ترنسمیتال چیست

ترنسمیتال یا برگه ارسال، سندی است که برای همراهی با مدارک مهندسی در هنگام ارسال به اشخاص ثالث، مانند پیمانکاران، مشاوران یا مراجع قانونی، استفاده می‌شود. در واقع ترنسمیتال یک لیست فرمی است که پکیج مدارک مهندسی که ارسال میگردد به همراه وضعیت مدارک از جمله تایید، رد، کامنت شده را نشان میدهد. این برگه اطلاعات مهمی راجع به مدارک ارسالی، مانند عنوان، تاریخ، شماره ویرایش و شرح مختصری از محتوا، ارائه می‌دهد. در واقع برای اطمینان از انتقال صحیح و دقیق این اطلاعات، استفاده از فرم‌های ترنسمیتال (Transmittal) ضروری است. این فرم‌ها به عنوان یک نامه همراه برای مدارک مهندسی عمل می‌کنند و اطلاعات کلیدی مربوط به آن‌ها را ارائه می‌دهند.

رفت و برگشت های مدارک و مستندات ، بین ارسال کنندگان و دریافت کنندگان ، بایستی پیگیری و کنترل شوند فرم ترنسمیتال نیز به جهت دارا بودن اطلاعات ارسال مدارک ، بایستی در MDR ثبت و مدیریت شود. بدین منظور ، باید در MDR ، در مورد هر مدرک یا نقشه ، مشخص شود که هر ویرایش آن ، با کدام ترانسمیتال ارسال شده است تا در مراحل بعدی بتوان مسیر حرکت و تکامل مدارک را کنترل و پیگیری کرد.( هر مدرکی یک کد دریافت میکند هر ورژنی یک کد ترنسمیتال و یک کد کامنت شیت دریافت میکند)

۱-اهمیت ترنسمیتال:

اطلاع‌رسانی: به گیرنده اطلاعات لازم راجع به مدارک ارسالی می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا به سرعت و به آسانی مدارک مورد نظر خود را پیدا کنند.
سازماندهی: به سازماندهی و دسته بندی مدارک کمک می‌کند و فرآیند پیگیری و بازیابی آنها را آسان می‌کند.
مسئولیت‌پذیری: فرستنده و گیرنده مدارک را مشخص می‌کند و مسئولیت هر دو طرف را در قبال مدارک ارسالی تعیین می‌کند.
حفظ حقوق مالکیت: می‌تواند به عنوان مدرکی برای حفظ حقوق مالکیت فکری و معنوی مدارک مهندسی مورد استفاده قرار گیرد.

۲-محتوای ترنسمیتال:

مشخصات فرستنده: نام، آدرس، شماره تلفن و ایمیل فرستنده مدارک
مشخصات گیرنده: نام، آدرس، شماره تلفن و ایمیل گیرنده مدارک
تاریخ ارسال: تاریخ ارسال مدارک
شماره ترنسمیتال: شماره‌ای منحصر به فرد برای هر برگه ارسال
عنوان مدارک: عنوان و شرح مختصری از محتوای هر یک از مدارک ارسالی
شماره ویرایش: شماره ویرایش هر یک از مدارک ارسالی
تعداد صفحات: تعداد صفحات هر یک از مدارک ارسالی
پیوست‌ها: لیست پیوست‌های ارسالی همراه با مدارک
شرح مختصر: شرح مختصری از هدف ارسال مدارک
ملاحظات: هرگونه ملاحظات یا دستورالعمل‌های خاص برای گیرنده مدارک

۳-جمع‌بندی:

ترنسمیتال ابزاری مفید برای ارسال و سازماندهی مدارک مهندسی است. با استفاده از ترنسمیتال می‌توانید اطلاعات لازم راجع به مدارک ارسالی به گیرنده ارائه دهید، فرآیند پیگیری و بازیابی مدارک را آسان کنید و از حقوق مالکیت فکری و معنوی خود محافظت کنید.استفاده از ترانسمیتال ابزاری کارآمد برای انتقال صحیح و دقیق مدارک مهندسی است. با استفاده از ترانسمیتال می‌توانید سازماندهی، پیگیری، و مسئولیت‌پذیری را در تبادل مدارک مهندسی ارتقا دهید.