دستورالعمل های مدیریت پروژه

۱- مقدمه 

دستورالعمل های مدیریت پروژه در راستای پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه و به عنوان یکی از اجزای این سیستم در کارفرما تهیه شده است. هدف از این برنامه ارائه یک چارچوب و راهنمای کلی برای سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در سازمان می‌باشد. حیطه اصلی کارکرد این برنامه مدیریت و کنترل عوامل زمان، هزینه و محدوده پروژه‌های کارفرما می‌باشد.

۲- هدف تهیه دستورالعمل های مدیریت پروژه

هدف از این مدرک ارائه راهکار و رویه مناسب برای ایجاد، نگهداری و پیاده‌سازی سیستم یکپارچه مدیریت زمان‌بندی و کنترل پروژه جهت برآورده‌سازی الزامات برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، راهبری و منسجم نمودن کلیه فعالیت‌های پروژه در زمینه‌های مختلف مانند اجرا، تدارکات، مهندسی و فعالیت‌های پشتیبانی و مدیریتی می‌باشد.

دستورالعمل های مدیریت پروژه

۳- محدوده کاربرد تهیه دستورالعمل های مدیریت پروژه:

این برنامه در کلیه پروژه‌های کارفرما لازم الاجرا می‌باشد. و لیست جدول فرآیند های مدیریت پروژه به شرح زیر میباشد :

برای تهیه این دستورالعمل ها در سازمان خودتان با من تماس بگیرید

۴- فاز شروع در دستورالعمل های مدیریت پروژه :

شروع پروژه اولین مرحله چرخه عمر مدیریت پروژه است؛ جایی که پروژه استارت می‌خورد. این مرحله یک مرور کلی از پروژه، همراه با استراتژی‌های مورد نیاز برای دستیابی به نتایج مطلوب را ارائه می‌دهد. این مرحله‌ای است که امکان‌سنجی از جنبه‌های اقتصادی، حقوقی، عملیاتی و فنی و ارزش تجاری پروژه تعیین می‌شود. مدیر پروژه جلسه‌ای را برای درک نیازها، اهداف کار، اهداف مشتری و ذینفعان پروژه آغاز می‌کند. برای داشتن درک بهتر از پروژه، ورود به جزئیات، مهم و ضروری است. با تصمیم نهایی برای ادامه کار، پروژه می‌تواند به مرحله بعدی برود: یعنی جمع‌آوری یک تیم پروژه.

منشور پروژه مهم‌ترین سند هر پروژه محسوب می‌شود که در این مرحله به آن توجه خواهد شد، زیرا شامل موارد زیر است:

• چشم‌انداز و مأموریت کسب و کار
• اهداف و مزایای پروژه
• لیست ذینفعان
• محدوده پروژه
• تحویل پروژه
• ریسک‌های مرتبط با پروژه
• منابع و بودجه پروژه

۵-فاز برنامه ریزی در دستورالعمل های مدیریت پروژه :

۵-۱- دستورالعمل ساختار شکست پروژه :

مهمترين اهداف تهيه ساختار اجزا، ساختار شکست كارهاي پروژه (WBS) كه بايستي در تمام قراردادها يا پروژه‌هاي شركت کارفرما، شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار تهيه و ارائه شوند، عبارتند از:

• تامين سهولت كار شناسايي فعاليتها و تهيه برنامه زماني تفصيلي پروژه
• افزايش دقت در شناخت فعاليتهاي پروژه
• مستند سازي دانش فني
• بهبود مديريت دانش
• امكان بهره‌مندي از اين مدارك در ساير پروژه‌هاي مشابه و كاهش هزينه برنامه‌ريزي پروژه
• ايجاد مباني پايه براي تهيه الگوي حداكثري ساختار عمليات در پروژه هاي احداثي

دستورالعمل های مدیریت پروژه براي تمام مديران پروژه کارفرما و شركتهاي تابعه و همكار ارسال مي‌گردد و بايستي ساختار شکست پروژه در تمام قراردادهاي شركت کارفرما، شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار بر اساس آن تهيه و ارائه شود.

۵-۲- دستورالعمل تهیه برنامه زمان بندی:

برنامه زماني، مهمترين مدرك پروژه است كه در آن وظايف و تكاليف كارفرما، پيمانكار و تمام طرفهاي ذينفع تعيين و تعريف شده است . برنامه زماني، محور و ستون اصلي مديريت پروژه جهت كنترل زمان، بودجه و پيشرفت و همچنين سند اصلي در بررسي تاخيرات پيمان است.

هدف از تهيه اين دستورالعمل، تعريف كليات كار برنامه ريزي پروژه و روش تهيه، بهنگام كردن و تجديد نظر برنامه زماني آن به منظو ر حصول اطمينان از رعايت موازين اصلي در تنظيم برنامه هاي زماني پروژه هاي شركت کارفرما، شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار مي باشد .

مفاد اين دستورالعمل براي تمام مديران پروژه ارسال مي گردد و بايستي برنامه زماني پروژه در تمام قراردادها ي شركت کارفرما، شركتهاي تابعه و شركتهاي همكار بر اساس آن تهيه و ارائه شود.

چارت تیم پروژه

۳-۵- دستورالعمل برآورد هزینه پروژه:

در اين دستورالعمل، درآمدها و هزينه‌هاي پروژه مورد توجه مي‌باشد، تمام پروژه‌هاي شركت مكلفند بر اساس WBS تایید شده و احجام مرتبط با نقشه ها ساختار شکست هزینه هر فعالیت را (CBS) پیش بینی و به کارفرما ارائه نماید.

گيرندگان اين دستورلعمل، مي‌توانند نظرات و پيشنهادهاي خود را به واحد برنامه‌ريزي دفتر مركزي ارسال نمايند. واحد برنامه‌ريزي، در صورت تاييد اين نظرات، نسخه جديد دستورالعمل را تهيه و توزيع خواهد كرد.

۴-۵- دستورالعمل محاسبه ارزش نسبي(WF) :

هدف از تهيه اين مدرك، در دستورالعمل های مدیریت پروژه تعريف مبانی روشهاي محاسبه ارزش نسبي و تشريح روش محاسبه ارزش نسبي فعاليتهاي پروژه بر حسب هزينه پيش بيني شده آنها مي باشد.

اين دستورالعمل براي تمام مديران پروژه کارفرما، شركتهاي تابعه و همكار پروژه ارسال مي‌گردد براي محاسبه ارزش نسبي فعاليتهاي پروژه، بايستي مدارك مناقصه و قرارداد (مربوط به احجام كاري و هزينه ها) و همچنين ساختار كارهاري پروژه بررسي مطالعه شود.

۵-۵- دستورالعمل Replan برنامه زمان بندی:

بهنگام كردن برنامه زمانبندی، در واقع رايجترين و عمليترين بخش پروژه است. وجود مشكلات و تنگناهاي اجرايي مختلف از جمله كاهش ميزان اعتبارات پيش بيني شده، كمبود منابع اجرايي، تاخير در تحويل زمين و مدارك اجرايي، بدي شرايط جوي در طول اجراي پروژه و عوامل ديگري موجب مي شود كه مشخصات زماني و هزينه اي واقعي پروژه و فعاليتهاي آن مطابق با پيش بيني ها نباشد.

۶-۵- دستورالعمل روش هماهنگی طراحی:

هدف از تهيه روش هماهنگي طراحي، در دستورالعمل های مدیریت پروژه تعريف ارتباطات و روابط متقابل عملياتي، قراردادي و سازماني ميان کارفرما و مشاور در اجراي موضوع قرارداد مي‌باشد. اين مدرك، در صورت لزوم، در طول اجراي قرارداد بهنگام و اصلاح خواهد شد.

۷-۵- دستورالعمل تهيه فهرست مدارك مهندسي و برنامه زماني:

منظور از تهيه اين مدرك، تعين الزامات و ضوابط لازم در تهيه فهرست مدارك مهندسي/طراحي پروژه مي‌باشد. اين مدرك، به مشاور طرف قرارداد با شركت کارفرما ابلاغ مي‌شود.

۸-۵- دستورالعمل استفاده از ترانسميتال:

مشاوران مهندسي و پيمانكاران طرح و اجرا، مدارك مهندسي را با استفاده از برگه‌اي به نام ترانسميتال ارسال مي‌كنند. منظور از تهيه اين دستورالعمل، ايجاد روش يكسان در ارسال مدارك ميان واحدهاي داخلي شركت و ارسال آن به كارفرما و مشاوران مهندسي طرف قرارداد با شركت کارفرما و شركتهاي وابسته مي‌باشد.

اين دستورالعمل، براي تمام مشاوران طرف قرارداد با کارفرما ارسال مي‌شود.

۹-۵- دستورالعمل شماره­ گذاري مدارك مهندسي:

هدف از تهيه اين دستورالعمل، تعريف روش شماره­گذاري مدارك فني و مهندسي کارفرما و شركتهاي وابسته به هولدينگ مي­باشد.

اين دستورالعمل، شماره­گذاري كليه اسناد،  مدارك و مستندات فني و مهندسي شركت کارفرما و شركتهاي وابسته و همكار را شامل مي­شود. شماره کارفرما بايستي روي تمام مدارك فني مهندسي كه توسط مشاور طرف قرارداد با كارفرما تهيه مي‌شود، حك گردد.

۵-۱۰- برنامه مدیریت کیفیت:

اين برنامه شامل راهنما و دستورالعمل‌های لازم جهت اجراي فرآیند کنترل کیفیت در پروژه‌های اجرایی شرکت کارفرما می‌‌باشد. هدف از اجراي برنامه کنترل كيفيت، اطمينان از اين موضوع است كه عمليات اجرا شده در تمامي بخش‌هاي عملیاتی پروژه‌های سازمان مطابق با فرآیندهای تعریف شده، مشخصات فني و استانداردهاي تعیین شده بوده  و به طرز صحيحي نيز اجرا گرديده‌اند.

اين برنامه شامل دستورالعمل‌ها و چک لیست‌های لازم جهت پایش اقدامات عملیاتی در پروژه‌های سازمان از زمان پیش از اجرا  تا زمان اتمام اجرا مي باشد و به گونه‌ای تدوین و تنظیم شده است تا کلیه جوانب روشهای عملیات اجرایی در بخش‌های اجرا، تدارکات و مهندسی را دربرگیرد.

۶-فاز اجرا :

۱-۶- دستورالعمل تهيه گزارش صورت وضعیت پیمان پروژه :

هدف اصلي از تهيه گزارش وضعيت پيمان، مستند سازي رويدادهاي موثر بر زمان و هزينه پروژه و تهيه اطلاعات مناسب، دقيق، كافي، مستند، بر تاخير پروژه و توضيح و تحليل آن به كارفرما مي‌باشد.

اين دستورالعمل براي مديران پروژه شركت کارفرما، شركتهاي تابعه و همكار ارسال مي‌گردد براي تهيه اين مدرك، بايستي از گزارشهاي روزانه كارگاه و برنامه زماني مصوب و بهنگام شده و گزارشهاي پيشرفت ماهانه استفاده شود.

۲-۶- دستورالعمل بررسی تاخیرات پیمان  :

هدف اصلي از تهيه اين دستورالعمل، تعريف روش و چگونگي ارزيابي تاخيرات پيمان مي‌باشد. اين دستورالعمل براي مديران پروژه شركت سارینا کیش، شركتهاي تابعه و همكار پروژه ارسال مي‌گردد. مراجع اين دستورالعمل، شرايط عمومي پيمان و بخشنامه هاي صادره سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور در مورد تاخيرات پيمان و تاخير در پرداخت مطالبات پيمانكار است.

۷-فاز کنترل و نظارت :

۱-۷- دستورالعمل تهيه گزارش روزانه کارگاه :

هدف گزارش روزانه کارگاه، ارائه اطلاعات لازم و مورد نیاز از عملكرد روزانه كارگاه به شركت کارفرما، به ويژه، و ساير طرفها و عوامل ذينفع پروژه جهت مدیریت بهتر و ثمربخش پروژه می باشد. بنابراین، در تهیه الگو و محتوای آن انتظارات و خواسته های کارفرما نيز منظور مي شود.

گزارش روزانه كارگاه، بايستي منعكس كننده تمام رويدادها، وقايع و اقدامات انجام شده مربوط به شرح خدمات هر يك از قراردادهاي شركت و تعهدات قراردادي كارفرما و ساير عوامل و طرفهاي ذينفع پروژه ( با ذكر مستندات مربوطه) آنها باشد. اطلاعات گزارش روزانه كارگاه، مبناي تهيه ساير گزارشهاي پروژه مانند گزارش وضعيت اجراي پيمان، گزارشهاي دوهفتگي و گزارشهاي ماهانه پيشرفت پروژه مي باشد.

۲-۷- دستورالعمل تهيه گزارش هفتگی کارگاه :

از آنجا كه مفاد گزارش هفتگي با گزارش دوهفتگي شباهتهاي بسيار با هم دارند، روش تهيه آنها در يك دستورالعمل ارائه شده است. هدف از تهيه گزارش هفتگي يا ميانماه پروژه، ارائه اطلاعات كافي، كامل، درست، بهنگام و معتبر از وضعيت مسائل و مشكلات و تنگناهايي اساسي و عمده مربوط به گروههاي كاري تجهيز، مديريت و پشتيباني (M)، طراحي و مهندسي (E)، تداركات (P)، اجرا  ( C) و بهره برداری و راه اندازي (T) پروژه به منظور هدايت و راهبري ثمربخش پروژه توسط كارفرما، مدير پروژه، مديريت ارشد شركت مي‌باشد.

۳-۷- دستورالعمل تهيه گزارش ماهانه کارگاه:

هدف اين دستورالعمل، ارائه يك الگوي يكسان (استاندارد) براي کارفرما و شركتهاي وابسته و همكار جهت تهيه گزارش ماهانه پيشرفت پروژه‌های ساختماني(C) مي‌باشد. در گزارش ماهانه، بایستی، اطلاعات كافي، كامل، درست، بهنگام و معتبر از وضعيت تجهيز، مديريت و پشتيباني(M) و اجراي پروژه ( C) و هدايت ثمر بخش آن توسط مديريت ارشد كارفرما، مدير پروژه و شركت کارفرما در زمينه هاي زير ارائه شود:

۴-۷- دستورالعمل تهيه گزارش ماهانه پيشرفت پروژه‌هاي EPC :

هدف اين دستورالعمل، ارائه يك الگوي يكسان (استاندارد) براي شركت کارفرما و شركتهاي وابسته و همكار جهت تهيه گزارش ماهانه پيشرفت پروژه‌های طرح و ساخت(EPC) مي‌باشد. در گزارش ماهانه، بایستی، اطلاعات كافي، كامل، درست، بهنگام و معتبر از وضعيت تجهيز، مديريت و پشتيباني(M)، طراحي و مهندسي(E)، تداركات (P) و اجراي پروژه ( C) و هدايت ثمر بخش آن توسط مديريت ارشد كارفرما، مدير پروژه و شركت کارفرما در زمينه هاي زير ارائه شود:

۵-۷- دستورالعمل گزارش بازدید پروژه:

هدف از تهيه اين مدرك، تعريف مشخصات گزارش بازديد( از كارگاهها، واحدهاي ستادي پروژه و کارفرما) و ثبت و پيگيري نقاط قوت و تواناييها، مسائل و مشكلات شناسايي شده توسط بازديد كننده و اقدامات انجام شده براي تشويق و قدرداني از واحدهاي مورد نظر و رفع نقاط ضعف و تنگناهاي آنها مي باشد.

اين دستورالعمل، با توجه به اهميت بازديد مديران ارشد کارفرما از كارگاهها، بيشتر با توجه موضوعات و نكات فابل بررسي و ارزيابي از كارگاهها تدوين شده است.

۶-۷- دستورالعمل کمیسیون معاملات و خرید:

هدف از تدوين اين دستورالعمل های مدیریت پروژه، دست یابی به اهداف تعیین شده در زمینه تصمیم گیری و اجرای صحیح معاملات شرکت می باشد که باعث تقویت امر نظارت و کنترل در انجام معاملات شركت می شود، با این توضیح که آیین نامه معاملات با نگرش جامع برای شرکتها و واحدهای تابعه تهیه گردیده است.

۸-فاز خاتمه در دستورالعمل های مدیریت پروژه :

فاز اختتام پروژه به اتمام کلیه امور قراردادی، اجرایی، محصول و فازهای پروژه به‌صورت سازمان‌یافته می‌پردازد و فرآیندهای این فاز، به‌عنوان آخرین فرآیندهای پروژه، اتمام اقلام قابل تحویل و قراردادها را به‌صورت ساختار‌یافته تضمین می‌کنند. فاز اختتام این پروژه‌های بزرگ عمرانی ممکن است تا چندین ماه به‌طول می‌انجامد و بدین ترتیب، طرفین پروژه چند ماه پس از تکمیل، همچنان درگیر تعارضات باقی‌مانده هستند. فاز اختتام پروژه‌ها با وجود اهمیت بسیار زیاد، کمتر از سایر فازهای پروژه به‌صورت میدانی مطالعه شده است.

در این بخش تمامی اطلاعات پروژه از ابتدا تا انتها میبایست طی یک کتابچه ای با عنوان فاینال بوک ارائه شود. برخی از اطلاعات فاینال بوک به شرح زیر است :

• مبانی انتخاب طرح و امکان سنجی
• مشخصات کلی طرح
• تحلیل مدت زمان و هزینه و کیفیت اجرای طرح و تحلیل آنها
• تمامی مدارک و مستندات طرح شامل مشاوران، تامین کنندگان و پیمانکاران(صورتجلسات،قراردادها، نقشه ها، گزارشات، احجام و …)
• تحلیل موانع و مشکلات و راه کارها و تجارت آموخته شده
• گزارشات پانچ لیست، صورت جلسات تحویل موقت، صورت وضعیت ها، چک لیست های مربوطه
• تصاویر و مستندات