مقدمه در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه :
تهیه و تدوین گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه و مستندسازی وقایع پروژه، بخشی از الزامات چرخه حیات هر پروژه بوده و اتخاذ تصمیمات مدیریتی را تسهیل می نماید.
از سوی دیگر تعریف فرم مشترک ارائه گزارشات به تسریع استفاده از مندرجات آنها کمک نموده و سلامت تجزیه و تحلیل داده ها را در سطوح بالاتری از کیفیت تضمین مینماید ضرورت استانداردسازی ساختار تهیه و تدوین گزارشات به طور اخص به هنگام مدیریت سبد پروژه ها خودنمایی خواهد کرد.
به همین منظور سازمان های مشاور با استفاده از تکنیک های گسترده مدیریت پروژه و استانداردهای بین المللی مطرح اقدام به تعریف ساختاری مشترک جهت تدوین و ارائه گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه می پردازند.
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه سازمان در قطع A4 تهیه میگردد لازم است تا گزارشات یاد شده راستای طولی صفحه و ترجیحا بصورت فنر فلزی صحافی گردیده و با طلقهای بی رنگ پلاستیکی مجلد گردد کلیه گزارشات یاد شده میبایست به ترتیب حاوی بخشهای دوازده گانه ذیل باشند.
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
- جلد گزارش
- وضعیت پروژه در یک نگاه
- شرح اقدامات انجام شده
- شرح اقدامات آتی
- موانع و مشکلات و رهکارها
- وضعیت منابع انسانی
- وضعیت ماشین آلات و تجهیزات
- وضعیت آب و هوا
- وضعیت برنامه زمان بندی و پیشرفت
- فهرست مکاتبات و نامه ها
- آنالیز ریسک
- وضعیت مدارک مهندسی
- وضعیت هزینه، درامد ها و صورت وضعیت ها
- تصاویر
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
دانلود یک نمونه گزارش ماهیانه در فرمت اکسل Monthly -Report
دانلود یک نمونه دیگر گزارش ماهانه
روجلدی گزارش
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
نخستین صفحه جلد گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه را رو جلدی گزارش می نامیم.
رو جلدی به منظور شناسائی مستند تهیه میگردد و میبایست حاوی اطلاعات ذیل باشد
- عنوان گزارش
- عنوان قراردادی پروژه
- که کارفرمایی پروژه
- تاریخ تهیه گزارش
- شماره سریال گزارش
نمونه ای از طرح روجلدی در تصویر پائین به نمایش درآمده است
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
.
فهرست مندرجات در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
فهرست مطالب ومندرجات گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه حداقل دربرانده عناوین و صفحات بخش های اصلی گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه می باشد
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
وضعیت پروژه در یک نگاه در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
این بخش از گزارش چشم اندازی از آخرین وضعیت پروژه بوده و حداکثر در یک صفحه تنظیم می گردد. صفحه یاد شده حاوی اطلاعات ذیل است :
- عنوان قراردادی پروژه عینا مطابق با عنوان مندرج بر روی قرارداد
- که کارفرمائی پروژه به استناد که اعلام شده توسط مدیر پروژه در سازمان مشاور
- نام مدیر پروژه در تشکیلات مشاور همکار
- نام مدیر پروژه در سازمان مشاور نام مدیر طرح
- تاریخ شروع قرارداد به استناد تاریخ شروع مندرج در متن قرارداد
نکته :در صورتی که پروژه طبق مفاد مندرج در متن پیمان قرار است طی مراحل مختلف به مهندس مشاور همکار ابلاغ گردد لازم است که مهندس مشاور همکار در این بخش صرفا به مبلغ مربوط به آن بخش از قرارداد اشاره نماید. که رسما به او ابلاغ گردیده است.
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
تاریخ شروع واقعی پروژه : به استناد تاریخ واقعی مندرج در فیلد Actual Start برنامه زمان بندی پروژه
پیش بینی تاریخ خانمه پروژه : به استناد تاریخ مندرج در فیلد Finish از برنامه زمان بندی پروژه پس از درج تاریخهای واقعی شروع و پایان فعالیتها درصدهای پیشرفت حاصله و زمان بندی مجدد بخش باقیمانده فعالیتهای پروژه
درصد پیشرفت وزنی پروژه : به استناد درصد پیشرفت مندرج در فیلد % Compelet از برنامه زمان بندی پروژه پس از درج تاریخهای واقعی شروع و پایان فعالیتها درصدهای پیشرفت بدست آمده و زمان بندی مجدد بخش باقیمانده
پیش پرداخت حق الزحمه به مشاور : در صورت دریافت پیش پرداخت معادلی ریالی آن درج گردد.
- شماره آخرین صورت وضعیت
- مبلغ آخرین صورت وضعیت
- جمع مبلغ صورت وضعیت دریافتی
میزان کل تاخیرات تاکنون : پس از درج تاریخ های شروع و پایان واقعی و درصد های پیشرفت واقعی و زمان بندی مجدد محاسبه میگردد .توصیه میگردد اطلاعات این بخش در قالب یک جدول ارائه گردد.
سیمای پروژه در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه :
شرح مختصری از پروژه را دارد که مطالعه آن به حصول شناخت اولیه از پروژه و آشنایی با اهداف کلی آن کمک می نماید. سیمای پروژه حامی اطلاعات تکمیلی گوناگون از جمس تصویر، آمار و ارقام وسوابق مرتبط با آن می باشد.
گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
شرح اقدامات انجام شده در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه:
این بخش از گزارش به مجموعه فعالیتهای انجام شده و یا در دست اقدام برنامه زمان بندی پروژه اشاره دارد که با اطلاعات ذیل همراه گشته و تکمیل می گردد:
ما وقع یکماهه اخیر پروژه به انضمام رخدادها و اقدامات قدیمی :
- تصمیمات اخذ شده
- جلسات برپا شده و نتایج حاصل از آنها
- استراتژی های حل و فصل مشکلات
- مدیریت ریسک فعالیت ها
- میزان حصول و یا انحراف از اهداف برنامه زمان بندی پروژه
- دلائل انحراف از برنامه زمان بندی و شناسائی متولیان ایجاد تاخیرات با ذکر دلائل و مستندات
- راهکارهای خلاقانه جهت تسریع در انجام امور
- پیشنهادات و انتقادات مرتبط با کارهای در دست اقدام و یا تکمیل شده
- هماهنگی های بعمل آمده با سایر ارگانها و نهادها
- ارتباطات و تدارکات صورت پذیرفته
- مدیریت منابع انسانی انجام شده حین بازه زمانی تهیه گزارش
- سایر اطلاعات ضروری دیگر
به طور خلاصه می توان گفت که روایت داستان آنچه بر پروژه گذشت، ماهیت اصلی اطلاعات مندرج در این قسمت از گزارش پیشرفت کار پروژه است.
تجمعی بودن اطلاعات به مفهوم آن است که شرح ما وقع مربوط به دوره های گذشته کنترلی از متن گزارش حذف نگردیده و اطلاعات مرتبط با دوره کنترلی اخیر در ادامه موارد نگارش شده قبلی درج می گردند.
منظور از مشروح بودن اطلاعات مندرج در بخش حاضر پرهیز از بیان موجز و مختصر آنها در قالب کلیشه های اطلاعاتی بدون شرح نظیر جدول نمودار عکس و یا فهرست عناوین است که مسئولیت استنتاج را به سلیقه خواننده خود می سپارند.
دستاوردهای دوره اخیر در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
توفیقات حاصل شده در آخرین دوره کنترلی و افتخارات بدست آمده که بصورت فهرست شده و آیتم گونه به آنها اشاره میشود موضوع بخش حاضر است. از جمله دیگر اطلاعات قابل درج در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه در بخش حاضر میتوان موارد ذیل را برشمرد
- فعالیتهای تکمیل شده در برنامه زمان بندی پروژه
- مدارک و مستندات تکمیل شده در دوره اخیر
- تائیدیه های اخذ شده از مسئولین مربوطه
- مجوزهای صادر شده و قابل بهره برداری اقلام اصلی تحویل شده در پروژه
- Milestone های محقق شده
- مهندسی ارزش و مهندسی مجدد رویه ها و فرآیندها
- معضلات و مشکلات مرتفع شده
- ریسکهای عملیاتی کاهش یافته
- بهبود سازماندهی نیروی انسانی متخصص دخیل در پروژه
- خلاقیتها و نوآوریهای موثر بر روند مطالعات پروژه
- ابتکارات موثر بر بهبود کیفیت مطالعات پروژه و افزایش راندمان پروسه ها
شرح اقدامات آتی
مجموعه فعالیت های لازم الاجرا طی دوره آتی بدنه اصلی اطلاعات مندرج در بخش حاضر را تشکیل میدهد که با محوریت برنامه زمان بندی و رویکرد مدیریتی کوتاه مدت درصدد بر می آید تا برنامه مطالعاتی پیش روی پروژه را از منظرهای مختلف مورد بررسی دقیق تر قرار داده و تغییر در مفروضات و پارامترهای موثر بر انجام بموقع و با کیفیت پروژه را به نحوی موثرتر مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد.
استراتژی تبدیل تهدیدها به فرصتها همچنین واقع بینی بیشتر در ادامه روند پیشرفت پروژه با توجه به شناخت نسبی بهتر از وضعیت پروژه که نتیجه رفع نسبی ابهامات اولیه میباشد رسالت اصلی بخش حاضر در گزارش پیشرفت پروژه است.
سایر اطلاعات مکمل قابل اشاره در بخش حاضر نیز به قرار ذیل است:
- پیش بینی زمان اختتام و تحویل اقلام اصلی پروژه
- استراتژی های مدیریتی در خصوص ریسک های احتمالی پیش رو
- مشکلات و موانع فنی یا غیر فنی احتمالی طی دوره آتی
- پیش بینی درخواستها مجوزها تائیدیه ها بازنگریها جلسات و هماهنگی ها و …..
- راهکارها و پیشنهادات مدیریتی، فنی، مطالعاتی
- ارائه طریق در خصوص تسهیل امور تدقیق سیستم ها و روشها همچنین تسریع در روند انجام مطالعات
- خلاقیتها و نوآوریهای موثر بر روند مطالعات پروژه
- استراتژی های تداوم عملکرد به منظور حفظ یا بهبود مستمر کیفیت مطالعات پروژه
- برنامه ریزی خرد در سطوح بسته های مطالعاتی کوچکتر با رویکر بهبود وضعیت مدیریت فعلی حاکم بر پروژه
مسائل و مشکلات
هدف از تنظیم بخش این بخش به صورت یک عنصر مجزا در گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه
پیشرفت پروژه ها مشخص نمودن متمایز و تاکید مضاعف بر معضلات جاری سیستم راهبردی پروژه میباشد که مستلزم هم اندیشی و چاره جوئیهای متبحرانه و مبتکرانه محتملا
گروهی است. فهرست روزآمد از مسائل و مشکلات برقرار پروژه بصورت مستقل در متن گزارش پیشرفت همواره بعنوان یک محرک مدیریتی قوی مطرح بوده و ارکان دخیل در پروژه را به همفکری و ایجاد تشکلهای هدفمند تا رسیدن به راه حل منطقی و مرتفع سازی کامل آنها وامی دارد.
اهم مسائل و مشکلات پروژه میتواند در گروههای ذیل دسته بندی شود
- عدم کفایت و سلامت اطلاعات فنی یا مدیریتی
- عدم قطعیتهای موجود در روند مطالعات پروژه
- مشکلات فنی و تکنولوژیکی دخیل در پروژه
- ریسک های عملیاتی و مدیریتی
- ناهمسو بودن بردار انگیزشی ارکان مختلف دخیل در پروژه و ناشفاف بودن انتظارات
- مسائل و مشکلات مالی
- تفاوتهای دیدگاهی و ضعیف بودن پایه های استدلال منطقی مرتبط با آنها
- بروکراسی و ناچالاکی جریانات اداری
- مسائل و مشکلات غیر قابل پیش بینی
- دوباره کاریها بازنگری ها و اصلاحات ضروری
- پیگیریها و درخواستهای همکاری معوق یا ناموفق
- فعالیت های خزیده در زمان و محدوده پروژه
فهرست مکاتبات و صورتجلسات
تاریخچه متمرکز ارسال و مکاتبات مکتوب در پروژه و سابقه برگزاری جلسات کارشناسی یا مدیریتی در این بخش از گزارش گردآوری میگردد تشکیل جداول مکاتبات ارسالی دریافتی و صورتجلسات تنظیمی ساختار اطلاعاتی بخش حاضر در گزارشات پیشرفت است. به منظور استفاده بهینه از اطلاعات مندرج در جداول یاد شده تعبیه حداقل فیلدهای اطلاعاتی تاریخ شماره نامه یا صورتجلسه و موضوع از اهمیت بسیاری برخوردار است.
رعایت ترتیب صعودی در نگارش محتوای جداول یاد شده نیز به تسریع فرآیند کاوش کمک شایانی نموده و اثر بخشی آن را در مدیریت محتوای مدارک افزایش میدهد ملحوظ نمودن فیلد اطلاعاتی گیرنده یا مخاطب نیز در پروژه های مشارکتی مثمر ثمر بوده و بسیار راهگشا خواهد بود.بدیهی است که بخش حاضر در گزارش دارای هیچگونه ضمیمه اطلاعاتی نبوده و صرفا به مشخصات مربوط به مکاتبات و صورتجلسات تنظیمی فیمابین اشاره خواهد داشت.
دیدگاهها
هیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.