دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد

۱- هدف 

هدف اصلي از دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد، تعريف روش و چگونگي ارزيابي تاخيرات پيمان مي‌باشد. اين دستورالعمل براي مديران پروژه شركت ، شركتهاي تابعه و همكار پروژه ارسال مي‌گردد. مراجع اين دستورالعمل، شرايط عمومي پيمان و بخشنامه هاي صادره سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور در مورد تاخيرات پيمان و تاخير در پرداخت مطالبات پيمانكار است.

 

۲- مسئوليتها در دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد

۱- دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد توسط واحد برنامه‌ريزي دفتر مركزي تهيه و پس از تاييد معاون برنامه‌ريزي و اقتصادي، با تصويب مدير عامل شركت به شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار و مديران پروژه ابلاغ مي‌شود.

۲- مديران پروژه و كارشناسان برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، نظرات و اصلاحات پيشنهادي در مورد اين  دستورالعمل را براي واحد برنامه‌ريزي ارسال نمايند. اصلاحات لازم در اين دستورالعمل انجام و نسخه  تجديدنظر شده مجدداً براي گيرندگان آن ارسال خواهد شد. مديران عامل شركتها و مديران پروژه، بايستي اقدام لازم جهت جمع آوري نسخ منسوخ و غيرمعتبر را انجام دهند.

۳- مدير پروژه، بايستي تاييد روش ارزيابي تاخيرات پيمان را بر اساس اين دستورالعمل قبل از شروع كار از دستگاه نظارت و يا كارفرما اخذ نمايد.

 

 

۳- مباني قراردادي در شرايط عمومي پيمان در مورد تاخيرات پيمان     

ماده۳۰ شرايط عمومي پيمان (در تجديدنظر شماره ۸۴۲/۵۴-۱۰۸۸/۲-۱مورخ ۳/۳/۱۳۷۸)  شامل بندهاي الف، ب، ج، د و ه، مربوط به شرايط تمديد مدت پيمان مي‌باشد. خلاصه بندهاي ماده ۳۰ به شرح زير است:

بند الف:

” در صورت وقوع هر يك از موارد زير كه موجب افزايش مدت اجراي شود پيمانكار مي‌تواند درخواست تمديد پيمان را بنمايد. پيمانكار درخواست تمديد پيمان را با ارائه محاسبات و دلايل توجيهي به مهندس مشاور تسليم می­كند و مهندس مشاور پس از بررسي و تاييد، مراتب را براي اخذ تاييد كارفرما  گزارش مي‌كند و سپس نتيجه تصميم كارفرما را به پيمانكار ابلاغ مي‌نمايد.

بند ب:

” اگر وقوع برخي از مواد مندرج شده در بند الف موجب كاهش مدت پيمان شود، مهندس مشاور با كسب نظر پيمانكار، كاهش مدت را تعيين مي­كند و مراتب را برای اتخاذ تصميم به كارفرما گزارش مي­نمايد و سپس نتيجه تصميم كارفرما را به پيمانكار ابلاغ مي‌كند”.

بند ج:

” در پايان مدت اوليه پيمان يا هر تمديد مدت پيمان، اگر كار به اتمام نرسيده باشد، مهندس مشاور با كسب نظر پيمانكار و با توجه به موارد تعيين شده در بند الف، علل تاخير كار را بررسي مي‌كند و ميزان مدت مجاز و غيرمجاز را با توافق پيمانكار تعيين مي‌نمايد و نتيجه را به كارفرما گزارش مي‌كند. سپس نظر كارفرما در مورد ميزان مجاز يا غيرمجاز تاخير كار به پيمانكار اعلام و معادل مدت تاخير مجاز، مدت پيمان را تمديد مي‌نمايد”.

بند د:

” در اجراي مفاد اين ماده براي تمديد مدت پيمان، تاخيرهاي همزمان ناشي از عوامل مختلف در بند الف، فقط يكبار محاسبه مي‌شود”.

بند ه:

” اگر پيمانكار با مهندس مشاور توافق نداشته باشد يا نسبت به تصميم كارفرما معترض باشد، طبق نظر كارفرما عمل مي‌شود و پيمانكار مي‌تواند بر اساس ماده ۵۳ براي حل مسئله اقدام نمايد”.

سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، بخشنامه شماره ۵۰۹۰/۵۳/۱۱۰۸۲-۱ مورخ ۲/۹/۱۳۶۰ را به استناد ماده ۲۳ قانون برنامه و بودجه صادر نموده است. در مقدمه اين بخشنامه آمده است:

 

دانلود پکیج CLAIM  شامل فایل اکسل – برنامه زمان بندی و یک گزارش لایحه تاخیرات

 

۴- نحوه محاسبه مدت تمديد به دليل تاخير كارفرما در پرداخت مطالبات پيمانكار

در بخشنامه ­شماره۵۰۹۰/۵۳/۱۱۰۸۲-۱، نحوه محاسبه تمديد پيمان در مورد تاخير پرداخت صورتوضعيتها و پيش‌پرداختها و همچنين كل مدت تمديد پيمان ارائه شده است. حروف استفاده شده در بخشنامه، غالباً‌ حروف يوناني است كه در اين دستورالعمل، جهت ساده‌تر كردن مطلب، از حروف لاتین استفاده شده است.

۴-۱- نحوه محاسبه تمديد به دليل تاخير در پرداخت صورتوضعيتها

در صفحه اول اين بخشنامه آمده است كه:”چنانچه در پرداخت هر يك از صورتوضعيتهاي موقت بعد از ضرب‌الاجل تعيين شده تاخيري رخ داده باشد مدت زماني كه از اين بابت به مدت پيمان اضافه مي‌‌شود از رابطه زير محاسبه مي‌گردد”: در اين فرمول:

T=  مدت تمديد پيمان يا تعداد روزهايي به مدت اوليه پيمان اضافه مي‌شود.

A=  مبلغ ناخالص صورتوضعيتي كه در پرداخت آن تاخير شده است(بر حسب ريال)

B= دوره صورتوضعيت است که فاصله زماني تاريخ تسليم صورتوضعيت مورد محاسبه و صورتوضعيت ماقبل آن به كارفرما بر حسب روز می­باشد.

در واقع، نسبت    نشان مي‌دهد كه متوسط هزينه پيمانكار در هر روز و در فاصله ميان دو صورتوضعيت چه ميزان بوده است.

C=  مدت اوليه پيمان مندرج در قرارداد بر حسب روز.

D=  مبلغ اوليه پيمان مندرج در قرارداد بر حسب ريال.

در واقع، نسبت     نشان مي‌دهد كه به هر روز از مدت پيمان،‌چه درصدي از مبلغ پيمان تعلق مي‌گيرد.

E=  مدت تاخير در پرداخت بر حسب روز است. اين مدت، تفاضل تاريخ واقعي پرداخت و تاريخ پرداخت طبق پيمان. تاريخ پرداخت طبق پيمان در مورد صورتوضعيتهاي موقت، عبارتست از ۱۰ روز بعد از تسليم صورتوضعيت به كارفرما.

 

۴-۲- نحوه محاسبه تمديد به دليل تاخير در پرداخت پيش‌پرداختها

“هرگاه در پرداخت پيش‌پرداختها تاخيري رخ داده باشد مدت زماني كه از اين بابت به مدت قرارداد اضافه مي‌‌شود به شرح زير محاسبه مي‌گردد”:

اگر در پرداخت قسط اول پيش‌پرداخت تاخيرشده باشد، مدت تمديد از رابط زير محاسبه مي‌شود:

T=  مدت تمديد پيمان يا تعداد روزهايي به مدت اوليه پيمان اضافه مي‌شود.

E=  مدت تاخير در پرداخت بر حسب روز است.

هرگاه در پرداخت اقساط بعدي تاخيري رخ داده باشد، مدت تمديد از رابطه زير به‌دست مي‌آيد:

در اين فرمول:

T=  مدت تمديد پيمان يا تعداد روزهايي به مدت اوليه پيمان اضافه مي‌شود.

A=  مبلغ كل كاركرد آخرين صورتوضعيت (بر حسب ريال) می­باشد. منظور از آخرين صورتوضعيت، آخرين صورتوضعيت قبل از تسليم ضمانتنامه است.

B= تفاضل تاريخ آخرين صورتوضعيت و تاريخ اولين پيش پرداخت بر حسب روز است.

C=  مدت اوليه پيمان مندرج در قرارداد بر حسب روز می­باشد.

D=  مبلغ اوليه پيمان مندرج در قرارداد بر حسب ريال است.

E=  مدت تاخير در پرداخت بر حسب روز است. اين مدت، تفاضل تاريخ واقعي پرداخت و تاريخ پرداخت طبق پيمان. تاريخ پرداخت طبق پيمان در مورد صورتوضعيتهاي موقت، عبارتست از ۱۰ روز بعد از تسليم صورتوضعيت به كارفرما.

تبصره: روش فوق همچنين در حالتهايي كه در يك مقطع زماني، چند فقره مطالبات پيمانكار پرداخت نشده باشد، مورد عمل قرار خواهد گرفت. لكن در اين حالتها، مجموع مدت تمديد از مدت زمان واقع بين اولين تاريخ پرداخت طبق پيمان و تاريخ واقعي آخرين پرداخت در مقطع مورد عمل بيشتر نخواهد بود.

 

۴-۳- نحوه محاسبه كل مدت تمديد

پس از تعيين كل مدت تمديد بابت تاخير در پرداختها، بايد با توجه به مبلغ كل كار طبق صورتوضعيتهاي قطعي و مبلغ كل پرداخت شده در صورتوضعيتهاي موقت (يا ماقبل قطعي پرداخت شده) مدت تمديد قابل قبول را طبق فرمول زير تعيين می­شود:

 

براي آگاهي از  جزييات اين محاسبات، به بخشنامه ياد شده مراجعه شود.

 

۵- علل تاخير و محور اصلي بررسي تاخيرات پيمان

به طور معمول، شروع بسياري از فعاليتهاي در تعهد شركت  و شركتهاي همكار، وابسته به انجام كارهاي تعهد شده از طرف كارفرما و دستگاه نظارت و ساير طرفهاي پروژه مي باشد. افزايش مدت و هزينه پيمان، ناشي از عوامل متعددي است كه غالباً خارج از اراده و كنترل پيمانكار است. برخي از مهمترين آنها به شرح زير مي‌باشد:

 

• تغيير اولويتهاي كاري توسط كارفرما
• کمبود مواد و مصالح
• تغيير مباني طراحي
• تعيير محل تجهيز كارگاه
• عدم انجام بموقع تعهدات كارفرما(مانند تحويل زمين، تامين مواد و مصالح و مانند اينها)
• وقوع شرايط نامناسب جوي
• عدم انجام تعهدات دستگاه نظارت
• عدم انجام تعهدات مشاور در تهيه و ارسال بموقع مدارك مهندسي و اجرايي
• افزايش احجام كاري، بيش از مقادير تعيين شده در قرارداد
• ابلاغ كارهاي جديد و اضافي خارج از اقلام مندرج در قرارداد
• تغييرات طراحي توسط كارفرما در حين انجام كار.
• تغيير روش اجراي كار توسط كارفرما و دستگاه نظارت

 

به عبارت بهتر، خاتمه قرارداد بر اساس برنامه‌زماني تاييد شده، وقتي محقق و عملي مي‌گردد كه تمام عوامل  دست‌اندركار پروژه اعم از كارفرما، مشاوران، پيمانكاران و به طور كلي تمام طرفهاي پروژه نسبت به انجام تعهدات قراردادي خود در زمانهاي تعيين شده در برنامه زماني اقدام نمايند.

ميدان اصلي بحث و گفتگو در مورد تاخيرات پيمانكار، برنامه زماني مصوب و تاييد شده قرارداد مي‌باشد. پيمانكار، در ابتداي شروع به كار، ملزم است برنامه زماني تفصيلي پروژه را تهيه و ارائه نمايد.

برنامه زماني تهيه شده توسط پيمانكار را مشاور مادر (دستگاه نظارت) و كارفرما بررسي نموده و ايرادات را به پيمانكار منعكس مي نمايند. برنامه زماني، پس از انجام اصلاحات لازم توسط پيمانكار، مورد تاييد مشاور مادر (نظارت) و كارفرما قرار مي‌گيرد.

فرض بر اين است، كه در برنامه زماني تفصيلي پروژه، روابط ميان فعاليتها به درستي (بر اساس روابط فيزيكي يا اجباري) تعريف كرده است و مدت اجراي فعاليتها، نيز، متناسب با حجم كار و عملكرد گروههاي كاري اجرايي آنها تعيين شده است و همچنين تاريخها و تعهدات قراردادي كارفرما و ساير طرفهاي پيمان، نيز، در برنامه زماني تعريف و ارتباط آنها با فعاليتهاي پيمانكار مشخص گرديده است.

 

۶- كارگروه بررسي تاخيرات و اقدامات لازم جهت ارزيابي تاخيرات

سرانجام، در دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد مدت پيمان پايان مي‌يابد و دستگاه نظارت، بر اساس وظايف محوله، تاخيرات پيمان و دعاوي پيمانكار در مورد هزينه ها را بررسي و اظهار نظر مي‌نمايد. براي توضيح علل تاخير پروژه از مدت پيش‌بيني شده در قرارداد، بايستي شركت ، مستندات و دلايل مناسب و كافي را در اختيار داشته باشد.

در بررسي تاخيرات پيمان،‌ تمام رويدادها يا وقايع مهم پيمان، مانند تاريخهاي شروع و خاتمه پروژه و همچنين تاريخهاي تعهد شده‌اي كه پيمانكار در قرارداد با كارفرما آنها را قبول كرده است، مورد توجه و ارزيابي قرار     مي‌گيرد. اين بررسيها، توسط كارگروه بررسي تاخيرات قرارداد انجام مي‌شود.

اين كارگروه، با حضور يك يا دو نفر از كارشناسان با تجربه دستگاه نظارت و پيمانكار (به تعداد مساوي)، كه آشنايي كافي با مباني روش مسير بحراني و كار با بسته هاي نرم افزار برنامه‌ريزي و كنترل پروژه دارند تشكيل مي‌شود. در صورت موافقت طرفين مي‌توان از فرد ثالثي به‌عنوان حكم نيز در اين گروه دعوت كرد. اعضاي كارگروه، نظرات خود در هر مورد را مطرح و پس از تاييد آن توسط طرف ديگر در برنامه زماني منظور مي‌كنند.

اعضاي كارگروه بایستی دو نکته مهم را این بررسی در نظر داشته باشند:

 

• با تغییر جایگاه سازمانی آنها در این کارگروه، نظرشان در مورد روش و چگونگی اصلاحات برنامه زمانی عوض نشود.
• فرض کنند که هنوز پیمان شروع نشده و این گروه قرار است برنامه زمانی آن را تهیه و خاتمه آن را با توجه به رویدادهای خارج از کنترل پیمانکار تعیین نمایند.

روش بررسي و محاسبه تاريخ جديد خاتمه قرارداد (و ديگر تاريخهاي تعهد شده طرفهاي پيمان در برنامه زماني) و اقداماتي كه بايستي توسط اين كارگروه انجام شود، به شرح زير مي‌باشد:

 

۶-۱- اخذ فايل برنامه زماني تاييد شده قرارداد

برنامه‌زماني تاييد شده قرارداد، به عنوان پايه و مبناي بررسي و درج تغييرات و اصلاحات در نظر گرفته        مي‌شود. اين برنامه، پروژه هدف۱ ناميده مي‌شود.

۶-۲- تهيه كپي از برنامه زماني تاييد شده در دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد

يک كپي از پروژه هدف۱ تهيه و پروژه هدف۲ ناميده مي‌شود. اصلاحات و تغييراتي كه در عمل و در اجراي پروژه اتفاق افتاده است، در اين برنامه زماني انجام مي شود. اقدامات اصلاح برنامه زماني به شرح زير است.

 

۶-۳- بررسي صحت روابط ميان فعاليتها و اصلاح آنها

فرض بر اين است، كه روابط ميان فعاليتها در برنامه زماني تفصيلي پيمان، به درستي (بر اساس روابط فيزيكي يا اجباري) تعريف شده است و مدت اجراي فعاليتها، نيز، متناسب با حجم كار و عملكرد گروههاي كاري اجرايي آنها تعيين گرديده است و همچنين تعهدات قراردادي كارفرما و ساير طرفهاي پروژه و عوامل خارجي ديگر در برنامه‌زماني به صورت رويدادهاي مناسب تعريف شده و ارتباط آنها با فعاليتهاي پيمانكار مشخص گرديده است.

در اين مرحله، كارگروه بررسي تاخيرات پيمان، با این فرض که پیمان هنوز شروع نشده و آنها مسئولیت تهیه برنامه زمانی را دارند، سعي مي‌كند كه اصلاحات لازم را در برنامه زماني تفصیلی پيمان انجام دهند، به طوری که برنامه زمانی تفصیلی، منعكس‌كننده تمام واقعيات شرايط اجرايي پروژه باشد.

به عبارت بهتر، هر گونه اشتباه و خطاي طرفين پيمان در برنامه زماني تفصيلي پيمان، در اين مرحله قابل دادخواهي است. زيرا، هدف در اين مرحله شناخت درست برنامه­زماني پيمان قبل از اجراي آن است.

نمايندگان پيمانكار و دستگاه نظارت، مدارك و مستندات خود در مورد هر يك از انواع اصلاحات را جهت بررسي و تاييد اعضاي كارگروه ارائه مي‌نمايند. در صورت تاييد كارگروه، آثار آنها در برنامه زماني، به ترتیبی که در زیر توضیح داده شده است، منظور مي‌گردد.  اقدامات اصلاح برنامه زماني پيمان به شرح زير است:

۶-۳-۱- بررسي صحت روابط ميان فعاليتها و اصلاح آنها

منظور از اين اقدام، اصلاً بررسي يك‌به‌يك روابط فعاليتها در برنامه زماني نيست. بلكه، چنانچه، هر يك از طرفين نسبت به نادرستي رابطه‌اي ايراد داشته باشد، آن را مطرح و اعضاي كارگروه آن را بررسي و اظهار نظر كارشناسي مي‌نمايند.‌ در اين مرحله، فرض بر اين است كه هنوز پروژه شروع نشده و این گروه می­خواهند خاتمه پروژه را با توجه به رویدادهای خارج از کنترل پیمانکار محاسبه کنند. در این گام بایستی  به نكات زير توجه داشت:

• اگر روابط ميان فعاليتها در برنامه زماني، علي‌رغم تاييد آن توسط دستگاه نظارت و كارفرما نادرست باشد، بايستي اصلاحات لازم در مورد آنها انجام شود. روابط اضافي و بي مورد ميان فعاليتها حذف شده و روابط فراموش شده بدانها اضافه شود.
• اصلاحات لازم در مورد نوع عوامل درنگ و ميزان درنگ، مانند روابط فعاليتها، بایستی منظور گردد.

به طور كلي، روابط ميان فعاليتها در برنامه‌زماني، ‌بايستي از نوع روابط فيزيكي يا اجباري و همچنين ترجيهي باشد. به‌عبارت بهتر، روابط منبعي ميان فعاليتها، به ويژه در مورد   ماشين­آلات و تجهيزات( بجز موارد استثنايي كه پيمانكار قادر به تامين منبع اجرايي نباشد و اين امر مورد تاييد تمام اعضاي كارگروه باشد) قابل قبول نيست و اين نوع از روابط بايستي حذف ‌شود.

بنابراين، برنامه زماني ناشي از تسطيح و تراز  كردن منابع اجرايي فعاليتهاي تعهد شده پيمانكار، ملاك انجام اين كار نيست و در اين مرحله ارزشي ندارد (به استثنا مواردي كه تامين منابع بر عهده كارفرما و مقادير آن در هر مرحله از تحويل تعيين شده است).

 

۶-۳-۲- تغيير و اصلاح مدت اجراي فعاليتها

پيمانكار، متعهد انجام فعاليتها در مدت اجراي اعلام شده در برنامه زماني مصوب است. بنابراين، در اين مرحله، تنها مدت اجراي آن دسته از فعاليتهاي پيمانكار در پروژه هدف۲ تغيير مي‌كند كه حجم كار آنها افزايش يا كاهش يافته باشد. ميزان افزايش يا كاهش مدت اجراي اين فعاليتها، متناسب با حجم كار و مدت اوليه آنها در پروژه هدف۲ افزايش يا كاهش مي‌يابد.

 

۶-۳-۳- بررسي فعاليتهاي اضافي و فراموش شده

در اين مرحله، آثار ناشي از ۲۵ درصد افزايش مبلغ پيمان و الحاقيه­هاي قرارداد منظور نمي‌شود. زيرا، چالش خاصي در مورد افزايش مدت پیمان ناشي از این موارد وجود ندارد. چگونگي تاثير اين موارد، در بند ۶-۶ توضيح داده شده است.

در این مرحله، فعاليتهاي فراموش شده در چارچوب شرح خدمات تعیین شده پیمانکار، به برنامه زماني افزوده شده و رابطه آنها با ساير فعاليتها در پروژه هدف۲ تعريف مي‌شود و فعاليتهاي اضافي و بي­مورد (غیرمرتبط با چارچوب شرح خدمات) حذف می­شود.

 

۶-۳-۴- منظور کردن فعاليتهاي اضافی و جدید

منظور از فعالیتهای اضافی و جدید، کارهای اضافی و جديد تا سقف ۲۵ درصد مبلغ قرارداد و الحاقیه قرارداد است. کارگروه بررسی تاخیرات بایستی سیاست خود در مورد این فعالیتها را مشخص کند و یکی از دو گزینه زیر را انتخاب نماید:

۱- گزینه استناد به روش رایج در مورد منظور کردن افزایش مدت پیمان در مورد کارهای ابلاغ شده در چارچوب ۲۵ درصد. يعني افزايش مبلغ پيمان و الحاقيه­هاي پيمان به مدت اوليه آن. در بند ۷، در این مورد توضیح داده شده است.

۲- روش افزودن تمام فعالیتهای جدید و اضافی به برنامه­زمانی و تعیین روابط آنها با سایر فعالیتها (نظیر فعالیتهای فراموش شده). در اين حال، تاريخ ابلاغ آنها نيز بايستي به نحو مقتضي منظور گردد.

 

۶-۳-۵- حصول اطمينان از انعكاس تعهدات كارفرما و ساير طرفهاي پروژه در برنامه زماني

تعهدات كارفرما، مانند تحويل زمين، ابلاغ مدارك مهندسي و اجرايي، صدور مجوزهاي شروع عمليات، تاييد مدارك ارسالي پیمانکار جهت تاييد كارفرما، اخذ مجوزهاي لازم تعهد شده، ‌تحويل مواد و مصالح تعهد شده و نظير اينها، بايستي به صورت رویداد یا فعالیتهایی در برنامه زماني منظور شده باشد. بنابراين، مواردي كه منظور نشده است، به صورت رويدادهاي مهم در برنامه زماني تعريف و به فعاليتهاي پيمانكار مرتبط مي‌شود.

اگر اين كار هم انجام نشود، بايستي فعاليتهاي بعدي آنها در برنامه زماني از طرف گروه مشخص گردد.

 

۶-۳-۶- تاييد گزارش اقدامات انجام شده

اعضاي كارگروه، در پايان اين مرحله، بايستي هرگونه نظر و توصيه‌اي را كه در مورد اصلاحات برنامه زمانی دارند مطرح نموده باشند و گزارش اقدامات انجام شده تا اين مرحله را امضا و برنامه زماني اصلاح شده را تاييد نمايند. بررسی فایل برنامه زمانی و اصلاح آن تا حصول توافق بر صحت برنامه زمانی ادامه می­یابد.

اين برنامه اصلاح شده را زمانبندي كنيد.

تاريخ خاتمه پيمان در اين برنامه زماني، ملاك ارزيابي تاخير نيست و مدت پيمان، كماكان مبناي محاسبه تاخيرات است. به نكات زير توجه شود:

• اگر تاريخ محاسبه شده كمتر از مدت پيمان باشد، اين كاهش مدت به نفع پيمانكار است و در واقع اين فاصله موجب كاهش تاخيرات احتمالي پيمان مي‌شود.

• اگر تاريخ محاسبه شده بيشتر از مدت پيمان باشد، مسئوليت آن متوجه پيمانكار است و اين زمان بايستي از تاريخ محاسبه شده برنامه زماني، پس از منظور كردن تاريخهاي واقعي تعهدات كارفرما و آثار ساير عوامل خارجي كه در بند ۶ اقدامات توضيح داده شده است، كسر گردد. به عبارت ديگر، اين افزايش زماني، ‌به نفع كارفرما است.

 

۶-۴- تهيه كپي از فايل برنامه زماني هدف ۲

تاكنون، اقدامات لازم براي اصلاح برنامه زماني و انطباق آن با واقعيات اجرايي انجام شده است. اكنون بايستي يك كپي از اين برنامه زماني تهيه شود تا بتوان تاريخهاي واقعي انجام تعهدات كارفرما و تاثيرات ساير عوامل خارجي (غير از صورتوضعيتها) را بر پروژه ارزيابي كرد. كپي اين فايل برنامه زماني، برنامه زماني هدف ۳ ناميده مي‌شود.‌

 

۶-۵- منظور كردن آثار عوامل خارجي بر پروژه

مهمترين عوامل خارجي كه خارج از اراده و كنترل پيمانكار هستند و ممكن است بر مدت اجراي پيمان تاثير بگذارند، در قسمت پنجم توضيح داده شد. در اين مرحله، بايستي نتيجه عملكرد اين عوامل (تاريخهاي واقعي انجام تعهدات كارفرما و آثار زماني ساير عوامل خارجي)، بر فعاليتهاي برنامه زماني پيمان منظور شود. در برنامه زماني هدف۳ منعكس و منظور ‌گردد.

در این قسمت، اقداماتي كه براي ارزیابی مهمترين عوامل خارجي انجام مي‌شود، توضیح داده می­شود. نحوه ارزیابی آثار سایر عوامل که در این قسمت مطرح نشده، بایستی با توجه به فلسفه و روح کلی این روش ارزیابی و منعکس گردد. مهمترین اقدامات اصلاحی، عبارتند از:

۶-۵-۱- درج تاريخهاي واقعي انجام تعهدات كارفرما و ساير طرفهاي پروژه

اگر كارفرما و يا ساير طرفهاي پروژه در انجام تعهدات خود تاخير كرده باشد، طبيعي است كه بايستي انتظار داشت فعاليتهاي پيمانكار هم ديرتر از تاريخ محاسبه شده در برنامه زماني اجرا شود. آن دسته از تاريخهاي واقعي انجام تعهدات كارفرما، كه مورد تاييد كارگروه ‌باشد، به صورت يك قيد زماني (Constraint) مناسب در برنامه زماني هدف ۳ منعكس مي‌شود. اين قيود را مي‌توان به صورت يك قيد زماني شروع هم براي شروع فعاليتهاي مرتبط با آنها منظور كرد.

هيچيك از تاريخهاي واقعي شروع و خاتمه فعاليتهاي پيمانكار كه ناشي از عوامل داخلي( عوامل تحت كنترل پيمانكار) است، در پروژه هدف۳ منظور نمي‌شود. زيرا، فرض بر اين است كه پيمانكار بايستي فعاليتها را در مدتهاي تعيين شده و بر اساس روابط مفروض ميان آنها انجام دهد. بنابراين، موانع و مشكلات و تنگناهاي پيمانكار (ناشی از عوامل داخلی) در اجراي فعاليتهاي تعهد شده، در اين برنامه زماني منظور نمي‌شود. تاخیرات پیمانکار از بابت عوامل داخلی، موجب طولانی شدن تاریخ خاتمه واقعی پیمان می­شود.

در مورد پروژه‌هاي طراحي و ساخت (EPC) و يا ساير روشهای اجرایی كه پيمانكار ملزم به ارسال مداركي براي براي تاييد كارفرما مي‌باشد، براي حذف تاخيرات احتمالي پيمانكار از ارسال مدارك و همچنین تامين شرايط اجرايي مناسب (برای اخذ مجوزهای شروع کار)، بايستي تفاضل تاريخ ارسال آخرين تجديدنظر مدرك (كه كارفرما با دريافت آن، مدرك را تاييد كرده است) با تاريخ ارسال مدرك تاييد شده را محاسبه و اين عدد از مهلت زماني تعيين شده براي بررسي و اظهار نظر كارفرما (كه معمولاً ميان ۱۰ تا ۲۰ روز است) كسر گردد و نتيجه( که ممکن است به صورت عددي مثبت يا منفي باشد) با تاريخ انجام آن رويداد در برنامه زماني جمع و تاریخ حاصله به صورت يك قيد زماني مناسب براي آن رويداد تعريف شود.

۶-۵-۲- بررسي آثار شرايط نامناسب جوي و شرايط نامنتظره و غير قابل پيش­بيني و منظور كردن تاثيرات آنها

تاثيرات شرايط نامناسب جوي و شرايط نامنتظره و غيرقابل پيش­بيني برمدت اجراي پيمان بایستی به نحو مناسب در مورد فعاليتهاي مرتبط با اين شرايط منظور ‌شود.

تاريخهاي روزهايي كه كارگاه، بر اساس گزارش تاييد شده دستگاه نظارت، به دليل شرايط نامناسب جوي تعطيل بوده است، در تقويم برنامه زماني تعطيل مي‌شود.

در صورتي كه برخي از فعاليتهاي پروژه، به دليل نوع خاص شرايط جوي (مانند سيل) تخريب شده باشند، بايستي مدت زمان لازم براي پاكسازي و بازسازي را به نحو مناسب (مانند افز.ودن اين مدت به مدت اوليه در برنامه زماني) براي اين فعاليتها منظور كرد.

پيمانكاران بايستي توجه داشته باشند كه بر اساس زير بند ۴ بند الف ماده ۳۰ شرايط عمومي پيمان، جهت طرح ادعا در مورد تاخير كارفرما در ارائه مدارك و ساير موارد تعهد شده، بايستي درخواست خود را طي نامه و بر اساس برنامه زماني تفصيلي به مهندس مشاور اعلام كرده باشند.

۶-۵-۳- بررسي آثار ناشي از كمبود مواد و مصالح

در برخي از موارد، پيمانكار منابع مالي لازم براي تامين منابع اجرايي را در اختيار دارد و هيچگونه تعللي در تامين آنها ندارد، اما، به دليل فقدان منابع اجرايي مورد نياز در بازار (مانند سيمان و ميلگرد)، قادر به خريد آنها و اجراي برخي از فعاليتهاي پيمان نمي‌باشد.

پيمانكار، موظف است فهرست فعاليتهايي را كه با شرايط فوق، با تاخير اجرا شده‌اند را مشخص و به كارگروه ارائه نمايد. در صورت تاييد درستي و صحت اين ادعا، مي‌توان تاريخ گشايش در عرضه اين منابع را به عنوان قيد زماني شروع براي شروع اين دسته از فعاليتها منظور كرد.

خرابي تجهيزات و ماشين‌آلات، بجز مواردي استثنايي كه اعضاي كارگروه تاييد نمايند، قابل طرح در اين موضوع نيست.

 

۶-۵-۴- بررسي آثار ناشي از رويدادهاي غيرمنتظره

برخي از رويدادها و اتفاقات غيرمنتظره (مانند تحريمهاي ناشي از تامين كنندگان كالا در انجام تعهدات قراردادي، مشكلات ناشي از گشايش اسناد اعتباري)، حوادث خارج از اراده و كنترل پيمانكار هستند. لازم است كه تاثير اين گونه از عوامل خارجي نيز در برنامه زماني به نحو مناسب منعكس شود.

 

۶-۵-۵- بررسي آثار ساير عوامل خارجي

ماموريت اصلي كارگروه بررسي تاخيرات پيمان، بررسي و تاييد آثار زماني هر يك از عوامل خارجي بر مدت اجراي پيمان و انعكاس آنها در برنامه زماني اصلاح شده پيمان است. بنابراين، اعضاي كارگروه، بايستي آثار ساير عوامل خارجي (از جمله تعليق‌هاي جزيي و كلي) را بررسي و تاثير اين گونه از عوامل خارجي را در برنامه زماني به نحو مناسب منعكس نمایند.

 

۶-۵-۶- تاييد گزارش اقدامات انجام شده

اعضاي كارگروه بررسي تاخيرات پيمان، بايستي گزارش اقدامات انجام شده تا اين مرحله را تاييد و امضا نمايند.

 

۶-۵-۷- زمانبندي پروژه هدف

در اين مرحله، فرض بر اين است كه هنوز پروژه شروع نشده است و از ابتدا ما آگاهي داشتيم كه كارفرما و ساير طرفهاي پروژه تعهدات خود را در تاريخهاي مذكور ( تاريخهاي واقعي انجام آنها) انجام مي‌دهند و شرايط جوي نامناسب در تاريخهاي مشخص شده در برنامه زمانی روي مي‌دهد و ساير عوامل خارجي ديگر نيز به ترتيبي كه ذكر شده بر خاتمه پيمان اثر مي‌گذارند.

بنابراين، اكنون بايستي ببينيم اگر از ابتداي كار قرار بود پيمانكار با اين شرايط كار خود را انجام دهد، كار در چه تاريخي خاتمه مي‌يافت. براي انجام اين كار، برنامه زماني اصلاح شده پروژه هدف۳، با تاريخ شروع پروژه در پروژه هدف۱ زمانبندي مي‌شود.

 

۶-۶- تعيين تاخير مجاز در دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد

با مقايسه تاريخ خاتمه واقعي پيمان و تاريخ محاسبه شده در برنامه زماني هدف ۳، مي‌توان ميزان مجاز بودن تاخيرات پيمانكار را مشخص كرد. براي محاسبه ميزان تاخيرات، اقدامات زير بايستي انجام شود:

 

۱- مدت اضافي بر مدت پيمان، كه در بند ۳ اين اقدامات براي برنامه زماني هدف ۳ محاسبه شده (در صورت وجود)، از تاريخ خاتمه برنامه زماني هدف ۳ كسر گردد.

۲- تعیین مدت زمان ناشي از ابلاغ افزایش مبلغ پیمان تا سقف ۲۵ درصد مبلغ پيمان. روش رایج در این مورد، این است که ضریب مبلغ افزوده شده به مبلغ پیمان را در مدت پیمان ضرب و مدت افزوده شده را تعیین    می­کنند.

۳- مدت زمان ناشي از ابلاغ الحاقيه‌هاي پيمان، به تاريخ خاتمه برنامه زماني هدف۳ افزوده شود.

۴- بررسي مستندات ارائه شده پيمانكار در مورد تاخير كارفرما در پرداخت مطالبات و افزودن افزايش زمان ناشي از آن به تاريخ محاسبه شده در پروژه هدف ۳.

در برخي از قراردادها، كارفرما تعهد مي­کند كه هزينه ديركرد مبالغ تاييد شده صورت‌وضعيتها را بر اساس نرخ تورم اعلام شده به پيمانكار بپردازد. در چنين قراردادهايي، اين بند از جريان كار خارج مي­شود.

۵- مقايسه تاريخ واقعي خاتمه كار پيمانكار، با تاريخ خاتمه محاسبه شده در پروژه هدف۳. چنانچه تاريخ واقعي خاتمه پيمان، كمتر از تاريخ خاتمه محاسبه شده در پروژه هدف۳ باشد، تاخيرات پيمانكار مجاز مي‌باشد. در غير اين صورت، تفاضل اين دو تاريخ، ناشي از تاخير پيمانكار در اجراي پيمان است.

 

تذكر مهم در دستورالعمل بررسي تاخيرات قرارداد:

اگرچه مطالبي كه در این دستورالعمل، به صورت بايد و الزام بيان مي‌شود، اما بايستي به خاطر داشت كه اين مطالب بيشتر جنبه راهنمايي و ارائه الگوي كلي براي انجام اين كار دارد و همان طور كه مي‌بينيد در هر مورد از بندهاي اين روش استثنائاتي نيز وجود دارد كه كارگروه بررسي تاخيرات بايستي بر اساس طبيعت پروژه‌هاي مختلف و تعاملهاي گوناگون قراردادي ميان كارفرما و پيمانكار و فلسفه نهفته در این روش، راه‌كارهاي مناسب را بيابد.