روش تهیه FINAL BOOK پروژه

۱.مقدمه :

در روش تهیه FINAL BOOK پروژه کتابچه نهایی پروژه شامل تمامی مدارک تولید شده در تمامی فازهای پروژه (مهندسی، طراحی، کنترل کیفیت، خرید و اجرا و …) است که در انتهای هر پروژه به صورت هارد کپی (Hard Copies) و سافت کپی (Soft Copies) در تعداد نسخ مشخص شده (طبق قرارداد) به کارفرمای پروژه ارائه و تحویل می‌گردد. روش تهیه FINAL BOOK پروژه Final Documentation Handover Procedure (رویه تحویل نهایی مستندات) شامل مراحل مختلفی است که باید به دقت اجرا شوند. در زیر یک راهنمای کلی برای تهیه این مدرک آورده شده است.

برای مثال، در پروژه ساخت یک پل، کتابچه نهایی شامل مدارک طراحی اولیه پل، محاسبات مهندسی، گزارشات کنترل کیفیت مواد، تأییدیه‌های نظارتی، مدارک بازرسی‌های حین ساخت، و گزارشات نهایی آزمایشات پس از اتمام ساخت می‌باشد. این مدارک همگی به صورت هاردکپی و سافت‌کپی تحویل کارفرما می‌شوند.

لیست مهمترین مدارکی که میبایست در روش تهیه FINAL BOOK پروژه آورده شود :

۱-بسته های خرید MR

۲-برنامه زمان بندی

۳-MDR (مدارک طراحی)

۴-Basic Design

۵-Detail Design

۶-Vendor Documents

۷-Manuals

۸-Vendor Design Book

۹-Manufacturing Data Report

۱۰-Construction Procedures/Specification

۱۱-ITP & QCP

۱۲-Welding Documents

۱۳-Material Documents

۱۴-Technical Queries/Site Queries/NCR

۱۵-Permits and Work Delivery Check Lists

۱۶-As built Drawings

۱۷-Civil -Structure -Piping -Mechanical -Electrical -Instrument -Telecommunication -Safety -Commissioning -All Supervisory reports -DATA

۱۸- هر مدرک فنی دیگر

۱۹-تمامی روی های طراحی – خرید – اجرا و کدینگ

۲۰-گواهینامه ها – گزارشات تست و بازرسی و صورتجلسات

۲۱-فرم های مربوطه

برای مثال، در پروژه ساخت، مدارک تست‌های آزمایشگاهی، گزارشات بازرسی مواد اولیه، فهرست بسته‌بندی تجهیزات و گواهینامه‌های کیفیت مواد مصرفی همگی در کتابچه نهایی جایگذاری می‌شوند.

این فهرست می‌تواند با توجه به نیازهای خاص هر پروژه و سازمان تغییر و تکمیل شود.

• 

  روش تهیه FINAL BOOK پروژه

مستندات نهایی دارای پنج پرونده است که در جدول زیر توضیح داده شده است

روش تهیه FINAL BOOK پروژه

روش تهیه FINAL BOOK پروژه

دانلود

Final Documentation Handover Procedure

۱. مقدمه در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۱.۱ هدف: اطمینان از تحویل صحیح و کامل مستندات پروژه به ذینفعان.
• ۱.۲ دامنه: این مدرک برای پروژه XYZ کاربرد دارد.
• شناسایی مدارک مورد نیاز: شناسایی تمامی مدارک مورد نیاز براساس لیست‌های MDR (Master Document Register) و VPIS (Vendor Print Index Schedule).
• دریافت مدارک از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان: جمع‌آوری مدارک از تمامی پیمانکاران و تأمین‌کنندگان، شامل نقشه‌ها، محاسبات، گزارشات، تأییدیه‌ها و غیره.
• بررسی و تطابق مدارک: بررسی مدارک دریافتی و اطمینان از تطابق آنها با الزامات پروژه و قرارداد.
• بر روی گزارش Cover Sheet قرار گیرد.این برگه های جلد روی برگه های رنگی و در رنگ های مربوط به هر پرونده چاپ می شود

۲. تعاریف و اصطلاحات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۲.۱ تعاریف کلیدی:
  • مستندات نهایی (Final Documentation): کلیه مستندات که باید پس از پایان پروژه تحویل داده شوند.
• ۲.۲ اصطلاحات رایج:
  • ذینفعان (Stakeholders): افرادی که مستندات به آن‌ها تحویل داده می‌شود.
  • تهیه ایندکس نهایی: تهیه ایندکس نهایی براساس دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure) و در فرمت ارائه شده (معمولاً فایل Excel).
  • ارسال ایندکس برای تأیید: ارسال ایندکس نهایی به کارفرما و مشاور پروژه برای تأیید نهایی.

۳. مسئولیت‌ها در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۳.۱ نقش‌ها و مسئولیت‌ها:
  • مدیر پروژه: نظارت بر فرآیند تحویل مستندات.
  • تیم مستندسازی: تهیه و بسته‌بندی مستندات.
  • ذینفعان: دریافت و تأیید مستندات.

۴. فرآیند تحویل مستندات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۴.۱ لیست مستندات نهایی:
  • لیست کامل مستندات که باید تحویل داده شوند.
• ۴.۲ بررسی و تأیید مستندات:
  • تمام مستندات باید قبل از تحویل نهایی بررسی و تأیید شوند.
• ۴.۳ فرمت‌ها و استانداردها:
  • مستندات باید بر اساس استانداردهای تعیین‌شده تهیه شوند.
• ۴.۴ بسته‌بندی و شماره‌گذاری مستندات:
  • مستندات باید به طور مناسب بسته‌بندی و شماره‌گذاری شوند.
  • کلاسورهای پلاستیکی با بهترین کیفیت (ضد آب) رنگ سفید با ۴ سوراخ جهت ارسال پرونده نهایی. برای ابعاد کلاسورها به تصویر زیر مراجعه کنید
  • بیش از ۸۰ درصد ظرفیت کلاسورها نباید پر شود
  • مجموعه سی دی رام حاوی تمام اسناد/طراحی ها به فرمت های Acrobat “PDF” باشد
  • تمامی فایل های قابل ویرایش در CD قرار گیرد
  • فهرست نقشه های ساخته شده باید برای تایید توسط پیمانکار در طول فاز مهندسی برای کارفرما صادر شود و تمام موارد در شاخص تایید شده حتی در صورت عدم تجدید نظر از AFC تولید شود.
  • تمام نقشه ها باید در اندازه اصلی خود باشند. هنگامی که آنها اندازه A3 هستند، باید به اندازه A4 تا شوند. هنگامی که اندازه A2 و بزرگتر هستند، باید تا شوند و در پوشش های پلاستیکی (پوشش های ۴ سوراخ) قرار داده شوند.

روش تهیه FINAL BOOK پروژه

۵. روش‌های تحویل 

• ۵.۱ تحویل الکترونیکی:
  • مستندات به صورت فایل‌های PDF از طریق ایمیل یا سیستم مدیریت مستندات تحویل داده می‌شوند. یا CD
• ۵.۲ تحویل فیزیکی:
  • مستندات به صورت پرینت شده در پوشه‌های مخصوص تحویل داده می‌شوند. -زونکن های مرتبط
• ۵.۳ نحوه تحویل و زمانبندی:
  • زمان و مکان تحویل مستندات باید از قبل تعیین شود.
  • دسته‌بندی مدارک بر اساس فازهای پروژه: دسته‌بندی مدارک براساس فازهای مختلف پروژه مانند مهندسی، طراحی، ساخت، کنترل کیفیت و غیره.
  • استفاده از جداکننده‌های مقوایی: استفاده از جداکننده‌های مقوایی (Divider) بین مدارک مختلف برای تفکیک و سازماندهی بهتر.

۶. کنترل کیفیت در روش تهیه فاینال بوک پروژه

• ۶.۱ فرآیندهای کنترل کیفیت:
  • مستندات باید بر اساس چک لیست‌های تعیین‌شده بررسی شوند.
• ۶.۲ چک لیست‌های تحویل:
  • استفاده از چک لیست‌های مخصوص برای هر مستند.
• ۶.۳ بررسی نهایی:
  • تأیید نهایی توسط مدیر پروژه.

۷. تحویل نهایی و پذیرش در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۷.۱ امضای تحویل:
  • دریافت امضای ذینفعان هنگام تحویل مستندات.
• ۷.۲ مستندات پذیرش:
  • تهیه فرم‌های پذیرش مستندات.
• ۷.۳ تأییدیه‌های نهایی:
  • دریافت تأییدیه‌های نهایی از ذینفعان.
  • لیبل مدارک به صورت زیر باشد

روش تهیه FINAL BOOK پروژه

۸. نگهداری و آرشیو مستندات در روش تهیه فاینال بوک پروژه

• ۸.۱ روش‌های نگهداری:
  • مستندات باید به صورت الکترونیکی و فیزیکی نگهداری شوند.
• ۸.۲ دسترسی به مستندات:
  • تعیین نحوه دسترسی به مستندات برای ذینفعان.
• ۸.۳ آرشیو و بایگانی:
  • آرشیو مستندات در سیستم‌های بایگانی مشخص.

روش تهیه FINAL BOOK پروژه

۹. پیوست‌ها و ضمائم

• ۱۰.۱ چک لیست‌های تحویل
• ۱۰.۲ فرم‌های تحویل
• ۱۰.۳ جداول شماره‌گذاری مستندات
• ۱۰.۴ سایر مستندات تکمیلی
• شامل ترنسمیتال ها