۱- تعاریف و مفاهیم در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
سند فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT شامل موارد ذیل است :
- اصول: سیاست‌ها و مواضع کلی هستند که در تمامی سند و تعاملات فی‌مابین عمومیت و مصداق داشته و به‌عنوان قوانین ثابتی هستند که مورد اتّکاء و ارجاع سایر بخش‌های سند خواهند بود.
- نماینده(مدیر پروژه) کارفرما: شخصی است که در پروژه به عنوان نماینده رسمی از سمت کارفرما معرفی می‌گردد و از اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری برخوردار است.
- نماینده(مدیر پروژه) پیمانکار: شخصی است که در پروژه به عنوان نماینده رسمی از سمت پیمانکار معرفی می‌گردد و از اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری برخوردار است.
- مدیران ارشد طرفین قرارداد: عبارتند از مدیر کل ایمنی شبکه کارفرما در سمت کارفرما و مدیر عامل شرکت در سمت پیمانکار.
- قرارداد: در این مستند منظور از قرارداد، بخش عمومی فریم از یک طرف و اسناد و پیوست های قرارداد پروژه IT از طرف دیگر است.
۲- محل کار در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
توصیف‌کننده مکانی است که در آن کار باید انجام شود و همچنین محل سخت‌افزارها و نرم‌افزارها و محلی که در آن افراد برای انجام کار حاضر می شوند را مشخص می‌کند.
۳- حوزه خدمات در فرآیندهای PMBOK
خدمات قابل ارائه در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT در بخش های زیر قابل دسته بندی است که جزئیات آن در فصل شرح خدمات آورده شده است.
- خدمت طراحی، نصب و راه اندازی راهکار
- خدمت طراحی، نصب، پیکربندی حسگر
- خدمات گارانتی
- خدمت یکپارچه سازی
- خدمت ممیزی و بازنگری فرآیندهای مرکز راهبری
- خدمت آموزش، همایش
۴- فرآیند برنامه‌ریزی مجدد (Replan) پروژه در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
منظور از برنامه ریزی مجدد پروژه، ایجاد اصلاحات و تغییرات در برنامه زمانبندی مورد توافق طرفین جهت حصول نتایج بهتر از فعالیتهای پروژه در آینده می باشد.
- درخواست برنامه ریزی مجدد پروژه با نامه رسمی کارفرما و بر اساس صورتجلسه مورد توافق طرفین به پیمانکار اعلام می شود.
- پیمانکار پروژه ظرف مدت زمان توافق شده در صورتجلسه، پیش نویس برنامه زمانبندی جدید را تهیه و ارسال می نماید.
- کارفرما ظرف سه روز کاری از تاریخ ارسال برنامه زمانبندی، می بایست نظرات و پیشنهادات خود را اعلام نماید.
- پیمانکار ظرف دو روز کاری از زمان دریافت نظرات کارفرما، برنامه زمانبندی جدید را اصلاح نموده و جهت تایید به کارفرما ارسال می نماید.
- کارفرما ظرف دو روز کاری تاییدیه نهایی خود را بر روی برنامه زمانبندی اصلاح شده اعلام و دستور اجرای آن را به صورت رسمی ابلاغ می نماید.
- پیمانکار از زمان دریافت زمانبندی تایید شده، از برنامه جدید برای انجام و کنترل فعالیتها استفاده می کند.
۵- روال ارجاع مدیریتی در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
فرآیند ارجاع کار به مدیران ارشد جهت رفع موارد اختلاف در پروژه می باشد.
- در صورت بروز اختلاف بین نمایندگان فنی طرفین قرارداد در موضوعات پروژه، موارد اختلاف پس از دوبار بررسی ظرف مدت سه روز کاری بین این نمایندگان و در صورت عدم حل موضوع به مدیران پروژه به صورت ایمیلی اعلام می شود. در صورتی که موضوع اضطراری باشد به نحوی که امکان صرف این زمان برای آن نباشد، موضوع بلافاصله با قید واژه “اضطرار” در ایمیل به مدیران پروژه اعلام می گردد (اگر به دلیل تسریع به صورت شفاهی اعلام می شود ایمیل حداکثر تا ۴ ساعت بعد ارسال شود).
۶- ملزومات خاص در فرآیندهای PMBOK
جهت انجام پروژه ملزوماتی وجود دارد که توسط کارفرما تأمین خواهد شد. بنابراین نیاز است ملزومات مذکور در زمان مشخص شده طبق گانت چارت این پروژه توسط کارفرما به پیمانکار تحویل گردد.
همچنین به صورت کلی دسته بندی نیازمندی زیر در پروژه وجود دارد که توسط کارفرما تأمین می گردد؛
- مجوزها
- مجوزهای حراستی
- مجوزهای دسترسی
- مجوزهای آزمون در شبکه عملیاتی
- محیط کار
- مکان جلسات
- مکان و ملزومات محیطی نیروهای راهبری (شرایط زیستی، میز کار، اتاق جلسات، سرمایش و گرمایش، امکانات ارائه)
۷- فرآیند ارجاع کار خارج از پروژه در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
۱-۷- ارجاع کار از طرف کارفرما
منظور از کار خارج از پروژه در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT هر نوع فعالیتی است که صراحتاً جزء شرح خدمات پیمانکار طبق مستندات قرارداد و RM پروژه عنوان نشده است. البته اگر چنین فعالیت‌هایی طبق اصل سوم باعث هرگونه تغییر وابستگی فعالیتهای پروژه، تغییر RM پروژه و یا تغییر و اضافه شدن فعالیتها به نحوی که باعث تاخیر در پروژه گردد، می‌بایست ذیل “فرآیند تغییر ماهیت پروژه” پیگیری گردد. ارجاع این فعالیتها به پیمانکار می‌بایست توسط مکانیزم‌های رسمی شامل نامه کتبی، ایمیل و صورتجلسه رسمی و از طرف نماینده معرفی شده کارفرما صورت پذیرد.
۲-۷- بررسی توسط پیمانکار در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
پس از ارجاع فعالیت از سمت کارفرما، پیمانکار موظف به بررسی فعالیت ارجاعی و اعلام نتیجه در خصوص زمان مورد نیاز جهت اعلام نظر در خصوص جزئیات می‌باشد. با توجه به تنوع فعالیتهای ارجاعی، در این مرحله می‌بایست زمان مورد نیاز جهت بررسی و اعلام نتیجه، ظرف دو روز کاری احصاء و به کارفرما اعلام گردد. زمان اعلام شده شامل زمان شفاف‌سازی شرح فعالیت درخواستی، نیازسنجی و امکان‌سنجی و همچنین دریافت نظر مدیریت ارشد پیمانکار می‌باشد؛ در نتیجه مدت‌زمان اعلام شده، برابر با زمان مورد نیاز برای انجام تمامی این موارد است.
۳-۷- اعلام نتیجه به کارفرما
در خصوص فعالیتهای ارجاعی که پیمانکار آن فعالیتها را خارج از قلمرو پروژه تشخیص داده است، در اعلام نتیجه به کارفرما می‌بایست به صورت صریح اعلام گردد که فعالیت ارجاعی، خارج از قلمرو پروژه بوده است و طبق فرآیند “ارجاع کار خارج از پروژه” به آن رسیدگی خواهد شد. در صورت اختلاف نظر در این خصوص می‌بایست مطابق با اصل سوم اقدام نمود.
۴-۷- دریافت نظر کارفرما
پس از اعلام نتیجه به کارفرما، نظر کارفرما ظرف مدت دو روز کاری دریافت می‌گردد. در صورتی‌که اطلاعات ارائه شده در اعلام نتیجه پیمانکار مورد تایید نماینده کارفرما قرار دارد، پس از اخذ تاییدیه‌های داخل سازمان توسط نماینده کارفرما، نتیجه به پیمانکار اعلام می‌گردد. در صورت عدم تایید موارد اعلامی، نقطه‌نظرها از نماینده کارفرما دریافت می‌گردد.
۵-۷- بررسی موارد اعلامی کارفرما
در خصوص نظرات دریافتی از کارفرما، بررسی‌های لازم صورت می‌پذیرد تا موارد قابل رفع اصلاح گردد. در خصوص مواردی که نیاز به تصمیم‌گیری مدیریت ارشد باشد، پس از ارائه این موضوع به مدیریت ارشد، جمع‌بندی صورت گرفته و آماده ارائه به کارفرما می‌گردد.
۶-۷- اعلام نتیجه نهایی به کارفرما در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
خروجی مرحله قبل در قالب مستندات قابل امضا، آماده ارائه به کارفرما می‌گردد. لازم به ذکر است در این مرحله تنها اصلاحات جزئی می‌تواند درخواست گردد و هدف ارائه مستندات قطعی است که منجر به امضاء قطعی و یا رد قطعی می‌گردد.
۷-۷- دریافت نتیجه نهایی از کارفرما
پس از ارائه کلیه مستندات، ظرف مدت سه روز کاری اعلام نتیجه نهایی از سمت کارفرما دریافت می‌گردد. نتیجه نهایی اعلام شده در قالب مستندات قابل امضا توسط طرفین امضا و لازم الاجرا خواهد بود.
۸- فرآیند منابع انسانی HR
در این بخش نقش‌ها و تخصص‌ها به صورت کلان ارائه می‌گردند، بدیهی است که از آنجایی که پیشبرد پروژه و ارائه خروجی با کیفیت مناسب در حیطه مسئولیت پیمانکار می‌باشد، به جز عنصر اصلی سند HRP (مدیر پروژه) سایر موارد تنها در صورت اثبات عدم برآورده‌سازی نیازهای پروژه می‌تواند مبنای درخواست بازبینی از سمت کارفرما قرار گیرد.
۹- ساختار پروژه در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
ذیل تعیین ساختار نیرو های پروژه، جهت شفاف شدن ارتباطات مهم تیم پروژه و مشخص شدن نفرات واسط با کارفرما در حوزه های فنی و مدیریتی، ساختار سازمانی پروژه به شرح زیر می باشد:
مدیر عامل:
در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT مسئول و پاسخگوی اصلی پروژه، نماينده حقوقی پيمانکار، راهبری تعاملات مالی و اجرايي، مسئوليت در مقابل کليه تصميمات و مخاطرات پروژه، هماهنگی با دیگر واحدهای شرکت، تصویب منابع و تصمیم‌گیری استراتژیک.
مدیر پروژه:
مسئول و پاسخگوی مستقیم پروژه، رابط پروژه با کارفرما، نماينده فني پيمانکار در تعاملات فني، تحويل اسناد و خروجي‌هاي هر فاز مطابق با برنامه‌ريزي، مدیریت و ارزیابی فنی روند اجرا، اعلام هرگونه تغييرات ضروري در روند اجرا و حدود پروژه به كارفرما، تصويب نهايي فرآوردههاي تحويلدادني، سازماندهی و مدیریت تیم پروژه، هماهنگی گروه‌های پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل جهت اجرای مطلوب پروژه، پیگیری تایید پیشرفت و روال صدور فاکتور
کنترل پروژه:
اجرای طرح کنترل پروژه، همکاری در برنامه‌ریزی و مستندسازی پیشرفت پروژه و پایش انجام به موقع فعالیتها، شرکت در جلسات کنترل پروژه و ارائه گزارش پیشرفت.
مدیر یکپارچه سازی و نصب در فرآیندهای PMBOK برای پروژه IT
مدیریت تیم یکپارچه سازی و نصب جهت اجرای فعالیتهای این حوزه، شرکت در جلسات هفتگی مرتبط با فعالیت، اخذ تاییدات فنی و ارائه گزارشات پیشرفت در حوزه فعالیتهای تعریف شده، نماينده فني پيمانکار در تعاملات فني مشخص شده توسط مدیر پروژه
مدیر تولید:
مدیریت تیم تولید جهت اجرای فعالیتهای این حوزه، شرکت در جلسات هفتگی مرتبط با فعالیت، اخذ تاییدات فنی و ارائه گزارشات پیشرفت در حوزه فعالیتهای تعریف شده، نماينده فني پيمانکار در حوزه قابلیت های فنی راهکار و در تعاملات فني مشخص شده توسط مدیر پروژه
۱۰-روال پیشرفت و پرداخت فعالیتهای گانت
روال تایید پیشرفت در این پروژه به ترتیب زیر خواهد بود.
- نماینده‌های معرفی شده پروژه از طرفین، چارچوب مستندات و تحویل‌دادنی‌های هر فاز پروژه را در ابتدای همان فاز و قبل از انجام فعالیت مربوطه مشخص می نمایند (این موارد نباید ناقض شرایط ذکر شده در این سند باشد).
- پیمانکا
