مهندسی خرید پروژه

مهندسی خرید پروژه به عنوان یک فرآیند نظام‌مند، نقشی حیاتی در تضمین کیفیت، راندمان و صرفه اقتصادی پروژه‌ها ایفا می‌کند. این فرآیند شامل شناسایی نیازها، انتخاب تامین‌کنندگان مناسب، مذاکره و انعقاد قرارداد، نظارت بر عملکرد و مدیریت ریسک‌های مرتبط با خرید کالاها و خدمات مورد نیاز پروژه می‌شود. هدف از از تهیه فرآیند مهندسی خرید پروژه،  مشخص نمودن نحوه ی انجام کار، وظایف هر یک از ارکان پروژه و ایجاد هماهنگی لازم در مهندسی خرید پروژه می باشد.

مراحل کلیدی مهندسی خرید پروژه:

1. شناسایی نیازها: در این مرحله، نیازهای پروژه به طور دقیق مشخص و مستندسازی می‌شود. این کار شامل تعیین نوع و مقدار اقلام مورد نیاز، مشخصات فنی و الزامات کیفی، زمان‌بندی تحویل و بودجه پروژه می‌شود.
2. انتخاب تأمین‌کنندگان: در این مرحله، با استفاده از روش‌های مختلفی مانند جستجوی آنلاین، استعلام از شرکت‌های مختلف و بررسی سوابق و تجارب، تأمین‌کنندگان مناسب شناسایی و ارزیابی می‌شوند.
3. مذاکره و انعقاد قرارداد: پس از انتخاب تأمین‌کنندگان، مذاکرات برای تعیین قیمت، شرایط و ضمانت‌ها انجام می‌شود. در نهایت، قرارداد خرید بین طرفین منعقد می‌شود.
4. نظارت بر عملکرد: در طول فرآیند تولید یا تحویل اقلام، عملکرد تأمین‌کنندگان به طور دقیق رصد و پایش می‌شود تا از انطباق با الزامات پروژه اطمینان حاصل شود.
5. مدیریت ریسک: در فرآیند مهندسی خرید، ریسک‌های مختلفی مانند تأخیر در تحویل، افزایش قیمت و عدم کیفیت اقلام وجود دارد. شناسایی و مدیریت این ریسک‌ها برای جلوگیری از بروز مشکلات و ضررهای احتمالی ضروری است.

چالش‌های مهندسی خرید پروژه:

• پیچیدگی فرآیند: مهندسی خرید شامل مراحل و فعالیت‌های متعددی است که باید به طور دقیق و هماهنگ انجام شوند.
• فقدان اطلاعات: در برخی موارد، اطلاعات کافی در مورد اقلام مورد نیاز یا تأمین‌کنندگان بالقوه وجود ندارد.
• فشارهای زمانی: پروژه‌ها معمولاً با محدودیت زمانی روبرو هستند و فرآیند مهندسی خرید باید در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شود.
• محدودیت‌های بودجه: بودجه پروژه همیشه محدود است و باید به طور دقیق مدیریت شود.

بهترین روش‌ها در مهندسی خرید:

• برنامه‌ریزی دقیق: برنامه‌ریزی دقیق و زمان‌بندی مناسب برای انجام مراحل مختلف فرآیند مهندسی خرید ضروری است.
• مستندسازی دقیق: تمام مراحل فرآیند مهندسی خرید باید به طور دقیق مستندسازی شود.
• استفاده از ابزارهای مناسب: ابزارهای مختلفی مانند نرم‌افزارهای مدیریت خرید می‌توانند به تسهیل و تسریع فرآیند مهندسی خرید کمک کنند.
• برون‌سپاری: در برخی موارد، برون‌سپاری برخی از وظایف مهندسی خرید به شرکت‌های تخصصی می‌تواند مفید باشد.

مزایای مهندسی خرید پروژه:

• کاهش هزینه‌ها: مهندسی خرید می‌تواند به کاهش هزینه‌های پروژه از طریق انتخاب تأمین‌کنندگان مناسب، مذاکره برای قیمت‌های رقابتی و مدیریت صحیح انبارداری و تدارکات کمک کند.
• افزایش کیفیت: مهندسی خرید با تضمین انطباق اقلام با الزامات کیفی پروژه، به ارتقای کیفیت نهایی پروژه کمک می‌کند.
• کاهش ریسک: مهندسی خرید با شناسایی و مدیریت ریسک‌های مختلف، احتمال بروز مشکلات و ضررهای احتمالی را کاهش می‌دهد.
• بهبود برنامه‌ریزی: مهندسی خرید با برنامه‌ریزی دقیق و زمان‌بندی مناسب، به تسریع در اجرای پروژه کمک می‌کند.

تعاریف مهندسی خرید پروژه

• پروژه: احداث کارخانه بونكرينگ روغن پايه و توليد مواد اولیه روانكارهاي صنعتي
• کارفرما: شرکت کارفرما
• مشاور مهندسی: شرکت مشاور
• فروشنده: فروشندگان تجهیزات مربوط به پروژه
• AVL: لیست فروشندگان مورد تایید کارفرما

اطلاعات تماس کارفرما:

دفتر مرکزی

• آدرس: 
• مدیر عامل:
• تلفن:
• فکس:
• آدرس ایمیل
• مدیر پروژه:

اطلاعات تماس مشاور:

دفتر مرکزی

• آدرس:
• مدیر عامل:

تلفن:

فکس:

آدرس ایمیل:

مهندسی خرید پروژه

فرآیند خرید در پروژه بخش اول :

A-آن دسته از خرید هایی که توسط تیم مهندسی و مدیرپروژه مدیریت میگردد و از شرح وظایف سرپرست کارگاه خارج است به شرح زیر میباشد :

۱-بسته خرید توسط مشاور طراح تهیه میگردد

۲-بسته خرید توسط تیم مهندسی پالایش و با نظر مدیر پروژه نهایی میگردد

۳-بسته خرید به معاونت بازرگانی ارسال میشود

۴-بازرگانی بسته خرید را به وندور ها ارسال میکند.(طبق وندور لیست اعلام شده توسط مدیر پروژه)

۵-بازرگانی از وندورها پیشنهاد فنی دریافت میکند

۶-پیشنهاد فنی توسط مدیر پروژه و تیم مهندسی بررسی و نهایی میگردد

۷-بازرگانی روال اخذ پیشنهاد قیمت را به وندور ها اعلام میکند(مثلا دریافت در پاکات دربسته طبق زمان بندی)

۸-بازرگانی از وندور ها طبق پیشنهاد فنی نهایی شدن، استعلام قیمت اخذ میکند.

۹-طبق کمیسیون معاملات و تیم کمیسیون که یک عضو آن مدیر پروژه است پاکات مناقصه و پیشنهاد قیمت باز و صورتجلسه میگردد.

۱۰-بازرگانی پیشنهاد قیمت را برای بررسی نهایی به مدیر پروژه ارسال میکند.

۱۰-تیم پروژه پیشنهاد قیمت را بررسی میکند

۱۱-در صورت نیاز به علت عدم همخوانی پیشنهاد فنی با مالی ، تیم پروژه موضوع را به بازرگانی اعلام میکند

۱۲-بازرگانی موضوع را به وندور اعلام و مجددا پیشنهاد مالی اصلاح و نهایی میگردد.

۱۳-پس از نهایی شدن پیشنهاد مالی و برنده مناقصه، واحد مناقصه پیش نویس قرارداد را آماده میکند

۱۴-پیش نویس قرارداد برای وندور ارسال میگردد.

۱۵- قرارداد توسط وندور بررسی و امضاء و نهایی میگردد

۱۶- تضامین لازم جهت پیش پرداخت و حسن انجام کار از وندور اخذ میگردد

۱۷-پیش پرداخت به وندور پرداخت میگردد

۱۸-وندور زمان بندی و رول ساخت را علام میکند

۱۹-تایید نقشه های ساخت و بازرسی های لازم انجام میشود

۲۰-ساخت انجام میشود

۲۱-بازرسی نهایی انجام -تسفیه حساب با وندور انجام میگردد(از وندور فاکتور ارزش افزوده اخذ میگردد در صورت نیاز)

۲۲-کالا به سایت ارسال میشود.

۲۳-انبار دار کالا را تحویل میگیرد و رسید می نماید. MRS(PR-EX-Form-26)

۲۴-تضامین پیش پرداخت به وندور عودت میگردد

۲۵-تضامین حسن انجام کار تا دوره تضمین در واحد مالی باقی می ماند

فرآیند خرید در پروژه بخش دوم:

B-آن دسته از خرید هایی که توسط سرپرست کارگاه و انباردار طبق روال کمیسیون معاملات درخواست میشود و از شرح وظایف مدیر پروژه خارج است به شرح زیر میباشد :

۱-دفتر فنی کارگاه طبق نقشه ها احجام و موارد مورد نیاز را متره میکند

۲-دفتر فنی روی MTO درخواست خرید به انبار ارسال میکند MR. PR-EX-Form-26

۳-در صورت داشتن کالا در انبار، انبار دار درخواست موجودی را تایید و درخواست کالا را به سرپرست کارگاه ارائه میکند

۴-در صورت تایید سرپرست کارگاه، انبار دار حواله خروج را صادر و کالا به کارشناس فنی تحویل داده میشود.

۵-درصورت عدم موجود بودن کالا در انبار روال ۲ تا ۲۵  خرید های بخش ۱ مجددا تکرار میشود.

فرآیند خرید در پروژه بخش سوم:

C- آن دسته از خرید هایی که توسط تنخواه کارگاه تهیه میشود :

۱-دفتر فنی کارگاه طبق نقشه ها احجام و موارد مورد نیاز را متره میکند

۲-دفتر فنی روی MTO درخواست خرید به انبار ارسال میکند.

۳-در صورت داشتن کالا در انبار، انبار دار درخواست موجودی را تایید و درخواست کالا را به سرپرست کارگاه ارائه میکند

۴-در صورت تایید سرپرست کارگاه، انبار دار حواله خروج را صادر و کالا به کارشناس فنی تحویل داده میشود.

۵-درصورت عدم موجود بودن کالا در انبار  درخواست خرید به نفر تدارکات ارجاع میشود و خرید با هماهنگی سرپرست کارگاه انجام میشود.

مکاتبات در مهندسی خرید پروژه

در مهندسی خرید پروژه کلیه ی مکاتبات به ایمیل های زیر رسمی بوده و مانند سایر اسناد پروژه قابل استناد می باشد. طرفین می بایست نسبت به ارسال صحیح ایمیل ها دقت نموده و در صورت ارسال اشتباه ایمیل ها از جانب هر کدام از طرفین، طرف مقابل می تواند ایمیل ارسال شده را نادیده بگیرد.

مکاتبات فنی

• مشاور:

To:

CC:

• کارفرما:

To:

CC:

مکاتبات مالی و حقوقی

در مهندسی خرید پروژه مکاتبات مالی به صورت مکتوب و از طریق مدیر پروژه ، هماهنگ کننده پروژه و در صورت ضرورت از طریق مدیرعامل انجام خواهد شد.

ارسال و دریافت ترنسمیتال ها

• مشاور:

To:

CC:

از طریق یکی از ایمیل ها Automatic Reply to فعال می گردد.

• کارفرما:

To:

CC:

فرآیند خرید

کلیه فرآیندهای مربوط به مهندسی خرید پروژه بر اساس MR تولید شده ی مشاور که در مرحله ی مهندسی تایید شده است، توسط کارفرما انجام خواهد شد. بررسی پیشنهادات فنی و تهیه گزارش TBE و کلیه پیوست و مستندات آن بر عهده مشاور می باشد. در این راستا لازم است مشاور در چارچوب گزارش TBE و آیتم های ارزیابی در جدول TBE و متناسب با هر تجهیز آن را به تأیید کارفرما برساند. (یک نمونه TBE پیوست ارسال می شود.)

انتخاب فروشندگان در مهندسی خرید پروژه

لیست تأمین کنندگان، سازندگان و فروشندگان طبق جدول AVL مشتمل بر ۵ وندور تهیه و به عنوان پیشنهاد برای کارفرما ارسال خواهد شد. بدیهی است قبل از شروع فرایند خرید هر تجهیز در صورت نیاز کارفرما، لیست مزبور قابل تغییر می باشد.

در صورت تغییر فروشندگان در هر مرحله بعد از شروع بررسی پیشنهادات فروشندگان، به تناسب نفر ساعت مربوطه محاسبه و به عنوان اضافه کار برای مشاور در نظر گرفته خواهد شد.

تعداد فروشندگان در هر بسته ی خرید

برای هر بسته ی خرید پیشنهادات فنی از سه فروشنده توسط کارفرما به مشاور ارسال خواهد شد. در صورت اضافه شدن تعداد فروشندگان، به تناسب، نفر ساعت مربوطه محاسبه و به عنوان اضافه کار برای مشاور در نظر گرفته خواهد شد.

 زمان کل فرآیند خرید هر بسته ی خرید

زمان فرایند مهندسی خرید پروژه برای هر تجهیز متناسب با برنامه زمان بندی مدون شده اولیه توسط مشاور و کارفرما خواهد بود. بدیهی است در صورت نیاز به تغییرات، برنامه خرید به روز رسانی می شود.

در صورت طولانی شدن فرآیند خرید بیش از این زمان که مقصر آن مشاور نباشد کلیه هزینه های بالاسری توسط مشاور محاسبه و به وی پرداخت خواهد شد.

تعداد راندهای بررسی پیشنهادات

برای هر بسته خرید سه راند جهت بررسی پیشنهادات فنی در نظر گرفته خواهد شد. در صورت افزایش تعداد راند های بررسی که ناشی از قصور مشاور در تبادل و انتقال اطلاعات به وندورها نباشد، به ازای افزایش هر راند بررسی، به میزان ۱۵% نفرساعت بررسی خرید تجهیز مربوطه به مشاور پرداخت خواهد شد. بدیهی است عدم قصور مشاور می باید به تأیید کارفرما برسد.

زمان ارسال و پاسخ به پیشنهادات فنی

برای هر بسته ی خرید مطابق با برنامه ی اولیه می باشد و در صورت عدم وجود برنامه پیش از شروع فرآیند خرید زمان مورد نیاز طرفین توافق خواهد شد.

زمان ارسال فرم TBE

زمان بررسی پیشنهادات و ارسال گزارش نهائی TBE متناسب با برنامه زمان بندی مدون فرایند خرید خواهد بود

اقدامات پس از انتخاب فروشندگان

پس از دریافت گزارش TBE توسط کارفرما، کارفرما نسبت به انتخاب و عقد قرارداد با وندور منتخب اقدام خواهد نمود. در این جهت جلسه Kick-Off Meeting، تهیه Vendor Review Data book و بازرسی های حین ساخت، بر حسب درخواست کارفرما در قالب اضافه کاری به مشاور واگذار می شود. مبنای محاسبه اضافه کار اعلام برآورد مشاور و تأییدیه کارفرما می باشد.

نحوه مدیریت مدارک پیشنهادات خرید پروژه:

ارسال مدارک

ارسال مدارک بین طرفین تنها از طریق ترنسمیتال می باشد.

شماره دهی به ترنسمیتال ها

جهت شماره دهی به ترنسمیتال ها از کد زیر استفاده خواهد شد:

TR-PR- ARF-X-Y- CCCC

TR-PR- به عنوان مخفف نام ترنسمیتال های مربوط به خرید

ARF: نام پروژه

X- فرستنده (کارفرما A و مشاور P)

Yگیرنده (کارفرما A و مشاور P)

CCCC: شمارنده ترتیبی ترنسمیتال یک عدد چهار رقمی از ۰۰۰۱ تا ۹۹۹۹ که بازای هر فرستنده از شماره ۰۰۰۱ آغاز می گردد

انواع مدارک قابل تبادل بین طرفین در مهندسی خرید پروژه

• پیشنهادات فنی فروشندگان بر اساس MR تولید شده در مرحله ی مهندسی
• TCL (نظرات مشاور در ارتباط با پیشنهادات فنی فروشندگان و پاسخ های مربوطه.) چارچوب و آیتم های شفاف سازی و بررسی متناسب با هر تجهیز در فرم TCL قبلاً می بایست به تأیید کارفرما برسد. این فرم به منظور تأکید و اطمینان وندور از خواسته های کارفرما متناسب با اطلاعات مشاور می باشد. تا زمانی که هر یک از آیتم های TCL توسط مشاور نهائی (Closed) نشده، فرایند شفاف سازی ادامه خواهد یافت.
• فرم گزارش TBE به همراه پیوست های مربوطه (پیشنهادات نهایی تامین کنندگان، صورتجلسات، کلیه ی فرم ها و مکاتبات انجام شده در فرایند اخذ و بررسی پیشنهاد فنی وندور ها)

مراحل ارسال پیشنهادات فنی فروشندگان

ارسال و دریافت مدارک از فروشندگان و انتقال آن به مشاور مطابق فلوچارت پیوست ۱ می باشد.

انواع وضعیت پیشنهادات فنی

• Rejected (در صورت مغایرت فاحش مدرک و یا ارسال اشتباه)
• Commented (وجود برخی اختلافات با MR و نیاز به اصلاح توسط فروشنده)
• Approved As Noted (در صورت وجود برخی اشتباهات و یا نواقصی که جزئی بوده و تاثیری در خرید نداشته باشد)
• Approved (تایید کامل مدرک و عدم نیاز به تغییر توسط فروشنده)

نحوه پیشرفت دهی به کار مشاور در فرآیند هر بسته خرید

* منظور از “ارسال پاسخ های نهایی پیشنهاد فنی به وندورها” مرحله ای می باشد که مشاور کلیه پاسخ های مورد نیاز جهت اصلاح پیشنهاد وندور را اعلام نموده و وندور جهت ارائه پیشنهاد اصلاحی خود نیاز به جلسه و یا توضیح اضافی از سوی مشاور ندارد.

* هر یک از آیتم های فوق که در مراحل خرید نیاز نباشد، درصد پیشرفت آن مرحله برای مشاور در نظرگرفته خواهد شد.

مهندسی خرید پروژه

نحوه شماره گذاری در مهندسی خرید پروژه:

شماره دهی به پیشنهادات فنی فروشندگان

پیشنهادات فنی فروشندگان به صورت زیر شماره دهی خواهند گردید:

ARF-AAA-EP-BB-TPR-CCCC

ARF: نام پروژه

AAA: مخفف نام شرکت فروشنده

EP: مخفف نشان دهنده ی مرحله ی خرید

BB: دیسیپلین مدرک مطابق MDR پروژه

TPR: مخفف پیشنهاد فنی

CCCC: شماره ترتیبی مطابق MDR پروژه

به عنوان مثال پیشنهاد فنی مربوط به شرکت با نام AAA برای خرید تجهیز الکتریکال می تواند به صورت زیر شماره دهی شود:

ARF- AAA-EP-EL-TPR-6206

نام گذاری فایل های الکترونیکی پیشنهادات فنی فروشندگان

جهت نام گذاری فایل های الکترونیکی می بایست ابتدا کد پیشنهاد فنی و سپس شماره ویرایش آن را درج نمود.

به عنوان مثال نام گذاری فایل الکترونیکی مدرک پیشنهاد فنی مربوط به مثال قسمت قبل که دومین ویرایش آن می باشد به صورت زیر انجام می گردد:

ARF- AAA-EP-EL-TPR-6206-01

مهندسی خرید پروژه

نحوه شماره دهی به TCLها

جهت شماره دهی به TCLها می بایست تنها کلمه ی TCL به ابتدای شماره پیشنهاد فنی که TCL برای آن صادر گردیده است، اضافه شود. مثلا  TCL مربوط به مدرک ARF-AAA-EP-EL-TPR-6206 در مثال قسمت قبل به صورت زیر شماره دهی می گردد:

TCL- ARF- AAA-EP-EL-TPR-6206

نام گذاری فایل TCLها مهندسی خرید پروژه

جهت نام گذاری فایل های الکترونیکی TCLها می بایست ابتدا کد TCL و سپس شماره ویرایش پیشنهاد فنی مورد
بررسی را درج نمود. به عنوان مثال فایل الکترونیکی TCL در مثال قسمت قبل که مربوط به ویرایش دوم پیشنهاد فنی می باشد به صورت زیر شماره دهی می گردد:

TCL-ARF- AAA-EP-EL-TPR-6206-01

نحوه شماره دهی به صورتجلسات خرید با فروشندگان

در این پروژه صورت جلسات مربوط به خرید هر تجهیز به شکل زیر شماره دهی می گردد:

MOM-ARF-CCCC-DDDD

MOM: مخفف نام صورت جلسه

ARF: مخفف نام پروژه

CCCC: شماره بسته خرید

DDDD: شماره ترتیبی جلسه از ۰۰۰۱ تا ۹۹۹۹

نحوه شماره دهی به TBEها:

TBE هر بسته خرید به صورت زیر شماره دهی خواهند گردید:

ARF-PTM-EP-BB-TBE-CCCC

ARF: نام پروژه

PTM: مخفف نام مشاور

EP: مخفف نشان دهنده ی مرحله ی مهندسی خرید

BB: دیسیپلین مدرک مطابق MDR پروژه

TBE: نشان دهنده نوع مدرک که همان TBE می باشد

CCCC: شماره ترتیبی مطابق MDR پروژه

به عنوان مثال TBE مربوط به خرید تجهیز الکتریکال در مثال های قبل می تواند به صورت زیر شماره دهی شود:

ARF-PTM-EP-IN-TBE-6206

نام گذاری فایل های الکترونیکی TBEها

جهت نام گذاری فایل های الکترونیکی TBEها می بایست ابتدا کد TBE و سپس شماره ویرایش آن را درج نمود. به عنوان مثال فایل الکترونیکی TBE در مثال قسمت قبل که مربوط به ویرایش دوم TBE می باشد به صورت زیر شماره دهی می گردد:

ARF-PTM-EP-IN-TBE-6206-01

فرمت پیشنهادات فنی فروشندگان در مهندسی خرید پروژه

پیشنهادات فنی فروشندگان پروژه مطابق با MR آن تجهیز تهیه می گردد.

پیوست ۱: فلوچارت مراحل ارسال پیشنهادت فنی فروشندگان

فرآیند مهندسی خرید پروژهفرآیند مهندسی خرید پروژه

مهندسی خرید پروژه