۱- هدف از تهيه مدرك
هدف از تهيه اين مدرك، تعريف چارچوب و محتواي گزارش هفتگي مهندسي پروژه است كه مشاوران طرف قرارداد با کارفرما، ملزم به تهيه و ارائه آن هستند. اين روش، در صورت لزوم، در طول اجراي قرارداد توسط كارفرما بهنگام و اصلاح خواهد شد.
۲- مسئوليتها و وظايف در گزارش هفتگي مهندسي پروژه
۱- اين روش توسط واحد برنامه‌ريزي دفتر مركزي، با مشاركت معاون محترم مهندسي تهيه و پس از تاييد ايشان، با تصويب مدير عامل شركت از طرف ايشان براي مشاوران طرف قرارداد با کارفرما و مديران پروژه هاي EPC ارسال ميشود.
سوابق گزارشهاي پيشرفت هفتگي پروژه در واحد برنامه‌ريزي دفتر مركزي و واحد كنترل پروژه تا خاتمه پروژه بايگاني و نگهداري ميشود.
۲- مشاور و مدير پروژه، نظرات و اصلاحات پيشنهادي در مورد اين روش را براي واحد برنامه‌ريزي ارسال نمايند. اصلاحات لازم در اين روش انجام و نسخه تجديدنظر شده مجدداً براي گيرندگان آن ارسال خواهد شد.
۳- مدير پروژه مشاور، بايستي اقدامات لازم براي تهيه اطلاعات گزارش را انجام داده و از تهيه اين گزارش بر اساس روش و الگوي ارسالي اطمينان حاصل نمايد.
۴- مسئول كنترل پروژه مشاور، فايل گزارش هفتگي مهندسي پروژه را در ابتداي روز تعيين شده در هر هفته براي مدير برنامه‌ريزي، معاون مهندسي و مدير پروژه ارسال خواهد كرد.
۵- مسئول كنترل پروژه كارفرما، مغايرتهاي گزارشهاي هفتگي مشاور با اين روش را به طور مكتوب به آنها اعلام مي‌نمايد. در صورت عدم توجه مشاور، به تذكرات مطرح شده، مسئول كنترل پروژه بايستي سوابق مغايرتها را به مدير برنامه‌ريزي، جهت پيگيريهاي مديريتي اطلاع دهد.
۳- تعاريف گزارش هفتگي مهندسي پروژه
۳-۱- كارفرما : شركت …………
۳-۲- مشاور : شركت ………………
۴- روش انجام كار در گزارش هفتگي مهندسي پروژه
مدير هر پروژه، با توجه به مقتضيات پروژه، روز دريافت اين گزارش را مشخص و به مشاور اعلام مي‌كند. فهرست مدارك طراحي و برنامه زماني بهنگام شده، مهمترين مرجع تهيه گزارش گزارش هفتگي مي‌باشد. گزارش پيشرفت هفتگي، بايستي بر اساس الگوي پيوست شماره ۱ تهيه و فايل آن در ابتداي روز تعيين شده براي واحد برنامه‌ريزي، معاون مهندسي و مدير پروژه مربوط ارسال شود.
وضعيت آماري مدارك مهندسي پروژه
در اين قسمت، تنها گزارش آن مراحلي از مهندسي پروژه (نفهومي، پايه و تفصيلي) ارائه ميشود كه هنوز خاتمه نيافته باشد. براي نمونه، اگر تمام مدارك مرحله صفر Concept( يا مفهومي) و يا مرحله ۱ (Basic يا پايه) مورد تاييد كارفرما قرار گرفته باشد، قسمتها و جداول مربوط به آنها از گزارش هفتگي حذف ميشود.
۱-۱- مدارك ارسالي از شروع پروژه تا پايان اين دوره
نمونه گزارش، در شكل ۱ ارائه شده است.
گزارش هفتگي مهندسي پروژه
- منظور از تذكر، Comment مي‌باشد.
۱-۲- مدارك ارسال شده طي اين دوره
اين گزارش، بايستي بر اساس گزارش مشخصات مداركي باشد كه در گزارش هفته قبل مشاور اعلام شده بود براي كارفرما ارسال ميشود. چنانچه مداركي خارج از برنامه اعلام شده هفته قبل، به هر دليل، براي كارفرما ارسال شده باشد، در ستون وضعيت ارسال، عبارت خارج از برنامه براي اين دسته قيد شود. براي مداركي كه طبق برنامه هفته قبل ارسال شده‌اند، چيزي در اين ستون درج نشود. نمونه اين گزارش، در شكل شماره ۲ نشان داده شده است.
۱-۳- مداركي كه طي هفته بعد ارسال مي شوند در گزارش هفتگي مهندسي پروژه
نمونه اين گزارش در شكل شماره ۳ نشان داده شده است. ليست اين مدارك بايستي، بر اساس برنامه زماني بهنگام شده مهندسي باشد.
۲- علل عدم ارسال مدارك تعهد شده هفته قبل و اقدامات اصلاحي
در هر هفته، اعلام ميشود كه چه مداركي در هفته بعد براي كارفرما ارسال خواهد شد. چنانچه مشاور نتواند به اين تعهدات خود در اين هفته عمل كند، بايستي در اين قسمت، ابتدا، علل عدم ارسال بموقع اين مدارك را به طور روشن و شفاف توضيح دهد و سپس اقدامات اصلاحي براي رفع تاخيرات و جبران آنها را ارائه نمايد.
۳- برنامه زماني بهنگام شده در گزارش هفتگي مهندسي پروژه
برنامه زماني مشاور، بر اساس روش هماهنگي طراحي ابلاغ شده، بايستي مدرك مدار و مطابق فهرست بهنگام شده مدارك مهندسي باشد. برنامه‌زماني يا نمودار ميله‌اي، سندي است كه در آن، مدت اجراي فعاليتها، تاريخهاي برنامه‌اي شروع و خاتمه و همچنين روابط ميان كارهاي مندرج در آن نشان داده ميشود. علاوه بر اين اطلاعات، بايستي اقلام اطلاعاتي ديگري هم مانند ارزش نسبي(WEIGHT FACTOR)، تاريخهاي واقعي شروع و خاتمه، درصد پيشرفت برنامه‌اي و واقعي تاكنون، نيز، ارائه گردد.
مشاور، بايستي در صورت تاخير و عقب افتادن از برنامه زماني مصوب، اصلاحات لازم (كاهش مدت اجراي فعاليتها و اصلاح روابط ميان آنها ) را انجام دهد. برنامه زماني جاري قرارداد مهندسي، بايستي منعكس كننده تمام تغييرات ناشي از كارفرماي اصلي باشد. تصوير اين برنامه در اين گزارش با مشخصات زير ارائه شود.
در مقابل هر عنواني كه در اين برنامه زماني نشان داده ميشود، بايستي دو ميله به شرح زير وجود داشته باشد:
- ميله اول- برنامه زماني مبنا يا مصوب ( TARGET /BASE LINE BAR) : اين ميله، تاريخهاي شروع و خاتمه فعاليت را در آخرين اصلاحيه برنامه زماني تاييد شده توسط كارفرما نشان مي‌دهد.
- ميله دوم- برنامه زماني جاري پروژه (CURRENT BAR): اين ميله، نشان دهنده تاريخ شروع و خاتمه واقعي و يا خاتمه برآورد شده فعاليت، بر اساس وضعيت فعلي و جاري پروژه مي‌باشد.
۴- گزارش مدارك ارسال شده از شروع پروژه تا خاتمه دوره قبل
اين گزارش، به تفكيك مراحل مهندسي است. در ستون وضعيت مدرك، يكي از ۵ گزينه تعيين شده درج گردد.
نمونه اين گزارش، در شكل شماره ۴ ارائه شده است.
گزارش هفتگي مهندسي پروژه
گزارش هفتگي مهندسي پروژه
۵- گزارش مدارك ارسال شده به كارفرما به تفكيك عناصر سطح اول ساختار اجزاي پروژه و رسته‌هاي مهندسي
در اين گزارش، وضعيت آماري كل مدارك، تعداد ارسال شده، تعداد تاييد شده و ابلاغ شده هر يك عناصر سطح اول ساختار اجزاي پروژه، به تفكيك رسته هاي مختلف منعكس ميشود. اين گزارش، بايستي به تفكيك مراحل
مختلف طراحي (مفهومي، پايه و تفصيلي) تهيه و ارائه شود. نمونه اين گزارش، در شكل شماره ۵ نشان داده شده
گزارش هفتگي مهندسي پروژه
۶- مشخصات نامه ها و ترانسميتالهاي ارسالي در اين دوره
در اين قسمت، مشاور فهرست مشخصات ارتباطات خود (نامه، ترانسميتال و پاسخ به نظرات) با كارفرما را گزارش مي‌نمايد. نمونه اين گزارش، در شكل شماره ۶ ارائه شده است. در ستون نوع، يكي از گزينه هاي زير را منظور نماييد:
- نامه
- ترانسميتال
- پاسخ به نظرات(Reply sheet)
گزارش هفتگي مهندسي پروژه
شکل ۶
۷- مهمترين نيازهاي اطلاعاتي مشاور و پيشنهادها در گزارش هفتگي مهندسي پروژه
در اين قسمت، ابتدا، مشاور، نيازهاي اطلاعاتي خود از كارفرما براي تهيه مدارك تعهد شده و سپس هرگونه پيشنهاد و نظر كه موجب تسريع كار مهندسي پروژه شود را توضيح مي‌دهد.
Reviews
There are no reviews yet.