يا نماينده ايشان) ميباشد.
- تمام موضوعات مطرح شده در جلسه و مصوبات آن بايستي در صورتجلسه منعكس شود. دبيرجلسه، موظف است صورتجلسات امضا شده در هر جلسه را، حداكثر تا ۲ روز كاري، پس از برگزاري جلسه تهيه و ارسال نمايد.
- نمونه فرم صورتجلسات، در پيوست شماره ۱ ارائه شده است.
۵- ترانسميتال و جدول شناسنامه مدرك (Document Title Block)
۵-۱- ترانسميتال
روش هماهنگي پروژه و مدرک Coordination Procedure، با ترانسميتال، كه به زبان انگليسي بايستي تهيه شود، ارسال و توزيع ميشود. نمونه ترانسميتال مشاور، در پيوست شماره ۴ ارائه شده است. شماره ترتيب ترانسميتالها، بايستي با استفاده از اعداد ترتيبي بدون انقطاع و به صورت پيوسته باشد. شماره ترتيب ترانسميتال، توسط مسئول كنترل مدارك مشاور تعيين ميشود.
- مشاور، مدارك تهيه شده در مرحله طراحي تفصيلي توسط هر يك از رسته هاي طراحي را در يك ترانسميتال مختص آن رسته منعكس و براي كارفرما ارسال خواهد كرد.
- مسئول كنترل مدارك در مشاور، قبل از ارسال ترانسميتال، كنترلهاي لازم جهت تكميل بودن آن و رعايت الزامات مربوطه و همچنين مطابقت تعداد مدارك ارسالي با تعداد مدارك مندرج در ترانسميتال را انجام دهد.
- كارفرما، تذكرات و نظرات خود در مورد مدارك دريافتي هر يك از رسته هاي طراحي را، در يك نامه مجزا (نامه نظرات) منعكس و براي مشاور ارسال مينمايد.
- اگر مدارك چند رسته كه مربوط به يك موضوع يا محل خاص ميباشند، در يك ترانسميتال ارسال شود، كد تهيه كننده اين مدارك، GN خواهد بود.
- مشاور، دو نسخه از ترانسميتال را همراه با مدارك براي كارفرما ارسال ميكند. گيرنده ترانسميتال در سازمان كارفرما، بايستي نام و نام خانوادگي خود و همچنين ساعت و تاريخ دريافت ترانسميتال را در دو نسخه ترانسميتال درج و مهر شركت را حك نمايد. يك نسخه ترانسميتال براي كارفرما و نسخه دوم كه در واقع رسيد دريافت ترانسميتال است، به مشاور داده ميشود.
- گيرنده ترانسميتال در سازمان كارفرما، در صورت مغايرت تعداد مدارك ارسالي با مفاد مندرج در ترانسميتال، از دريافت ترانسميتال خودداري و آن را به مشاور باز ميگرداند.
- در صورتي كه نسخه ترانسميتال فكس شود، بايستي كپي آن توسط گيرنده به همان ترتيب بند ۴ تكميل و تصوير نسخه آن براي مشاور فكس گردد.
۵-۲- جدول شناسنامه مدرك (Document Title Block)
روش هماهنگي پروژه و در مدرک Coordination Procedure جدول شناسنامه مدرك بايستي براي مدارك منظور و تكميل شود. شكل اين جدول به نوع و محتواي مدرك بستگي دارد. مشاور، نمونه اين جداول را براي تاييد كارفرما ارسال مينمايد. در جدول شناسنامه مدرك، (Document Title Block) بايستي حداقل، اين موضوعات و اقلام اطلاعاتي منعكس شود:
- جدول تاريخچه تجديدنظرهاي قبلي مدرك (شامل تاريخ ارسال و شماره ترانسميتال)
- اسامي تهيه كننده، كنترل كننده و تاييد كننده مدرك
- شرح مدرك و شماره مدرك (با منظور كردن شماره تجديدنظر) بر اساس روش كارفرما، مشاور و كارفرماي اصلي( در صورت اعلام كارفرما)
- منظور از ارسال مدرك (Purpose of issue).
- نام و لوگوي كارفرما، كارفرماي اصلي و مشاور ( و مشاور خارجي طراحي مشاور).
- شرح پروژه
- تعداد صفحات نقشه/مدرك، فرمت و مقياس
۶- فهرست مدارك طراحي(Document/Drawing List)
۶-۱- چارچوب كلي فهرست مدارك طراحي
روش هماهنگي پروژه در مدرک Coordination Procedure، مشخصات و وضعيت فعلي مدارك در تعهد مشاور، ثبت و بهنگام ميشود. مشاور، بايستي نسخه چاپي و فايل اولين تجديدنظر فهرست مدارك در تعهد خود را حداكثر دو هفته پس از تنفيذ قرارداد بر اساس مفاد بند ۶-۲ اين مدرك تهيه و براي كارفرما ارسال نمايد.
- ساختار فهرست مدارك طراحي، بايستي نظير ساختار برنامه زماني (به قسمت ۱۳ مراجعه شود) باشد
- فهرست مدارك طراحي، در مقاطع زماني سه ماهه (از تاريخ دريافت ارسال اولين تجديدنظر فهرست مدارك طراحي توسط كارفرما) و با هماهنگي كارفرما، بازنگري و اصلاح (حذف مدارك غيرضروري و افزودن مدارك جديد و اصلاح ارزشهاي نسبي مدارك) ميشود و وضعيت آنها در ستون وضعيت مدرك بهنگام ميشود.
- مشخصات مدارك حذف شده، از فهرست مدارك طراحي حذف نميشود. بلكه وضعيت آنها در ستون وضعيت مدرك (Status) از حالت قديمي(old) و يا جديد(new) به حذف(delete) تغيير مييابد. مداركي كه در اولين تجديدنظر ارسالي در فهرست منظور ميشوند، مدارك قديمي (old) هستند. در ستون وضعيت مدارك، ميتوان براي اين نوع از مدارك چيزي ننوشت.
- مندرجات فهرست مدارك طراحي، به زبان انگليسي و تاريخ ها نيز ميلادي است.
۶-۲ – اقلام اطلاعاتي فهرست مدارك طراحي
اطلاعات زير، بايستي براي هر مدرک Coordination Procedure در فهرست مدارك منعكس شود.
- شماره رديف
- شماره مدرك ( بر اساس روش شمارهگذاري كارفرما)
- شرح مدرك
- كد رسته طراحي
- كد مرحله طراحي (C- مرحله مفهومي ، B- فاز ۱ و D- فاز ۲ )
- نفر-ساعت پيش بيني شده برای تهيه و تكميل مدرك و رفع تمام نظرات كارفرماي اصلي و كارفرما
- ارزش نسبي(Weight Factor) مدرك (بر اساس ساعات كار پيشبيني شده براي هر مدرك نسبت به كل ساعات كار پيش بيني شده براي طراحي و با توجه به ارزش نسبي هر مرحله از كل طراحي در صورت تعيين چنين ارزشهايي).
- تاريخ پيشبيني و واقعي اولين ارسال .(First Issue Date)
- شماره ترانسميتال ارسال مدرك
- شماره و تاريخ نامههاي ارسال نظرات كارفرما.
- شماره و تاريخ نامههاي پاسخگويي مشاور.
- مرحله اجرايي مدرك (مطابق مفاد شكل شماره ۵).
- تاريخ واقعي تاييد مدرك توسط كارفرما.
- تاريخ واقعي تاييد نهايي مدرك (Final Approval)
- تعداد دفعاتي كه مدرك براي تاييد كارفرما ارسال شده و هنوز كارفرما به دليل عدم رفع اشكالات و ابهامات، آن را تاييد نكرده است.
- درصد پيشرفت مدرك تاکنون (بر اساس مرحله تكوين مدرك)
- وضعيت مدرك (قديمي، جديد و حذف شده ).
- شماره بسته(Package No.)
۶-۳ – الزامات تهيه فهرست مدارك طراحي
مهمترين الزامات در روش هماهنگي پروژه تهيه فهرست مدرک Coordination Procedure طراحي عبارتند از:
- كارفرما، به محض ابلاغ قرارداد، دستورالعملها و رويههاي مربوط به مهندسي پروژه مانند رويه هاي زير را براي مشاور ارسال خواهد كرد:
- تهيه فهرست مدارك طراحي و برنامه زماني
- تهيه گزارش هفتگي
- تهيه گزارش ماهانه
- ليست مدارك طراحي، در جريان انجام كار بهنگام ميشود. مسئوليت افزودن، حذف و ادغام مدارك اين فهرست با مشاور است. اين تغييرات، بايستي به طور مكتوب در همان زمان به كارفرما اطلاع داده شود.
- افزودن يا حذف و ادغام مدارك، امري رايج و معمول در پروژهها ميباشد. براي پرهيز از اصلاح ماهانه ارزش نسبي مدارك در فهرست آن و همچنين برنامه زماني كه موجب تغيير درصد پيشرفت واقعي مهندسي ميشود، لازم است بخشي از ۱۰۰ درصد كل قرارداد براي مدارك پيش بيني نشده (Contingency) منظور شود. ميزان ارزش نسبي مدارك پيشبيني نشده، با موافقت مشاور و كارفرما تعيين ميشود. مطالب مربوط به مدارك پيشبيني نشده در قسمت ۸ اين مدرك توضيح داده شده است.
- تاريخ اولين ارسال مدرك در فهرست مدارك بهنگام شده، بايستي بر اساس آخرين برنامه زماني مصوب مشاور باشد. بنابراين، اگر برنامه زماني جديدي مصوب نشده است، اين تاريخها نبايستي تغيير نمايد.
۶-۴ – بهنگام كردن اطلاعات مدارك موجود فهرست مدارك طراحي
مسئول كنترل مدارك طراحي Coordination Procedure مشاور، وظيفه دارد تمام ستونهاي اقلام اطلاعاتي منظور شده در فهرست مدارك طراحي را كه قابليت اصلاح و تغيير دارند بهنگام نمايد.
- فايل بهنگام شده فهرست مدارك طراحي، بايستي در پايان هر ماه همراه فايل گزارش پيشرفت ماهانه براي كارفرما ارسال گردد.
- حذف، افزودن و ادغام مدارك به فهرست، هر سه ماه يكبار (پس از تاييد اولين تجديدنظر فهرست مدارك طراحي توسط كارفرما) با موافقت كارفرما انجام ميشود.
۷- ارزش نسبي(Weight Factor)
براي محاسبه پيشرفت مهندسي، لازم است كه مدارك مندرج در فهرست مدارك طراحي پروژه، داراي وزن يا ارزش نسبي باشند. براي تعيين ارزش نسبي مدارك، از ميزان نفر-ساعت پيش بيني شده براي تهيه و تكميل هر مدرك استفاده ميشود.
- بهنگام كردن ارزشهاي نسبي فهرست مدارك مهندسي، در مقاطع زماني سه ماهه (از تاريخ ارسال اولين تجديد نظر براي كارفرما) و با موافقت كارفرما انجام ميشود.
- ارزش نسبي مداركي كه بايستي از فهرست حذف شوند، به ارزش نسبي موارد پيشبيني نشده (Contingency) رسته مربوطه آنها افزوده خواهد شد.
- اگر ارزش نسبي مدارك حذف شده، بيشتر از ميزان تعيين شده براي موارد پيشبيني نشده آن رسته و يا به ميزاني باشد كه عدد ارزش نسبي موارد پيشبيني نشده را به ميزان قابل توجهي افزايش دهد، ارزشهاي نسبي مدارك فهرست، با موافقت و هماهنگي كارفرما، در مقطع زماني تعيين شده براي اصلاح فهرست مدارك طراحي، مورد بازنگري و اصلاح قرار ميگيرند.
- مدارك جديد، ارزش نسبي خود را از ارزش نسبي مدرك باقيمانده براي رسته مربوطه ميگيرند. در مواردي كه ارزش نسبي مدارك اضافه شده، از ميزان تعيين شده براي موارد پيش بيني نشده بيشتر باشد و يا به ميزاني باشد كه عدد ارزش نسبي موارد پيشبيني نشده را به ميزان قابل توجهي كاهش دهد، ارزش نسبي مدارك اين رسته و موارد پيش بيني نشده آن، در مقطع زماني اصلاح و بازنگري فهرست مدارك طراحي، اصلاح ميشوند. تا قبل از اصلاح فهرست، ارزش نسبي براي اين مدارك منظور ميگردد.
- مداركي كه ادغام ميشوند، از فهرست حذف و مدارك جديد بدان افزوده ميگردد.
- مداركي كه به صورت بستهاي (Package) تحويل كارفرما ميشوند با اعداد ترتيبي شمارهگذاري و در فهرست مدارك طراحي منظور شوند. شماره اين بستهها، بايستي در ستون شماره بستهها و در مقابل مدارك مربوطه مشخص شود.
۸- موارد پيش بيني نشده(Contingency)
به طور طبيعي، تمام مدارك روش هماهنگی پروژه مورد نياز پروژه، ممكن است در اولين مرتبه ايجاد فهرست مدارك طراحي، قابل تعريف نباشد. در نتيجه، در طول اجراي پروژه، مدارك جديد به فهرست مدارك افزوده ميشوند.
براي حفظ ارزش نسبي مدارك موجود در فهرست مدارك و عدم تغيير آنها، به دليل افزوده شدن مدارك جديد در طول اجراي پروژه، كه ميتواند موجب كاهش درصد پيشرفت واقعي پروژه شود، لازم است كه بخشي از ۱۰۰ درصد كار براي مرحله موارد پيش بيني نشده منظور شود..
- كارفرما، مقدار درصدي از ۱۰۰ مهندسي را كه بايستي به موارد پيشبيني نشده اختصاص يابد، به مشاور اعلام خواهد كرد.
- مرحله موارد پيش بيني نشده، نظير مرحله فاز ۲، به رسته هاي مختلف تفكيك ميشود.
- درصد ارزش نسبي بلوكه شده براي مرحله موارد پيش بيني نشده، بايستي ميان رسته هاي مختلف آن (بر اساس ارزش نسبي رسته هاي مشابه آنها در فاز ۲ ) توزيع شود. عناوين موارد پيشبيني نشده در فهرست مدارك طراحي، عينا در برنامه زماني تفصيلي منظور شود.
- مدارك جديد، در فهرست مدارك طراحي و برنامه زماني، در زير عنوان رسته مربوطه منظور ميشود.
- در فهرست مدارك طراحي، بايستي يك عنوان به نام مدرك باقيمانده براي هر رسته منظور و تمام ارزش نسبي تعيين شده براي آن رسته، به اين فعاليت اختصاص يابد. با افزوده شدن هر مدرك جديد، بخش كمي از ارزش نسبي منظور شده براي فعاليت باقيمانده به مدرك جديد اختصاص مييابد و عدد ارزش نسبي مدرك باقيمانده اصلاح ميشود.
- در برنامه زماني، چنانچه مدارك هر رسته كامل شود و ديگر اطمينان حاصل شود كه مدركي در آن رسته ايجاد نخواهد شد، درصد پيشرفت مدرك باقيمانده برابر ۱۰۰ منظور ميشود. نظير همين كار، در فهرست مدارك، بايستي براي مدرك باقيمانده انجام شود.
۹- روش شماره گذاري كارفرما
شماره گذاري روش هماهنگي پروژه و مدارك طراحي Coordination Procedure، توسط مسئول كنترل مدارك طراحي مشاور انجام و يا بازرسي ميشود. كارشناسان رستههاي مختلف مهندسي بايستي با ايشان در تعيين شماره مدارك همكاري و مشاركت نمايند.. ساختار شماره گذاري مدارك طراحي كارفرما به شرح شكل شماره۲ است:
حرف A به نشانه استفاده از حروف الفباي لاتين براي شماره گذاري است و حرف D ، به نشانه استفاده از اعداد براي شمارهگذاري مدارك طراحي است.
- شماره پروژه، توسط كارفرما به مشاور اعلام ميشود. شماره پروژه است.
- گزارش ساختار اجزاي پروژه، توسط كارفرما به مشاور ابلاغ ميشود.
- كد تهيه كننده مدرك، با تاييد كارفرما تعيين ميشود.
- كد تجديدنظر مدارك در شماره مداركي كه جهت تاييد كارفرما و مشاور خارجي طراحي ارسال ميشود، حرف B خواهد بود. ارسال تجديدنظر هر مدرك، موجب تغيير شماره تجديدنظر آن خواهد شد. در شكل شماره ۳، كدهاي تجديدنظر مدارك نشان داده شده است.
- كد تجديدنظر مداركي كه براي تاييد كارفرماي اصلي ارسال ميشود، حرف C خواهد بود. ارسال تجديدنظر هر يك از اين مدارك به كارفرما، موجب تغيير شماره تجديدنظر خواهد شد.
- كد تجديدنظر مداركي كه توسط كارفرما تاييد شده است، از Cبه F و كد مداركي كه نهايي شده و به صورت چونساخت ارائه ميشوند، از F به G تغيير مييابد. روش شمارهگذاري نسخ تجديدنظر مدارك، در شكل شماره ۳ توضيح داده شده است.
۱۰- ارسال و تائيد مدارك طراحي Coordination Procedure
در روش هماهنگی پروژه مشاور، تمام مدارك طراحي را با ترانسميتال براي كارفرما ارسال مينمايد.
مشاور، پاسخ به نظرات كارفرما را بر اساس نامه پاسخگويي (Reply Sheet) كه نمونه آن در پيوست شماره ۴ ارائه شده، پاسخ ميدهد.
- مدارك، هنگامي تاييد شده ميباشند كه كارفرما به طور كتبي آنها را تاييد كرده و براي مشاور ارسال نموده باشد.
- مشاور، موظف است كه هر اقدامات لازم جهت رفع اشكالات و ابهامات و پرسشهاي كارفرما و كارفرماي اصلي جهت اخذ تاييد مدارك از طرف كارفرما و همچنين كارفرماي اصلي را انجام دهد.
- مشاور موظف است نسخ كاغذي و فايل مدارك را جهت اظهار نظر و تاييد كارفرما ارسال نمايد.
- پس از رفع تمام نواقص و پاسخگويي به اشكالات مطرح شده از طرف كارفرما، مشاور مدارك را به صورت چاپي (به تعداد نسخ لازم) و فايل جهت ارسال به كارفرماي اصلي، تهيه و براي كارفرما ارسال مينمايد.
- مدارك طراحي، بايد مطابق با نيازهاي عمليات اجرايي و تداركات و تامين تجهيزات پروژه و مراحل مختلف آن ( بر اساس مفاد مندرج در برنامه زماني تفصيلي پروژه) ارائه شود.
- مدارك طراحي بايستي تدريجا و به صورت منطقي تحويل شوند و از تسليم يكجاي تعداد زيادي از آنها اجتناب گردد.
- مدت بررسي مدارك توسط كارفرما، براي ارسال اوليه، حداكثر ۷ روز كاري ميباشد كارفرما، نظرات خود را به صورت كتبي در طي اين مدت به مشاور اعلام ميكند.
- مشاور، بايستي حداكثر، ظرف ۷ روز از دريافت نظرات كارفرما، ضمن رعايت صرفه و صلاح كارفرما تا جائي كه مغايرتي با اصول طراحي، نيازهاي فرآيندي و يا مفاد قرارداد نداشته باشد، تجديدنظر جديد مدرك را براي كارفرما ارسال نمايد.
- شرط احتساب يك روز كاري اخذ مدارك و مكاتبات از طرف مقابل تا قبل از ساعت ۱۰ صبح روز كاري مربوط ميباشد.
۱۱- تعداد نسخ مدارك طراحي و نحوه ارسال آنها
در روش هماهنگی پروژه تعداد نسخ تحويلي مدارك طراحي، توسط كارفرما به مشاور ابلاغ ميشود.
۱۲- مشخصات ظاهري مدارك، اندازه نقشه ها و ارزش نسبي مراحل تكوين مدرك
۱۲-۱- مشخصات ظاهري
در روش هماهنگی پروژه كليه مدارك تهيه شده توسط مشاور و همچنين مدارك تكميلي از قبيل محاسبات، برآوردها و غيره بايستي مطابق فرمتهاي ابلاغ شده توسط كارفرما تهيه شوند و شامل برگههاي زير باشند:
۱- صفحه رويه مدارك
۲- صفحه تجديدنظرهاي صفحات مدرك
۳-صفحات داخلي
۱۲-۲- اندازه مدارك و نقشهها
در رویه هماهنگی مدارک پروژه نقشهها در اندازه هاي مندرج در جدول شكل شماره ۴ ارائه خواهد شد:
- منظور از Client كارفرما و منظور از Main Client، كارفرماي اصلي ميباشد.
- اين مراحل، در فرم ترانسميتال، به هدف از ارسال مدرك(Purpose of Issue) تغيير يافته است.
- مرحله سوم: كارفرما، پس از انجام بررسيهاي لازم، به مشاور اعلام مينمايد كه مدرك جهت بررسي كارفرماي اصلي تهيه و ارسال شود. در اين مرحله و مراحل بعدي، كد B در تجديدنظر مدرك به C تغيير مييابد.
۱۲–۳– مراحل اجرايي مدرك
در روش هماهنگی پروژه در جدول شكل شماره ،۵ مراحل اجرايي مدرك، با فرض اينكه مشاور، انجام مراحل طراحي مفهومي، پايه و تفصيلي را بر عهده دارد، نشان داده شده است. حقالزحمه مشاور بر اساس مرحلهاي كه مدارك طي نموده است و ارزش نسبي آن مرحله محاسبه ميشود. در صورت اصلاح و افزوده شده شرح خدمات مشاور، اين جدول اصلاح خواهد شد.
۱۳- برنامه زماني
در روش هماهنگی پروژه برنامه زماني تفصيلي طراحي پروژه، بايستي مدرك محور (Document Wise) باشد. علاوه بر كدهاي WBS، بايستي كد فعاليت (كه معرف عناصر ساختار اجزا و ساختار عمليات پروژه مي باشند) نيز براي فعاليتها تعريف شود. برنامه زماني تفصيلي، بايستي حداكثر يك ماه پس از تنفيذ قرارداد تهيه و ارائه شود. در اين برنامه زماني:
- مدارك مهندسي به يكديگر و همچنين به فعاليتهاي تداركات و اجرا متصل ميشود تا بتوان برنامه زماني واقعبينانه از پروژه تهيه كرد.
- تاخيرات كارفرما در تاييد و ارسال مدارك، بر كار مهندسي درج و ارزيابي ميشود.
- كنترل زماني مهندسي، تداركات و اجرا، به صورت واقعبينانه انجام گردد.
- نمودار ميزان نياز به منابع اجرايي (كارشناسان تخصيص شده در رسته هاي مختلف طراحي) براي اجراي برنامه زماني تهيه شده و ارزيابي كفايت تشكيلات مشاور براي انجام مهندسي پروژه امكانپذير ميگردد.
۱۳-۱- نرم افزار برنامهريزي و كنترل پروژه
بسته نرم افزاري برنامهريزي و كنترل پروژه توسط كارفرما به مشاور ابلاغ خواهد شد. كارفرما ترجيح ميدهد نرم افزارهاي خانواده پريماور (P3 , P3E) استفاده شود. در صورت تعيين اين نرم افزار از طرف كارفرماي اصلي، كارفرما آن را به مشاور اعلام خواهد كرد.
۱۳-۲- فعاليتها و اقلام اطلاعاتي برنامه زماني
به طور كلي، برنامه زماني، شبيه فهرست مدارك طراحي ميباشد. در اين برنامه زماني، بايستي به ازاي هر يك از مدارك و عناوين مندرج در فهرست مدارك، يك فعاليت در برنامه زماني منعكس ميشود. ارزش نسبي مدارك در برنامه زماني، همان ارزش نسبي مدارك در فهرست مدارك ميباشد.
- شرح مدارك در برنامه زماني، بايستي تا حدامكان و با توجه به محدوديت احتمالي در تعداد كاراكترها در نرم افزار، با شرح آنها در فهرست مدارك طراحي مطابقت داشته باشد.
- مدت هر فعاليت در برنامه زماني، نشاندهنده تاريخ شروع تهيه مدرك و تاريخ اولين ارسال آن ميباشد.
- روابط ميان مدارك در هر رسته طراحي با هم و همچنين روابط ميان رسته هاي مختلف طراحي، بايستي تعريف شده باشد.
- درصد پيشرفت هر مدرك، بر اساس جدول شكل ۵ منظور شود.
- به منظور كنترل بهتر محاسبه درصد پيشرفت طراحي، به ازاي هر مدرك در فهرست مدارك طراحي، يك فعاليت با نام بررسي و تاييد كارفرما منظور شود. شروع اين فعاليت، پس از خاتمه اولين ارسال و مدت آن برابر مدت تعيين شده در قرارداد جهت بررسي و تاييد آن است.
- براي كنترل آزادي عمل جمعي بيمورد فعاليتها و پرهيز از گمراه كردن بخشهاي مختلف طراحي نسبت به ميزان آزادي عمل فعاليتها، بايستي رويداد پايان، براي فعاليتهاي مراحل طراحي در هر يك از عناصر ساختار اجزاي پروژه تعريف و اين رويداد با قيد زماني (خاتمه اجباري و يا خاتمه در) مقيد شود.
- تمام فعاليتهاي منظور شده براي هر يك از عناصر ساختار اجزاي پروژه، براي مراحل مختلف طراحي، كه فاقد فعاليتهاي بعدي هستند، بايستي به اين رويداد متصل شوند.
- علاوه بر كد WBS، بايستي كد فعاليت (كه معرف عناصر مختلف ساختار اجزا و ساختار عمليات پروژه ميباشد) نيز براي فعاليتها تعريف شود تا بتوان گزارشهاي متنوع و مورد نياز از پروژه را تهيه كرد.
۱۳-۳- نحوه ساماندهي فعاليتها در برنامه زماني تفصيلي:
برنامه زماني طراحي، ابتدا بر حسب سطوح مختلف ساختار اجزاي پروژه و سپس بر اساس ساختار عمليات پروژه بايستي ساماندهي شود. اين ساختار در بخش طراحي برنامه زماني، بايستي براي هر يك از عناصر سطح اول ساختار اجزاي پروژه تكرار و منظور شود. در شكل شماره ۶، نمونه، ساختار عمليات در يك برنامه زماني ارائه شده است. در اين نمونه، مراحل طراحي پايه و تفصيلي و موارد پيش بيني نشده و همچنين، رسته هاي معماري و مكانيك براي مراحل طراحي پايه و تفصيلي منظور شده است. نظير اين كار، بايستي براي مراحل ديگر طراحي و همچنين براي ساير رسته هاي پروژه انجام شود.
۱۳-۴- بهنگام كردن برنامه زماني تفصيلي
در پايان هر ماه، برنامه زماني پروژه، بر اساس تاريخهاي واقعي شروع تهيه مدارك و تاريخهاي واقعي اولين ارسال آنها و تاريخ واقعي تاييد مدارك توسط كارفرما و همچنين درصد پيشرفت متناسب با هرمدرك و نيازهاي اجرايي اعلام شده كارفرما بهنگام شده و فايل آنها همراه گزارش پيشرفت ماهانه براي كارفرما ارسال ميشود.
۱۳-۵- تطابق برنامه زماني مهندسي با نيازهاي كارگاه
در صورتي كه تاريخهاي ارسال مدارك، با نيازهاي اجرايي كارگاه، تطابق نداشته باشند، مشاور موظف است كه اولويتهاي اجرايي اعلام شده كارفرما براي تهيه و ارسال مدارك را منظور نموده و تغييرات لازم در برنامه زماني خود و بهنگام كردن آن اعمال نمايد.
۱۴- گزارشهاي پيشرفت
۱۴-۱- گزارش پيشرفت هفتگي
مشاور، موظف است كه گزارش پيشرفت هفتگي پروژه را ، بر اساس دستورالعمل ابلاغ شده كارفرما تهيه و فايل آن را در ابتداي روز شنبه ارائه نمايد.
۱۴-۱- گزارش پيشرفت ماهانه
مشاور، موظف است كه گزارش پيشرفت هفتگي پروژه را ، بر اساس دستورالعمل ابلاغ شده كارفرما تهيه و ارائه نمايد. همراه با فايل گزارش ماهانه، فايل بهنگام شده فهرست مدارك طراحي و فايل بهنگام شده برنامه زماني ارسال ميگردد.
۱۵- تشكيلات و سازمان
مشاور موظف است، چارت كلي تشكيلات تعيين شده براي انجام خدمات موضوع قرارداد و خلاصه سوابق كاري و تجربي افراد پروژه را براي بررسي و تاييد كارفرما ارسال نمايد.
در صورتي كه مشاور بخواهد بخشي يا تمام خدمات موضوع قرارداد را به افراد حقيقي و حقوقي ديگر واگذار و يا برونسپاري نمايد، بايستي قبلا تاييد كارفرما براي انعقاد قرارداد و واگذاري اين خدمات را اخذ نموده باشد.
۱۶- صورت وضعيت مشاور
صورت وضعيت مشاور، بر مبناي ميزان درصد پيشرفت و ارزش نسبي مدارك در فهرست مدارك طراحي( كه مورد تاييد كارفرما ميباشد) در چهار نسخه توسط مشاور تهيه و براي كارفرما ارسال خواهد شد.
Reviews
There are no reviews yet.